Actuar en función de las alertas y solicitudes de Slack

Mantenga a su equipo informado respecto de los nuevos desarrollos relacionados con los proyectos registrados en Smartsheet mientras conversan en Slack con una notificación de canal automática. Puede optar por que Smartsheet les envíe una notificación automática a las personas en Slack cuando, por ejemplo, se bloquea una tarea relacionada con el equipo.

También puede recibir notificaciones, solicitudes de actualización y solicitudes de aprobación como mensajes directos. Apruebe los gastos del presupuesto correspondientes a un proyecto sin tener que salir de Slack.

En este artículo:


Antes de comenzar

Crear un flujo de trabajo automatizado

Antes de recibir alertas y solicitudes en Slack, deberá ser un destinatario en un flujo de trabajo automatizado en una hoja de Smartsheet. Para obtener más información sobre cómo crear flujos de trabajo automatizados, consulte Ahorre tiempo y trabaje con mayor rapidez gracias a los flujos de trabajo automatizados.

Instale la integración desde el directorio de la aplicación Slack

Su administrador de Slack deberá instalar la integración de Smartsheet con Slack para recibir notificaciones en un canal Slack. Para obtener más información sobre cómo instalar aplicaciones en Slack, consulte el artículo de ayuda sobre Slack.

Para la instalación, es preciso contar con la aplicación de escritorio de Slack (en contraposición a la aplicación para navegadores de Slack).

     


    Reciba alertas y solicitudes como mensajes directos

    Comience a recibir alertas de Smartsheet (notificaciones, solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación) como mensajes directos de Slack al conectar las dos aplicaciones.

    Con la aplicación Slack abierta:

    1. En el panel a la izquierda, haga clic en Aplicaciones.
    2. En la barra de búsqueda de la parte superior, escriba "Smartsheet" y seleccione el bot de Smartsheet.

      NOTA: Para poder usar la integración de Slack con Smartsheet, deberá enviar una solicitud al administrador de Slack de su organización para habilitar el bot con los pasos que se mencionan en este artículo Artículo de ayuda sobre Slack.
       
    3. Escriba cualquier cosa en el bot para iniciar una conversación con él. El bot lo saludará y le pedirá autorización. Cuando se le solicite, seleccione Permitir acceso.

      Aparecen el inicio de sesión de Smartsheet y las páginas de autorización.
       
    4. Inicie sesión en su cuenta de Smartsheet y haga clic en Permitir.

    Una vez que vea la página de confirmación y el bot le envíe el mensaje "¡Todo listo!", podrá realizar acciones con las solicitudes de actualización, solicitudes de aprobación, notificaciones y recordatorios desde Smartsheet.  

    Escriba "Ayuda" en un mensaje directo al bot para saber cómo funciona.

    Cancelar el registro a las notificaciones de Smartsheet

    Dispone de dos métodos para dejar de recibir alertas futuras y mensajes de acciones en Slack:

    En Slack (escritorio o móvil):

    • Escriba "Cancelar el registro" en un mensaje directo al bot de Smartsheet.
    • El bot confirmará que ha cancelado correctamente el registro y que ya no se le enviarán mensajes directos.

    En Smartsheet:

    1. Haga clic en Imagen de perfil, en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet.
    2. Seleccione Aplicaciones e integraciones.
    3. Aparece una ventana con una lista de todas las integraciones conectadas a su cuenta de Smartsheet.
    4. Busque la lista de integraciones de Slack en la lista de aplicaciones y haga clic en Revocar.

    Luego de revocar el acceso, dejará de recibir notificaciones en Slack.


    Cómo aparecen las alertas y solicitudes en Slack

    Las alertas aportan distintos tipos de información según se hayan agregado o actualizado una o más filas. 

    Las solicitudes de actualización y aprobación se envían únicamente como mensajes directos.

    Fila única

    notificación-única

    Esto es lo que verá en una alerta o solicitud basada en una fila única:

    • El tipo de cambio, en caso de que lo hubiere (nueva fila, fila actualizada) en texto de bloque de código rojo
    • La columna primaria 
    • Pueden mostrarse hasta cuatro celdas, desde la celda que se encuentra más a la izquierda en la fila.
    • Los símbolos y las imágenes en la cuadrícula se mostrarán como valores de texto (en lugar de la imagen, aparecerá un nombre de archivo de la imagen).

    Puede hacer clic en el nombre de la hoja para ser direccionado a la fila específica en Smartsheet.

    Varias filas

    múltiples-notificaciones

    Para una alerta o solicitud basada en varias filas, verá una notificación resumida:

    • Solo notificaciones: el tipo de cambio (nuevas filas, filas actualizadas)
    • Cantidad de filas involucradas en la alerta o solicitud

    Puede hacer clic en el nombre de la hoja para ser direccionado a la hoja en Smartsheet.


    Resolución de problemas: No se reciben alertas o solicitudes en Slack

    A continuación, se menciona todo aquello que debe verificarse en caso de que usted -u otras personas- no reciban alertas o solicitudes como mensajes directos o en canales en Slack.

    Cerciórese de que las notificaciones de Slack estén habilitadas

    Si recibe un mensaje mediante el cual se le informa que las notificaciones de Slack están deshabilitadas o, en la ventana Nueva regla, si no tiene la opción para configurar una notificación de Slack, deberá modificar la configuración de la entrega de notificaciones en Smartsheet. Tal vez deba cambiar la configuración de entrega al nivel de la cuenta y al nivel de la hoja.

    Una vez que se modifican los permisos a nivel de la cuenta, todas las hojas de la cuenta heredan dicho permiso.

    Asegúrese de que la configuración de las notificaciones (tanto a nivel de la cuenta como a nivel de la hoja) permita que toda persona con una dirección válida de correo electrónico e integraciones de terceros pueda recibir notificaciones.

    Habilitación a nivel de la cuenta:

    Si las notificaciones de Slack se encuentran deshabilitadas para su organización, puede suceder lo siguiente:

    • Directamente no aparecerá la opción para configurar las notificaciones de Slack
      -O- 
    • Verá un mensaje de error que indica: Su administrador de sistema ha deshabilitado las notificaciones Slack para su organización.

    Debe ser Administrador del sistema en su plan para poder cambiar esta configuración de permisos. Consulte Administración de usuarios para obtener más información sobre la manera en que los Administradores del sistema pueden modificar los permisos de la cuenta de una persona.

    Para cambiar quiénes pueden recibir notificaciones de la cuenta:

    1. Inicie sesión en Smartsheet con sus credenciales de Administrador del sistema.
    2. Haga clic en el icono Perfil de la cuenta (ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet) y seleccione Administración de la cuenta.
    3. Seleccione Configuración de la cuenta y haga clic en la opción Editar junto a Permisos de automatización.
    4. Seleccione la opción Cualquier dirección de correo electrónico e integraciones de terceros y, luego, haga clic en Aceptar.

    Si tiene una cuenta Enterprise, también deberá marcar la casilla ubicada junto a Slack para habilitar las notificaciones de Slack.

    Habilitación a nivel de la hoja:

    Si las notificaciones de Slack se encuentran deshabilitadas para su hoja, verá este mensaje de error cuando intente crear o editar una notificación relacionada con Slack.

    slack-deshabilitado

    Debe ser Propietario o tener permisos de uso compartido de nivel de Administrador en relación con la hoja para poder modificar esta configuración de permisos. Consulte Compartir hojas, informes y tableros para obtener más información sobre cómo modificar los permisos de uso compartido de una persona.

    Para cambiar quiénes pueden recibir notificaciones de la hoja:

    1. Seleccione Automatización (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Administrar flujos de trabajo.
    2. En el administrador de automatizaciones que aparece, haga clic en Configuraciónconfiguración-gantt (icono del engranaje), ubicado en el extremo superior derecho.
    3. Seleccione la opción Cualquier dirección de correo electrónico e integraciones de terceros y, luego, haga clic en Aceptar.
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