Insights-Daten in Smartsheet

Die Brandfolder Insights-Daten in Smartsheet Integration ermöglichen es Nutzern, Insights-Daten direkt aus Brandfolder in Smartsheet zu verschieben. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, diese Daten mithilfe Smartsheet Tools wie Berichten und Dashboards zu bearbeiten und freizugeben.
Um diese Integration verwenden zu können, müssen Insights für Benutzer in ihrem Brandfolder-Konto aktiviert sein und sie müssen über ein Smartsheet Konto verfügen.

Einrichten der Integration

1. Navigieren Sie zu Hallo, Ihr Name in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie Mein Profil aus. Wählen Sie auf der linken Seite die Registerkarte Integrationen aus.
2. Klicken Sie auf dieser Seite im Feld Smartsheet Insights Data Connector auf Mit Smartsheet verbinden.
3. Ein neues Modal wird angezeigt. Wählen Sie Zulassen aus, damit Brandfolder auf Ihr Smartsheet Konto zugreifen kann.
4. Benutzer können einen Smartsheet Arbeitsbereich aus dem Dropdown-Menü auswählen, um eine Verbindung zu ihrem Brandfolder-Konto herzustellen. Klicken Sie auf Verbinden. Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, wird ein Bildschirm angezeigt, der angibt, dass Sie erfolgreich mit Smartsheet verbunden wurden
5. Nachdem die beiden Plattformen verbunden wurden, sehen Sie eine Tabelle, die den Brandfolder-Namen, den Datensynchronisierungsstatus jedes Brandfolders, ein Ellipsenmenü mit den Optionen zum Zurücksetzen von Datenblättern und schließlich einen Synchronisierungs-SATA-Schalter enthält.

Wenn die Synchronisierung aktiviert ist, sendet Brandfolder sofort Insights-Daten an Smartsheet. Von dort aus wird es einmal täglich um 5:00 Uhr MST aktualisiert. Wenn eine Synchronisierung fehlschlägt, wird der Benutzer auf der Benutzeroberfläche benachrichtigt.

Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf bestimmte Brandfolder in einer Organisation hat, wird er nicht im Integrationsbereich aufgeführt.
 

Navigieren in der Integration in Smartsheet

Nach der Aktivierung der Datensynchronisierung in Brandfolder wird ein Ordner mit dem Namen Brandfolder-Integrationen in dem von Ihnen ausgewählten Smartsheet Arbeitsbereich angezeigt. Dieser Ordner enthält zwei Blätter. eine für die Top-Assets des Brandfolders, die andere für die Top-Benutzer.

Wenn Sie das Anlagen-Sheet öffnen, werden Ihnen die aktuellsten verfügbaren Daten für den Tag angezeigt. Zu den Spalten im Top-Assets-Sheet gehören der Asset-Name, Ansichten, Freigaben, Downloads und Asset-Link.
Wenn Sie in jeder Zeile das Büroklammersymbol auswählen, wird ein Anlagenbereich geöffnet, in dem ein CDN und die Asset-URL angezeigt werden. Wenn Sie darauf klicken, wird das Bild in Brandfolder geöffnet.

Das Benutzerblatt enthält Spalten für die E-Mail-Adresse, den vollständigen Namen, den Standort sowie die Anzahl der angezeigten, freigegebenen oder heruntergeladenen Assets.

Bearbeiten von Blättern

Für eine optimale Benutzererfahrung sollten Benutzer die generierten Blätter als schreibgeschützt behandeln. Durch Erstellen eines Smartsheet Berichts und Auswählen des Insights-Blatts als Quellblatt oder abgeleitetes Blatt können Benutzer die anzuzeigenden Spalten auswählen, Formatierungen hinzufügen oder Filter hinzufügen, ohne das Quellblatt zu verändern.

Nur Inhaber und Administratoren der Blätter können Elemente bearbeiten. Wenn ein Benutzer die generierten Blätter bearbeiten muss, wirken sich Änderungen an den Quellblättern wie folgt auf die Datensynchronisierung aus:

1. Standardordner: Benutzer können den von der Integration erstellten Standardordner umbenennen oder verschieben.
2. Blattname und Speicherort: Benutzer können die von der Integration erstellten Blätter umbenennen oder verschieben. Wenn der Benutzer das Sheet löscht oder den Inhaber- oder Administratorzugriff auf das Sheet verliert, schlägt die Synchronisierung fehl.
3. Spalten: Benutzer können Spalten aus einem Blatt löschen. Gelöschte Spalten werden bei der nächsten Synchronisierung nicht erneut hinzugefügt. Benutzer können Spalten auch formatieren, sortieren, filtern, neu positionieren, umbenennen, fixieren oder ausblenden.
4. Zeilen: Benutzer können Zeilen aus einem Blatt löschen. Gelöschte Zeilen werden bei der nächsten Synchronisierung nicht wieder hinzugefügt. Benutzer können Zeilen formatieren, sortieren, filtern, auflösen, umbenennen, fixieren oder ausblenden. Benutzer können dem Blatt auch zusätzliche Zeilen hinzufügen.
5. Zellen: Bei jeder Synchronisierung wird jede Zelle im Blatt mit den aktuellsten verfügbaren Daten ausgefüllt. Daher werden alle Änderungen an den Daten in einer Zelle überschrieben. Benutzer können eine Zelle formatieren, wobei die Formatierung zwischen den Synchronisierungen erhalten bleibt. Zellen in Zeilen oder Spalten, die vom Benutzer hinzugefügt wurden, werden durch nächtliche Synchronisierungen nicht verändert.
6. Zeilen- oder Zellverknüpfungen: Wenn ein Benutzer eine Zeilen- oder Zellverknüpfung generiert, sollte dies nicht als dauerhaft betrachtet werden. Die Blätter mit den wichtigsten Benutzern und den wichtigsten Assets umfassen die Aktivitäten der letzten 30 Tage. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nicht auf ein Asset zugegriffen wird oder ein Benutzer 30 Tage lang nicht mit einem Brandfolder interagiert, wird die Zeile, die den Daten entspricht, bei der nächsten Synchronisierung gelöscht. Bei der Löschung verlieren die Links zu diesen Daten ihre Gültigkeit.

Wennversehentliche Änderungen an Ihren Blättern gespeichert werden und Ihre Daten nicht mehr erkennbar sind, können Sie in Brandfolder die Option zum Zurücksetzen der Datenblätter auswählen, um die ursprüngliche Version wiederherzustellen. Bestätigen Sie dazu einfach, dass Sie versuchen, ein neues Blatt zu erstellen, und die Originalversion wird in Ihrem Smartsheet Arbeitsbereich wiederhergestellt.