Arbeit mit Smartsheet-Vorlagen standardisieren und anpassen

Das Speichern eines Sheets als Vorlage, z. B. eines Projektplans, kann Ihnen helfen, bei Ihrem nächsten Projekt Zeit zu sparen und die Konsistenz aller Spaltennamen, Spaltentypen, Regeln für die bedingte Formatierung und anderen Sheetelemente zu wahren. Wenn Sie die Konsistenz wahren, können Sie Ihrer Lösung ganz einfach Berichte und Dashboards hinzufügen. 

Wenn Sie eine Starthilfe für Ihre nächste Lösung suchen, sich inspirieren lassen oder von Best Practices lernen möchten, erstellen Sie eine Vorlage über die Vorlagengalerie. Die Vorlagen sind mit Sheet-, Formular-, Automatisierungs-, Berichts- und Dashboard-Funktionen vorkonfiguriert, sodass Sie eine leistungsstarke Lösung für Ihren Anwendungsfall ganz einfach personalisieren und freigeben können.

Wenn Sie Hilfe bei den ersten Schritten benötigen, können Sie sich an unser Team für Lösungsdienstleistungen wenden. Das Team kann Ihre Situation bewerten und eine Lösung speziell für Ihre Bedürfnisse entwerfen.

Lösungen mit Vorlagen erstellen  

Verwenden Sie die verfügbaren Vorlagen, um Ihre Lösungen mit vorgefertigten Sheets, Formularen und Dashboards, die auf Best Practices basieren, schnell auf den Weg zu bringen. 

Diese Vorlagen sind vollständig anpassbar, sodass Sie Daten bearbeiten, Spaltentypen ändern und Anlagen hinzufügen können, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen.

• Wählen Sie in der linken Navigationsleiste die Schaltfläche +Erstellen aus. Wählen Sie dann Mehr Optionen > Alle Vorlagen anzeigen aus, um die verfügbaren Lösungen zu durchsuchen.
• Vorlagen funktionieren wie normale Sheets. Benennen Sie sie um oder ändern Sie Elemente, nachdem Sie sie erstellt haben.

Ihre Vorlage erstellen

Sie können eine Vorlage aus einem vorhandenen Sheet erstellen. Spalten und Regeln für die bedingte Formatierung werden immer in der Vorlage gespeichert. Sie können auch Benachrichtigungseinstellungen, bestimmte Daten und Formatierungsoptionen wie Zeilendaten, manuelle Formatierung, Anlagen, Diskussionen und Formulare einbeziehen.

1. Öffnen Sie das Sheet, das als Vorlage gespeichert werden soll.
2. Wählen Sie Datei > Als Vorlage speichern aus, um das Fenster Als Vorlage speichern zu öffnen.
3. Geben Sie einen Namen für Ihre Vorlage ein und wählen Sie aus, wo sie gespeichert werden soll. 
4. Öffnen Sie den Abschnitt Automatisierter Workflow und Alarmoptionen und wählen Sie aus, ob automatisierte Workflows und Alarme einbezogen werden sollen und ob Workflows, die Zeilen kopieren oder verschieben, das Ziel umkehren sollen. 
5. Wählen Sie Daten- und Formatierungsoptionen aus, um anzugeben, welche Optionen Sie für Ihre Vorlage speichern möchten.
   Um nur die Spaltennamen und -typen zu speichern, deaktivieren Sie Sheetdaten und Formatierung. 
6. Wählen Sie Speichern aus.

Ihre erstellten Vorlagen sind privat. Um eine Vorlage zu ändern, aktualisieren Sie das Quellsheet und speichern Sie es als neue Vorlage. Denken Sie daran, dass automatisierte Workflows bestimmte E-Mail-Adressen ausschließen. Geben Sie sie erneut in neue Sheets ein, die aus der Vorlage abgeleitet wurden.

Selbst erstellte Vorlage verwenden

So erstellen Sie ausgehend von Ihrer Vorlage ein neues Sheet:

1. Wählen Sie Durchsuchen in der Navigationsleiste und dann den Namen des Ordners oder Arbeitsbereichs im linken Bereich aus, um Ihre Vorlage zu finden.
2. Wählen Sie die Vorlage aus, um eine Vorschau anzuzeigen.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Vorlage verwenden in der unteren rechten Ecke des Fensters aus, um das Fenster Vorlage verwenden anzuzeigen.
4. Benennen Sie Ihr Sheet und entscheiden Sie, ob all Ihre ursprünglich gespeicherten Funktionen enthalten sein sollen (zum Beispiel Daten und Formatierung, Anlagen, Diskussionen und Formulare). Sie können das Sheet in einem anderen Ordner oder Arbeitsbereich speichern.
5. Wählen Sie Speichern aus.

Vorlage freigeben

Sie können Vorlagen nicht einzeln freigeben, aber es gibt zwei Möglichkeiten, sie freizugeben: 

1. Verschieben Sie sie in einen freigegebenen Arbeitsbereich. Alle Benutzer*innen im Plan, für die der Arbeitsbereich freigegeben ist und die über Adminzugriff verfügen, können neue Sheets erstellen.
2. Wenn Sie eine neue Vorlage über die Vorlagengalerie erstellen, können Sie Personen zur Zusammenarbeit einladen. Geben Sie ihre E-Mail-Adressen ein, wählen Sie ihre Berechtigungsstufe aus, passen Sie die Einladungsnachricht an und wählen Sie dann die Schaltfläche Freigeben aus.

Wenn Sie einen kostenlosen Plan oder eine Testversion nutzen, wird die Freigabeaufforderung automatisch angezeigt, nachdem Sie die Vorlage heruntergeladen haben. Laden Sie Mitarbeitende ein, die bei der Entwicklung der Lösung helfen können. 

Brandfolder Image

Ihre Vorlage ist jetzt entweder in einem neuen Arbeitsbereich oder in Ihrem dafür ausgewählten Arbeitsbereich verfügbar. 

Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Arbeitsbereichs, um ihn zu bearbeiten. Wählen Sie die drei Punkte und dann Umbenennen aus. Geben Sie den neuen Namen ein und wählen Sie Umbenennen aus.