Arbeit mit Smartsheet-Vorlagen standardisieren und anpassen

Das Speichern eines Sheets als Vorlage, z. B. eines Projektplans, kann Ihnen helfen, bei Ihrem nächsten Projekt Zeit zu sparen und die Konsistenz aller Spaltennamen, Spaltentypen, Regeln für die bedingte Formatierung und anderen Sheetelemente zu wahren. Wenn Sie die Konsistenz wahren, können Sie Ihrer Lösung ganz einfach Berichte und Dashboards hinzufügen. 

Wenn Sie eine Starthilfe für Ihre nächste Lösung suchen, sich inspirieren lassen oder von Best Practices lernen möchten, erstellen Sie eine Vorlage über die Vorlagengalerie. Die Vorlagen sind mit Sheet-, Formular-, Automatisierungs-, Berichts- und Dashboard-Funktionen vorkonfiguriert, sodass Sie eine leistungsstarke Lösung für Ihren Anwendungsfall ganz einfach personalisieren und freigeben können.

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Das Speichern eines Sheets als Vorlage, z. B. eines Projektplans, kann Ihnen helfen, beim nächsten Projekt Zeit zu sparen und die Konsistenz aller Standardelemente zu wahren, wie Spaltennamen, Spaltentypen und Regeln für die bedingte Formatierung. Wenn Sie die Konsistenz in Ihren Projektplansheets wahren, können Sie Ihrer Lösung ganz einfach Berichte oder Dashboards hinzufügen.

Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten benötigen, können Sie sich an unser Solution Services-Team wenden. Das Team kann Ihre Situation bewerten und eine Lösung speziell für Ihre Bedürfnisse entwerfen.

Lösungen über die Vorlagengalerie erstellen  

Sie können Dutzende von Vorlagen direkt in Smartsheet durchsuchen, nach bestimmten Vorlagen suchen und Lösungen anhand dieser Vorlagen erstellen.

Sie finden die Vorlagengalerie in Smartsheet über das Symbol für die Vorlagengalerie  in der linken Navigationsleiste.

Sie können diese vordefinierten Vorlagen genauso anpassen, wie Sie Sheets bearbeiten – beispielsweise können Sie Zellendaten bearbeiten, Spaltentypen ändern oder Ihre eigenen Anlagen nach Bedarf miteinbeziehen.

Standardmäßig ist der Sheetname mit dem Namen der Vorlage identisch, aber Sie können es bei Bedarf umbenennen.

Einige Vorlagen können Beispieldaten enthalten, um bestimmte Funktionen zu veranschaulichen, wie z. B. Kommentare, Zellenbeispiele, Formeln und mehr. Sie können Beispiele aus der Vorlage entfernen, indem Sie Als neu speichern … verwenden und Einstellungen für Daten und Formatierung auswählen. 

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Eigene Vorlage erstellen

Sie können eine Vorlage aus einem vorhandenen Sheet erstellen. Spalten und Regeln für die bedingte Formatierung werden immer in der Vorlage gespeichert.Sie haben auch die Möglichkeit, Benachrichtigungseinstellungen und bestimmte Daten- und Formatierungsoptionen wie Zeilendaten, manuelle Formatierung, Anlagen, Diskussionen und Formulare einzubeziehen.

1. Öffnen Sie das Sheet, das als Vorlage gespeichert werden soll.
2. Wählen Sie Datei > Als Vorlage speichern aus, um das Fenster Als Vorlage speichern zu öffnen.
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage ein.
4. Wählen Sie Automatisierter Workflow und Alarmoptionen sowie Daten- und Formatierungsoptionen aus, um anzugeben, welche Optionen Sie für Ihre Vorlage speichern möchten.
   Um nur die Spaltennamen und -typen zu speichern, deaktivieren Sie Sheetdaten und Formatierung. 
5. Wählen Sie Speichern aus.

Die Vorlage wird im gleichen Ordner oder Arbeitsbereich wie das ursprüngliche Sheet gespeichert. Sie können es über Durchsuchen in andere Ordner oder Arbeitsbereiche ziehen, falls erforderlich.

Ihre erstellten Vorlagen sind privat. Um eine Vorlage zu ändern, aktualisieren Sie das Quellsheet und speichern Sie es als neue Vorlage. Denken Sie daran, dass automatisierte Workflows bestimmte E-Mail-Adressen ausschließen. Geben Sie sie erneut in neue Sheets ein, die aus der Vorlage abgeleitet wurden.

Selbst erstellte Vorlage verwenden

So erstellen Sie ausgehend von Ihrer eigenen Vorlage ein neues Sheet:

1. Suchen Sie die Vorlage. Wählen Sie Durchsuchen in der Navigationsleiste und dann den Namen des Ordners oder Arbeitsbereichs im linken Bereich aus.
2. Wählen Sie die Vorlage aus. Eine Vorschau der Vorlage wird angezeigt.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Vorlage verwenden rechts unten im Fenster aus, um das Fenster Vorlage verwenden anzuzeigen.
4. Benennen Sie Ihr Sheet und entscheiden Sie, ob all Ihre ursprünglich gespeicherten Funktionen enthalten sein sollen (zum Beispiel: Daten und Formatierung, Anlagen, Diskussionen und Formulare). Sie können das Sheet in einem anderen Ordner oder Arbeitsbereich speichern.
5. Wählen Sie Speichern aus.

Vorlage freigeben

Sie können Vorlagen nicht einzeln freigeben, aber es gibt zwei Möglichkeiten, sie freizugeben:

1. Verschieben Sie sie in einen freigegebenen Arbeitsbereich. Jeder Benutzer im Plan, für den der Arbeitsbereich freigegeben ist und der über Administratorzugriff verfügt, kann neue Sheets erstellen.
2. Wenn Sie eine neue Vorlage über die Vorlagengalerie erstellen, können Sie Personen für die Zusammenarbeit an der Lösung einladen. Geben Sie ihre E-Mail-Adressen ein, wählen Sie ihre Berechtigungsstufe aus, passen Sie die Einladungsnachricht an und wählen Sie dann die Schaltfläche Freigeben aus.

Wenn Sie einen kostenlosen Plan oder einen Testplan nutzen, wird die Freigabeaufforderung automatisch angezeigt, nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben. Laden Sie Mitarbeiter*innen ein, die bei der Entwicklung der Lösung helfen können. 

Brandfolder Image

Wenn Sie eine Vorlage über die Vorlagengalerie erstellen, wird ein neuer spezieller Arbeitsbereich für diese Vorlage erstellt. Ändern Sie den Arbeitsbereichsnamen, indem Sie den Mauszeiger über den Arbeitsbereichsnamen halten, die drei Punkte auswählen und dann Umbenennen auswählen. Geben Sie den neuen Namen ein und wählen Sie Umbenennen aus.