Gilt für

Smartsheet Advance Package

Weitere Informationen zu Planytpen und enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Smartsheet-Seite zu Plänen https://de.smartsheet.com/pricing.

Mit Control Center WorkApps erstellen

Portfolio-WorkApps bringen Smartsheet- und Drittanbieter-Assets aus Projekten in Ihrem Portfolio an einem zentralen Ort zusammen. Dadurch kann sich Ihr Team auf die Informationen konzentrieren, die es für seine Aufgaben benötigt. 

Die Portfolio-WorkApp enthält Informationen auf Portfolioebene, ein Eingangs-Sheet für die Bereitstellung mehrerer Projekte und eine Projektliste, in der alle bereitgestellten Projekte zu sehen sind. Durch Rollen und Freigabefunktionen wird der Zugriff Ihres Teams auf relevante Projekte und Assets beschränkt.

Weitere Informationen zu WorkApps.

Bei Control Center anmelden

PLANS

  • Smartsheet Advance Package

For more information about plan types and included capabilities, see the Smartsheet Plans page.

Voraussetzungen

  • Sie müssen ein neues Portfolio mit einem neuen Blueprint erstellen, um Programme zu erstellen, die WorkApps enthalten. 
  • Mehrstufige untergeordnete Blueprints bieten keine Unterstützung für Portfolio-WorkApps.
  • Blueprints können in WorkApps maximal 50 Seiten lang sein.

Berechtigungen für Control Center und WorkApps 

Administratoren, zusätzliche Leads und Benutzer in Control Center können über Control Center erstellte WorkApps verwalten.

Benutzer, die Projekte mit Control Center bereitstellen, können für diese Projekte WorkApps bereitstellen und sind Administratoren dieser WorkApps. 

Administratoren und zusätzliche Programm-Leads in Control Center werden automatisch zu Portfolioadministratoren von Portfolio-, Blueprint- oder Projekt-WorkApps. Portfolioadministratoren können:

  • Seiten und Berechtigungen in den Apps neu anordnen
  • Benutzer und Gruppen hinzufügen oder entfernen
  • das App-Design aktualisieren 
  • die App erneut veröffentlichen
  • benutzerdefinierte Seiten hinzufügen 
  • benutzerdefinierte Rollen hinzufügen oder entfernen

Mit Control Center eine WorkApp erstellen 

1. Rollen zu Ihrem Eingangs-Sheet hinzufügen

Smartsheet Control Center erstellt für jedes neue Programm standardmäßig eine WorkApp. Geben Sie den Inhaber der WorkApp in einer Spalte mit Einfach- oder Mehrfachauswahl in Ihrem Eingangs-Sheet an. Sie können im Eingangs-Sheet auch Standard-WorkApp-Rollen angeben. 

2. Ein neues Portfolio oder einen neuen Blueprint erstellen

  1. Wenden Sie sich an Ihren CSM oder den Smartsheet-Support, um ein neues Control Center-Portfolio zu erstellen. Ihr Kontakt erstellt ein neues Portfolio und überträgt es an Sie. 
  2. Öffnen Sie das neue Portfolio. Ein Link zum Öffnen der Portfolio-WorkApp wird angezeigt. Die Portfolio-WorkApp ist leer.   
  3. Wählen Sie die Option New Blueprint aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.  

3. WorkApps-Einstellungen anwenden

  1. Wechseln Sie über den Blueprint-Generator zur Seite WorkApps Settings.  
  2. Wählen Sie die Spalte aus, in die die URL der WorkApp eingefügt werden soll. Wenn Sie dies nicht bereits getan haben, sollten Sie Ihrem Eingangs-Sheet eine Spalte für die WorkApp-URL hinzufügen. 
  3. Bestimmen Sie die Einstellungen für den Projektinhaber. Wählen Sie in Ihrem Eingangs-Sheet eine Spalte für den Projektinhaber aus. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen, wird der primäre Lead (die Person, die das Portfolio erstellt) zum Projektinhaber. 
  4. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigungen senden, um E-Mails an das Team zu senden, wenn Projekte bereitgestellt werden. 
  5. Bestimmen Sie die Einstellungen für WorkApps-Rollen. Einstellungen für WorkApps-Rollen beschränken den Datenzugriff basierend auf Rollen. Sie können mehrere Rollen haben. Jede Rolle wird in Ihrem Eingangs-Sheet durch eine Spalte repräsentiert. Schließen Sie den Vorgang wie gewohnt ab und speichern Sie den Blueprint.  
  6. Wählen Sie auf dem Bildschirm Blueprint Created die Option Open WorkApp aus. 

4. WorkApp-Blueprint konfigurieren

  1. Legen Sie in den Seiteneinstellungen im rechten Bereich die Sheet-Ansicht fest. Sie können z. B. festlegen, dass ein Aufgaben-Sheet in der Kartenansicht angezeigt wird.
    Die Gantt-Ansicht wird bei Blueprints nicht unterstützt. Sie können Portfolios und Projekten aber Seiten mit Gantt-Ansicht hinzufügen.
  2. Wählen Sie im Tab Roles eine Rolle aus. Um die Seitenberechtigungen für jede Rolle festzulegen, wählen Sie den Dropdown-Pfeil neben einer Seite und anschließend eine Berechtigung aus (Betrachter/Ausgeblendet/Bearbeiter). Standardmäßig werden in allen Rollen alle Seiten ausgeblendet. 
    Bevor Sie Projekte in WorkApps bereitstellen, müssen Sie Rollen und Seitenberechtigungen auswählen.
     
  3. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm die Option Update Blueprint aus. Das Aktualisieren eines Blueprints hat Auswirkungen auf alle Projekt-WorkApps, die mit dem Blueprint erstellt wurden.

Um Ihren Blueprint in WorkApps zu finden, wählen Sie in der linken Navigationsleiste „WorkApps“ aus. Wählen Sie in der neuen WorkApp das Symbol Bearbeiten aus. Sie können über das Symbol für die Blueprint-Verwaltung auf der linken Seitenleiste auf Ihren neuen Blueprint zugreifen. Wählen Sie die Option „Manage and open Blueprint“ aus, um den Blueprint in der WorkApp zu bearbeiten.

5. Portfolio-WorkApp konfigurieren

  1. Wählen Sie im linken Bereich die Option Add Portfolio pages aus, um Seiten, Formulare, andere Smartsheet-Assets oder externe Webinhalte hinzuzufügen. 
  2. Erstellen Sie nach Bedarf Rollen. Zwei Rollen sind automatisch vorhanden: 
    • Portfoliobearbeiter können alle Assets im Portfolio bearbeiten. Alle Leads Ihres Control Center-Projekts sind Portfoliobearbeiter. Sie können diese Liste in Control Center bearbeiten. 
    • Portfoliobenutzer können eine Liste der für sie freigegebenen Projekte anzeigen. 
  3. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm die Option „Veröffentlichen“ aus. Nun kann Ihr Team die Portfolio-WorkApp verwenden. 

Wichtige Informationen

  • Projekt-WorkApps haben dieselbe Struktur wie der Blueprint des Projekts. Seiten und Rollen können nicht innerhalb des Projekts geändert werden. Elemente mit einem Schlosssymbol weisen auf im Blueprint definierte Seiten und Rollen hin. 
  • Wenn Sie der Projektinhaber sind, können Sie einem einzelnen Projekt zusätzliche Seiten und Rollen hinzufügen.
  • Sie können keine neuen Rollen erstellen, deren Berechtigungen über die im Blueprint festgelegten Berechtigungen hinausgehen. Wenn ein Blueprint z. B. Betrachter- und Ausgeblendet-Berechtigungen für ein Budget-Sheet zulässt, können Sie keine Projektrolle erstellen, die über Bearbeiterberechtigungen für dieses Budget-Sheet verfügt.
  • Die Standardseitenansicht im Blueprint wird nur angewendet, wenn neue Projekte erstellt werden. Auf alte Projekte werden keine Seitenansichten angewendet.

Portfolio-WorkApps übertragen oder löschen

  • Melden Sie sich bei Smartsheet Control Center an, um eine Portfolio-WorkApp zu löschen oder zu übertragen. In Control Center ausgeführte Aktionen werden auch auf die zugehörige WorkApp des Projekts oder Portfolios angewendet.

 

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