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Funktionen
Wer kann diese Funktion nutzen?
RM-Administratoren, Portfoliobearbeiter, Personalplaner, Portfolioreporter und Projektbearbeiter können Berichte erstellen. Die sichtbaren Projekte variieren je nach Berechtigungsstufe. Projektbearbeiter können beispielsweise nur die Projekte sehen, deren Inhaber sie sind.
In QuickBooks exportieren
Sie können Ihre Daten aus Resource Management zur Verwendung in QuickBooks exportieren (nur für PC-Desktops).
Wer kann das nutzen?
Pläne:
- Resource Management
Berechtigungen:
RM-Administratoren, Portfoliobearbeiter, Personalplaner, Portfolioreporter und Projektbearbeiter können Berichte erstellen. Die sichtbaren Projekte variieren je nach Berechtigungsstufe. Projektbearbeiter können beispielsweise nur die Projekte sehen, deren Inhaber sie sind.
Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Smartsheet-Regionen oder Smartsheet Gov enthalten ist.
Bericht erstellen
Erstellen Sie einen Bericht, der die Daten enthält, die Sie exportieren möchten. Sie können beispielsweise einen Bericht mit dem Namen „Rechnungsstellung Oktober“ erstellen und Ihre Einstellungen nach Bedarf anpassen. Sie können Berichte zu Projekten, Phasen, Urlaubszeiten oder anderen Daten, die Sie in QuickBooks verwenden möchten, erstellen und exportieren.
Klicken Sie oben im Bildschirm auf Analyse und wenden Sie dann die folgenden Einstellungen an:
- Ansicht: Stunden
- Zeitrahmen: Benutzerdefinierter Datumsbereich (1. –31. Oktober)
- Zuerst gruppieren nach: Projekt (es werden alle Projekte in diesem Zeitraum angezeigt)
- Dann gruppieren nach: Teammitglied (es werden alle Arbeitsstunden angezeigt, die alle Personen in Ihrem Unternehmen innerhalb dieses Zeitraums geleistet haben)
Speichern Sie Berichte auf Ihrer persönlichen Seite oder der Analyseseite, um in Zukunft einfach darauf zuzugreifen.
Daten exportieren
Wählen Sie oben rechts Exportieren und dann Zeiteinträge für QuickBooks exportieren aus. Dadurch wird eine IIF-Datei gespeichert – die spezielle Datei für QuickBooks, die all Ihre Resource Management-Daten enthält. Speichern Sie diese Datei an einem leicht zu findenden Ort.
QuickBooks öffnen
- Öffnen Sie QuickBooks. Stellen Sie sicher, dass Sie all Ihre Mitarbeiter mit angehängten Rechnungsraten im System gespeichert haben. Dies ist wahrscheinlich bereits eingerichtet, wenn Sie QuickBooks für die Buchhaltung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden.
- Navigieren Sie zu Datei > Nebenkosten > Importieren > IIF-Datei importieren
- Wählen Sie das Projekt aus, das Sie in Rechnung stellen möchten. Klicken Sie unten auf der Seite auf Rechnung erstellen.
- Ihre Rechnung sollte die in QuickBooks festgelegten Rechnungsraten abrufen und sie mit den in Resource Management erfassten Stunden abstimmen.
QuickBooks-Datenzuordnung
Die IFF-Datei, die Sie aus Resource Management herunterladen, benötigt keine zusätzliche Formatierung für den Import in QuickBooks. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Daten zwischen QuickBooks und Resource Management übereinstimmen, und dass Sie verstehen, wo die Datenfelder QuickBooks zugeordnet sind.
Die Rechtschreibung und der Abstand aller Elemente müssen in beiden Systemen genau übereinstimmen.
QuickBooks-Daten werden Resource Management wie folgt zugeordnet:
- QuickBooks: Kunde = Resource Management: Kunde
- QuickBooks: Auftrag = Resource Management: Projekt
- QuickBooks: Mitarbeiter = Resource Management: Personen
- QuickBooks: Serviceelement oder Element = Resource Management: Aufgabenkategorie
- QuickBooks: Notizen oder Beschreibung = Resource Management: Notizen
- QuickBooks: Rate = Resource Management: Rechnungsrate