Crear flujos de trabajo con el conector Jira de Smartsheet

El conector Jira de Smartsheet está disponible como servicio premium. Si desea conocer los precios, póngase en contacto con nuestro equipo de ventas. Si adquirió el conector Jira de Smartsheet en su plan, inicie sesión para crear flujos de trabajo entre Smartsheet y Jira. 

Inicie sesión en el conector Jira de Smartsheet

Comenzar

Antes de crear su primer flujo de trabajo entre una hoja en Smartsheet y Jira, ambas aplicaciones deben establecer una conexión. Asegúrese de que un administrador de su plan haya realizado la configuración de conexión inicial. 

Requisitos previos

Para crear flujos de trabajo en el conector Jira de Smartsheet, debe tener los siguientes permisos: 

• Debe ser un usuario de Smartsheet con permisos de editor o superiores en cualquier hoja asignada.
• Necesita una cuenta de Jira. Debe poder iniciar sesión en Jira y tener acceso a los proyectos para los que desea crear un flujo de trabajo.
• Si el administrador del sistema activa la configuración Restringir usuarios en el conector Jira, también le debe asignar la función de usuario del conector Jira de Smartsheet. Pueden asignar esta función en el Centro de administración de Smartsheet o en la interfaz del Conector Jira.

Crear un flujo de trabajo

Una vez que tenga permisos y haya establecido la conexión inicial con su entorno de Jira, los usuarios pueden crear flujos de trabajo para sincronizar información entre Jira y Smartsheet. 

En el conector Jira de Smartsheet, tiene la opción de enviar información en una sola dirección (de Jira a Smartsheet y viceversa) o en las dos direcciones para actualizar los registros al instante en ambas aplicaciones.

Puede realizar la sincronización con una hoja existente o crear una nueva hoja para iniciar un proyecto de Smartsheet que tome los registros de Jira.

Si bien solo debe tener permisos de editor o superiores en la hoja de destino, recomendamos que tenga al menos niveles de permisos de administrador, ya que es posible que deba agregar nuevas columnas a la hoja durante el proceso de creación de los flujos de trabajo.

Paso 1: Iniciar el asistente de flujos de trabajo

1. Inicie sesión en el conector Jira de Smartsheet. 
2. Seleccione Add Workflow (Agregar flujo de trabajo) para iniciar el asistente de flujos de trabajo.

También puede acceder al conector Jira en la vista de tabla seleccionando Data Integrations (Integraciones de datos) > Manage Connectors (Administrar Conectores) > Jira o Data Integrations (Integraciones de datos) > Create workflow (Crear flujo de trabajo). Luego, seleccione el mosaico de Jira en el panel Data Integrations (Integraciones de datos).

Paso 2: Configurar los ajustes

1. Elija la dirección deseada para el flujo de trabajo; no puede cambiarla una vez que haya guardado el flujo de trabajo. Esto determina si el flujo de trabajo es manual o automático.

Para que los campos sean bidireccionales o que la sincronización entre Smartsheet y Jira sea automática, seleccione Keep issues automatically updated (Mantener los problemas automáticamente actualizados) en Smartsheet y en JIRA. Al igual que con esta configuración, puede decidir más adelante si desea que un campo específico sea bidireccional o que la sincronización simplemente sea unidireccional.

2. Seleccione la hoja con la que desea sincronizar los datos de Jira o Create a new sheet…  (Crear una nueva hoja…). No podrá cambiar esto una vez que haya guardado el flujo de trabajo.

Solo podrá crear un flujo de trabajo del conector por hoja.

3. Seleccione los proyectos de Jira que desea sincronizar con la hoja. No podrá cambiar esto una vez que haya guardado el flujo de trabajo.

4. Seleccione Continue (Continuar).

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Paso 3: Asignar los campos 

Smartsheet asigna los campos de Jira a columnas. Los campos de Jira que puede seleccionar dependen de los campos que estén disponibles en los proyectos que seleccione para el flujo de trabajo. Cuando configura la asignación de campos, puede especificar en qué dirección quiere que se transmitan los datos.

Complete las asignaciones de esta página, elimine o agregue campos de Jira y columnas de Smartsheet según lo desee y seleccione Continue (Continuar) cuando termine. 

Aspectos para tener en cuenta

• Debe especificar una columna de Smartsheet para asignar los campos de Jira. La columna de Smartsheet no puede estar en blanco.
• Debe incluir Issue Key (Clave del problema) y Error Column (Columna de error), que se asignan automáticamente al campo y solo se transmiten de Jira a Smartsheet. Si utiliza una hoja existente, el sistema agrega nuevos valores para Issue Key (Clave del problema) y Error Column (Columna de error), pero puede asignar estos campos a columnas existentes. La clave de incidencia sirve como identificador de incidencia principal de Jira y se asigna a la columna primaria de la hoja para la creación correcta de filas primarias y jerarquías. Si se elimina alguna de estas columnas en Smartsheet, se interrumpirá el flujo de trabajo y desencadenará un código de error durante la próxima sincronización de datos.
• Los campos específicos de Jira aparecen solo con una opción de asignación unidireccional [Issue Key (Clave de incidencia), Jira Link (Enlace de Jira), Issue Link (Enlace de incidencia), Created Date (Fecha de creación)]. Estos campos son de solo lectura en Jira y no pueden escribirse desde Smartsheet. Solo puede ver campos específicos de Jira según los permisos de su cuenta de Jira. 
• Si selecciona Nueva columna en Smartsheet al momento de crear una asignación, el tipo de columna dependerá del campo que esté asignando (por ejemplo, una Date (Fecha) de Jira se asigna a una columna Fecha de Smartsheet) y aparecerá entre paréntesis. 
• En el campo Reporter (Informante) en Jira, se muestran las opciones Reporter Email Address (Correo electrónico del informante) y Reporter Display Name (Nombre para mostrar del informante) en el asistente de flujos de trabajo.
• El campo Assignee (Destinatario) en Jira muestra las opciones Assignee (Destinatario) y Assignee Display Name (Nombre para mostrar del destinatario) en el asistente de flujos de trabajo.
• Para usar el campo Assignee (Destinatario) en Jira con una columna Contact List (Lista de contactos) en Smartsheet, asegúrese de que su correo electrónico coincida en Smartsheet con los datos de inicio de sesión en Jira.

Puede asignar los campos de Jira Time to Resolution (Tiempo de resolución) y Time to First Response (Tiempo de primera respuesta), aunque esto requiere las siguientes consideraciones:

1. Time to First Response (Tiempo de primera respuesta) y Time to Resolution (Tiempo de resolución) se dividen en subcategorías [como Earliest Duration Goal (Meta de duración más temprana), Earliest Duration (Duración más reciente) y Ongoing Duration Goal (Meta de duración en curso)], por lo que cada subcategoría debe asignarse a su columna en la hoja.
2. Los datos de estos campos se muestran en minutos como un número entero.
3. Los campos Earliest Duration (Duración más reciente) y Longest Duration (Duración más extensa) de Time to Resolution (Tiempo de resolución) solo tienen valores cuando se resuelve el problema de Jira al menos una vez.
4. Ongoing Duration (Duración permanente) de Time to Resolution (Tiempo de resolución) solo tiene un valor cuando el problema queda sin resolver.

Paso 4: Filtros opcionales

Crear filtros es una forma opcional y útil de controlar los datos sincronizados entre Smartsheet y Jira. Si no desea filtrar los datos, seleccione Continue (Continuar) a través de las páginas JIRA Filters (Filtros de JIRA) y Sheet Filters (Filtros de hoja) y vaya al paso 5. 

En función de sus necesidades de datos, puede elegir entre Jira y filtros de hoja. Utilice filtros de Jira para importar información específica de Jira a Smartsheet, como problemas vinculados a un destinatario específico. Opte por los filtros de hoja para sincronizar datos con Jira si solo desea filas específicas de Smartsheet, como las que tienen una casilla de verificación marcada.

Filtros de Jira

Si solo sincronizará un proyecto de Jira, seleccione Add filter (Agregar filtro), el campo de Jira por el que filtrar y los criterios de filtrado para definir los filtros. Todos los filtros establecidos de esta manera tendrán una relación AND. 

Puede definir filtros de Jira con una consulta de JQL personalizada si desea sincronizar varios proyectos de Jira. Esto le permitirá usar tanto operadores AND como OR.

 Si un filtro de JQL no es válido, se desactiva el flujo de trabajo. Si tiene problemas con una consulta de JQL en el flujo de trabajo, verifique que sea válida en Jira.

Filtros de hoja

Defina los filtros de hoja seleccionando Add filter (Agregar filtro), las columnas de Smartsheet que determinarán el filtro y los criterios de filtrado. Todos los filtros agregados tienen una relación AND.

Los criterios de filtrado disponibles dependen de las columnas presentes en la hoja. Si desea filtrar opciones que no están en la lista, agregue primero la nueva columna a la hoja.

Paso 5: Definir grupos de filas (opcional)

De forma predeterminada, los flujos de trabajo del conector Jira conservan la jerarquía de las relaciones Historia, Tarea y Subtarea de Jira. Por ejemplo, los registros que sean secundarios de una Historia aparecerán en la hoja debajo de esa Historia como filas secundarias. Para desactivar esto, quite la marca de verificación de la casilla Maintain Jira hierarchy grouping: Story, Task, Subtask, etc. (Conservar agrupación de Jira: Historia, Tarea, Subtarea, etc.).

Como paso opcional, puede agregar filas y subagrupaciones por campos de Jira o valores de columna primaria en la hoja. Para agregar una agrupación de filas, seleccione Add group (Agregar grupo) y el campo de Jira por el que desea agrupar o, en Add Custom Group (Agregar grupo personalizado), indique el valor de la columna primaria por el que desea agrupar.

Si su flujo de trabajo mantiene la jerarquía de Jira, los problemas secundarios aparecen debajo de su problema primario.

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Cuando define grupos de filas personalizados por la columna primaria de su hoja, puede usar un valor existente de la columna primaria o crear un nuevo valor para generar una nueva agrupación de filas primarias. Si su grupo de filas personalizado no está ubicado dentro de la jerarquía existente, la nueva fila primaria aparece en la parte inferior de la hoja.

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Tenga presente lo siguiente cuando esté definiendo grupos de filas:

• Si el campo Issue Key (Clave del problema) se asigna a una columna que no es la columna primaria de la hoja, no podrá crear nuevas incidencias en Jira desde Smartsheet mientras la agrupación de filas esté habilitada. Sí puede crear nuevos registros en Jira y sincronizarlos con Smartsheet.
• Los registros que no tengan un valor de agrupación definido en Jira se ubicarán en una jerarquía llamada Field [Group] not set (Campo [Grupo] no definido).  

Paso 6: Guardar el flujo de trabajo

El campo Update Summary (Resumen de actualización) de la página Save (Guardar) muestra la cantidad de campos que se actualizarán en Jira y Smartsheet. Si la cantidad de Update Summary (Resumen de actualización) parece inesperadamente alta o baja, retroceda para agregar o quitar filtros según sea necesario.

1. Una vez que esté satisfecho con el recuento del Resumen de actualización, etiquete su flujo de trabajo en Workflow Name (Nombre del flujo de trabajo). Esto servirá luego para localizarlo rápidamente en el panel del conector Jira.
2. Para convertir las filas nuevas de Smartsheet en elementos de Jira, marque la casilla de verificación ubicada junto a Sync new rows created in Smartsheet to Jira (Sincronizar nuevas filas creadas en Smartsheet con Jira).
3. Por último, después de hacer todos los ajustes, seleccione Save Workflow (Guardar flujo de trabajo).

Una vez que haya guardado el flujo de trabajo, no podrá cambiar ninguno de los valores de la página Settings (Configuración), como la dirección del flujo de trabajo, la hoja que está sincronizando o los proyectos de Jira incluidos en este flujo de trabajo.

Después de guardar el flujo de trabajo, se abrirá el panel y el flujo se ejecutará y actualizará los registros automáticamente en función de su configuración. 

Una sincronización bidireccional continúa ejecutándose automáticamente, a menos que se desactive o elimine. Para que se actualice una configuración de sincronización unidireccional, debe ejecutar manualmente el flujo de trabajo.

Editar flujos de trabajo

Puede editar el flujo de trabajo creado cuando quiera. Los administradores de Jira de Smartsheet pueden desactivar o eliminar los flujos de trabajo de la organización, pero no pueden editarlos.

Para editar el flujo de trabajo, seleccione el ícono del engranaje a la izquierda del nombre del flujo de trabajo y elija cualquiera de las siguientes opciones: 

• Edit Workflow (Editar flujo de trabajo): Regrese al asistente de flujos de trabajo para editar el flujo de trabajo (no puede cambiar la dirección del flujo de trabajo, la hoja que se sincroniza ni los proyectos de Jira incluidos).
• Rename Workflow (Cambiar nombre del flujo de trabajo): Permite cambiar el nombre del flujo de trabajo.
• Disable/Enable Workflow (Desactivar/Activar flujo de trabajo): Permite detener o iniciar la automatización del flujo de trabajo.
• Delete Workflow (Eliminar flujo de trabajo): Permite eliminar el flujo de trabajo por completo (no se pueden recuperar los flujos de trabajo eliminados).

Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar)

Supongamos que una fila de la hoja no se sincroniza con Jira, ya sea debido a las condiciones de un filtro en el flujo de trabajo o porque el problema ya no existe en Jira. En ese caso, la fila se mueve automáticamente a la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) de la hoja. 

Aun cuando una fila ya no se sincronice, podría contener datos, archivos adjuntos o comentarios esenciales de columna. Por este motivo, Smartsheet no elimina filas de la hoja. En cambio, crea la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) para conservar la información que filtra el conector. 

No es posible desactivar la funcionalidad Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar); es una protección contra la pérdida de datos debido a flujos de trabajo accidentales u otros cambios. 

Si está seguro de que no necesita los elementos que aparecen en la fila Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar), puede eliminar las filas de su hoja. Las filas en cuestión no vuelven a la hoja hasta que cumplen los criterios de filtrado establecidos en el flujo de trabajo del Conector.

Por ejemplo, en la imagen siguiente, el conector filtra (no sincroniza) cuatro filas secundarias.

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Si una fila se mueve aFiltered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar), pero comienza a coincidir con los criterios de filtro nuevamente, automáticamente comienza a sincronizarse de nuevo y se mueve de la sección Filtered out by Connector—not synced (Filtrar por conector: sin sincronizar) de su hoja a la sección de la hoja correcta (según las agrupaciones de filas).