Smartsheet-Integration

Brandfolder Workspace ist auch eng mit Smartsheet integriert. Die robuste Automatisierung von Smartsheet kann auch genutzt werden, um zusätzliche Benachrichtigungen, Genehmigungsabläufe und mehr zu steuern – alles über Aufgabendetails. Benutzer können Aktualisierungen und neue Aufgaben in Smartsheet vornehmen und Aufgaben werden in Brandfolder aktualisiert.

Einrichten der Integration

1. Mitglieder des Arbeitsbereichsteams können sich einfach über Brandfolder authentifizieren und eine Verbindung zu Smartsheet herstellen, indem sie neben der Registerkarte "Einstellungen" auf In Smartsheet öffnen klicken.

2. Nach der Authentifizierung werden Sie zu dem Blatt weitergeleitet, das Brandfolder erstellt hat. Dieses Blatt wird mit dem Arbeitsbereich verknüpft und andere Teammitglieder erhalten Zugriff darauf, wenn sie ihre Smartsheet Konten verbinden.

Aktualisieren von Aufgaben in Smartsheet

Nach der Ersteinrichtung können Benutzer eine Aufgabe in Smartsheet wie folgt aktualisieren:

1. Bearbeiten Sie den Wert einer Zelle und speichern Sie die Änderungen in Smartsheet.

2. Navigieren Sie zu Ihrem Brandfolder-Arbeitsbereich, um die Änderungen widerzuspiegeln.

Änderungen werden so lange vorgenommen, wie sie in einem für die Arbeitsbereichsaufgabe akzeptablen Format vorliegen. Abgelehnte Änderungen setzen den Wert dieses Felds in Smartsheet einfach nach einigen Sekunden auf den Wert aus der Aufgabe "Brandfolder-Arbeitsbereich" zurück. Wenn erforderliche Felder (z. B. Abschnitt) nicht oder falsch ausgefüllt sind, müssen Sie diesen Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert ändern. Nach der Korrektur werden diese Zeilen mit Brandfolder synchronisiert.

Ein Beispiel für eine inkompatible Änderung wäre die Eingabe eines Textwerts in die Datumsspalte in Smartsheet, anstatt ein Datum über die Datumsauswahl auszuwählen.

Neue Aufgaben in Smartsheet anlegen

1. Füllen Sie eine neue Zeile in Smartsheet aus, einschließlich der Abschnitte, die ein erforderliches Feld sind. Wenn er nicht oder falsch ausgefüllt ist, müssen Sie diesen Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert überarbeiten.

2. Sobald diese Zeilen korrekt ausgefüllt sind, werden sie mit Brandfolder synchronisiert.

Es kann zu Verzögerungen zwischen dem Erstellen einer neuen Zeile und dem Auffüllen dieser Aufgabe in Brandfolder kommen. Ein guter Indikator dafür, dass die Aufgabe erfolgreich erstellt wurde, ist, wenn der Asset-Link-Wert in der Smartsheet Zeile aufgefüllt wird.

Aktualisieren von Spalten

Die folgenden Spalten sind in einem Blatt enthalten, das aus einem Arbeitsbereich generiert wird:

• Name: Name des Assets/der Aufgabe
• Abschnitt: Erforderliches Feld, das mit Abschnittsnamen in einer Dropdown-Liste vorausgefüllt ist, um den Abschnitt für eine Aufgabe auszuwählen
• Status: Das Feld ist mit den Dropdown-Optionen "In Bearbeitung", "Nicht begonnen" oder "Abgeschlossen" vorausgefüllt
• Priorität: Feld mit Dropdown-Optionen mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität vorausgefüllt
• Zugewiesene Person: Das Feld ist mit einer Dropdown-Auswahl gültiger Benutzer im verbundenen Brandfolder vorausgefüllt. Hinweis: Benutzer können hinzugefügt werden, die kein Brandfolder-Konto haben, aber sie werden nicht als zugewiesene Personen in Brandfolder hinzugefügt
• Fälligkeitsdatum: Feld mit Spaltentyp als Datumsauswahl
• Dateityp: offenes Textfeld
• Abmessungen: offenes Textfeld
• Beschreibung: offenes Textfeld
• Asset-Link: Eine schreibgeschützte Spalte, die mit dem Asset verknüpft ist und nach der Erstellung der Aufgabe automatisch für den Benutzer ausgefüllt wird.

Löschen von Daten

• Aufgaben (gesamte Zeile), die in Smartsheet gelöscht wurden, löschen oder entfernen keine Aufgaben in Brandfolder.
• Aufgaben, die aus einem Arbeitsbereich in Brandfolder gelöscht oder entfernt werden, löschen nicht die entsprechende Zeile (Aufgabe) in Smartsheet.