Mit dem Workspace von Brandfolder können Benutzer im Handumdrehen Smartsheet-Raster für kreative Projekte erstellen, die in Berichten auf Programm- und Portfolioebene zusammengefasst werden können.
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Brandfolder Workspace lässt sich eng mit Smartsheet integrieren. Die robuste Automatisierung von Smartsheet kann anhand der Aufgabendetails zusätzliche Benachrichtigungen, Genehmigungsabläufe und mehr generieren. Benutzer können Aktualisierungen und neue Aufgaben in Smartsheet vornehmen und Aufgaben in Brandfolder aktualisieren lassen.
Die Integration einrichten
Workspace-Teammitglieder können sich ganz einfach von Brandfolder aus authentifizieren und eine Verbindung zu Smartsheet herstellen:
- Wählen Sie im Arbeitsbereich neben dem Tab „Einstellungen“ die Option In Smartsheet öffnen aus.
- Wählen Sie in dem neuen Fenster, das angezeigt wird, Zulassen aus.
- Wählen Sie den Smartsheet-Arbeitsbereich aus, den Sie mit Ihrem Brandfolder-Arbeitsbereich verbinden möchten.
- Wählen Sie Verbinden aus.
Wenn Ihre Arbeitsbereiche verbunden sind, ändert sich Mit Smartsheet verbinden in In Smartsheet öffnen. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zu dem Blatt, das Brandfolder in Ihrem Smartsheet-Arbeitsbereich erstellt hat. Wenn andere Teammitglieder ihre Smartsheet-Konten verbinden, erhalten sie Zugriff auf dieses Blatt.
Aufgaben in Smartsheet aktualisieren
Nach der Ersteinrichtung können Benutzer eine Aufgabe in Smartsheet aktualisieren, indem sie wie folgt vorgehen:
- Bearbeiten Sie den Wert einer Zelle und speichern Sie die Änderungen.
- Navigieren Sie zu Ihrem Brandfolder-Workspace, um zu sehen, wie die Änderungen übernommen werden.
Änderungen werden vorgenommen, sofern sie in einem für die Workspace-Aufgabe akzeptablen Format vorliegen.
Bei abgelehnten Änderungen wird der Wert dieses Felds in Smartsheet nach einigen Sekunden wieder auf den Wert aus der Brandfolder Workspace-Aufgabe zurückgesetzt. Wenn Pflichtfelder (z. B. Abschnitt) nicht oder falsch ausgefüllt sind, müssen Sie diesen Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert überarbeiten. Nach der Korrektur werden diese Zeilen mit Brandfolder synchronisiert.
Ein Beispiel für eine inkompatible Änderung wäre die Eingabe eines Textwerts in die Datumsspalte in Smartsheet, anstatt ein Datum über die Datumsauswahl auszuwählen.
Neue Aufgaben in Smartsheet erstellen
- Füllen Sie eine neue Zeile in Smartsheet aus, einschließlich Abschnitte, die Pflichtfelder sind. Wenn nicht oder falsch ausgefüllt, müssen Sie diesen Wert ausfüllen oder die Eingabe auf einen akzeptierten Wert korrigieren.
- Sobald diese Zeilen korrekt ausgefüllt sind, werden sie mit Brandfolder synchronisiert.
Es kann zu Verzögerungen kommen, wenn Sie eine neue Zeile erstellen und sehen, wie die Aufgabe im Brandfolder aufgefüllt wird. Ein guter Indikator dafür, dass die Aufgabe erfolgreich erstellt wurde, ist, wenn der Asset-Link-Wert in der Smartsheet-Zeile aufgefüllt wird.
Spalten aktualisieren
Die folgenden Spalten sind in dem Blatt enthalten, das aus einem Workspace generiert wird:
- Name: Asset-/Aufgabenname
- Abschnitt: Pflichtfeld, das in einem Dropdownmenü mit Abschnittsnamen vorausgefüllt ist, um den Abschnitt auszuwählen, in dem eine Aufgabe gespeichert werden soll
- Status: Feld mit der Drop-down-Auswahl „In Bearbeitung“, „Nicht gestartet“ oder „Abgeschlossen“ vorausgefüllt
- Priorität: Feld, das mit Drop-down-Optionen für hohe, mittlere oder niedrige Priorität vorausgefüllt ist
Beauftragter: Feld, das bereits mit einer Drop-down-Auswahl gültiger Benutzer im verbundenen Brandfolder gefüllt ist.
Benutzer ohne Brandfolder-Konto können hinzugefügt werden, sie werden jedoch nicht als Beauftragte in Brandfolder gezählt.
- Fälligkeitsdatum: Feld mit Spaltentyp als Datumsauswahl
- Dateityp: offenes Textfeld
- Abmessungen: offenes Textfeld
- Beschreibung: offenes Textfeld
- Asset-Link: Eine schreibgeschützte Spalte, die mit dem Asset verknüpft ist und nach der Aufgabenerstellung automatisch für den Benutzer ausgefüllt wird.
Daten löschen
- In Smartsheet gelöschte Aufgaben (ganze Zeile) löschen oder entfernen keine Aufgaben in Brandfolder.
- Aufgaben, die aus einem Workspace in Brandfolder gelöscht oder entfernt wurden, löschen nicht die entsprechende Zeile (Aufgabe) in Smartsheet.