Personen archivieren, bearbeiten oder löschen

Über das Archivieren von Personen

Sie können lizenzierte Benutzer und verwaltete Ressourcen archivieren. Benutzer archivieren:

• Verwehrt ihnen den Zugriff auf Resource Management
• Entfernt sie aus Teams auf Ihrer Organisationsseite
• Entfernt sie aus dem Zeitplan

Zuweisungen der archivierten Person verbleiben auf der Projektseite, sodass ein Projektmanager die verbleibende Arbeit einer anderen Person oder einem Platzhalter zuweisen kann.

Resource Management speichert alle Daten der archivierten Person.

Eine Liste der archivierten Personen können Sie im Abschnitt „Personen“ in den Kontoeinstellungen anzeigen. Wenn Sie eine Person archivieren, zählt diese nicht mehr zu den lizenzierten Benutzern oder verwalteten Ressourcen in Ihrem Konto.

Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig Auftragnehmer oder temporäre Mitarbeiter beauftragt, laden Sie sie auf der Berechtigungsstufe „Auftragnehmer“ ein. Legen Sie im Abschnitt „Verfügbarkeit“ ihres persönlichen Profils das Start- und Enddatum dieser Personen fest. Wenn sie das Projekt abgeschlossen haben, archivieren Sie sie in den Kontoeinstellungen, um ihnen den Zugriff auf Resource Management zu entziehen.

Archivierte Benutzer, für die kein erster und letzter Arbeitstag definiert ist, werden weiterhin in Analysen und Berichten angezeigt. Wenn Sie einen archivierten Benutzer aus Berichten ausschließen möchten, heben Sie die Archivierung auf, fügen Sie einen ersten und letzten Arbeitstag in der Vergangenheit hinzu und archivieren Sie sie erneut.

Rolle einer Person ändern

Wenn Sie die Rolle einer Person ändern, gehen alle mit ihrer vorherigen Rolle verbundenen Daten verloren. Am besten ist es, sie zunächst zu archivieren, um ihre Daten zu erhalten und sie dann mit derselben E-Mail-Adresse erneut zu Resource Management einzuladen.

1. Archivieren Sie zunächst die Person (siehe unten). Das Archiv bietet Ihnen historische Berichte zu dieser Rolle und allen Berichtsfeldern.
2. Fügen Sie die Person erneut hinzu, indem Sie dieselbe E-Mail der vorherigen Rolle verwenden und neue Rollen und Felder auswählen.

Person archivieren

1. Rufen Sie die Seite der Person auf. Wählen Sie oben rechts Profil bearbeiten aus.
2. Wählen Sie am unteren Ende der Seite Archivieren aus. 

Lizenzierten Benutzer in verwaltete Ressource ändern

So ändern Sie einen lizenzierten Benutzer in eine verwaltete Ressource:

1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Einstellungen und dann Kontoeinstellungen aus.
2. Klicken Sie links auf Personen. 
3. Wählen Sie den Namen aus, dessen Status Sie ändern möchten und wählen Sie dann In verwaltete Ressource ändern aus.

Personen löschen

Sobald das Profil einer Person gelöscht wurde, werden alle mit dieser Person verknüpften Daten aus Resource Management entfernt und können nicht wiederhergestellt werden.

So löschen Sie eine Person:

1. Archivieren Sie die Person in ihrem Profil oder in den Kontoeinstellungen.
2. Rufen Sie in den Kontoeinstellungen den Abschnitt „Personen“ auf und suchen Sie den Namen der Person.
3. Wählen Sie ihren Namen aus, um zu ihrem Profil zu gelangen (der grüne Text weist auf einen Link hin)
4. Sobald Sie sich in den Profileinstellungen der Person befinden, sehen Sie am unteren Ende der Seite die Schaltfläche zum Löschen ihres Profils.

Gehen Sie mit Bedacht vor, das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.