Gemeinsame Arbeit an Proofs

Die Zusammenarbeit an Proofs hängt davon ab, ob Prüfer Zugriff auf Ihr Sheet haben und ob sie für Sie über Genehmigungen entscheiden sollen.

Prüfung und Genehmigung anfordern

Sie können jeden Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse einladen, Ihren Proof zu prüfen. (Das schließt auch Benutzer ohne Lizenz und Personen außerhalb Ihrer Organisation mit ein.)

So fordern Sie Feedback an

1. Wählen Sie in der Zeile, in der der Proof angehängt ist, der von einer anderen Person geprüft werden soll, die Option Proofs  aus.  
2. Um im Proof Mitarbeiter hinzuzufügen, wählen Sie  aus.
3. Nun öffnet sich das Dialogfeld Prüfer einladen. Geben Sie hier den Namen bzw. die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Ihren Proof prüfen sollen. Sie können auch eine Kontaktspalte auswählen und die Prüfungsanforderung an alle Kontakte in der Spalte schicken. 
4. Optional: Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht die Standardtexte. 
5. Wählen Sie Senden aus.

Die Personen, die Sie um Feedback bitten, erhalten eine Anforderung mit einem Link, über den sie direkt zu einer externen Prüfungsseite gelangen. Wenn die Empfänger die Anforderung auswählen, werden sie auf eine Prüfungsseite außerhalb von Smartsheet weitergeleitet. 

Sie können keine Prüfungen von Proofs in gesperrten Zeilen anfordern. 

Feedback ohne Genehmigungen einholen

Wenn Sie an informellem Feedback von Personen interessiert sind, die Zugriff auf Ihr Sheet haben, können Sie sie in einem Kommentar im Proof @erwähnen. Die Personen können Änderungen allerdings nur dann genehmigen oder anfordern, wenn Sie ihnen eine Prüfungsanforderung senden.

Wenn Sie eine Person @erwähnen, für die das Sheet nicht freigegeben ist, werden Sie aufgefordert, es freizugeben und der Person die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen. Wenn Sie das Sheet freigeben, hat diese Person Zugriff auf den Kommentar.

Nur Inhaber, Administratoren und Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiter – kann freigeben können das Sheet freigeben. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Arbeit mit Proof-Versionen

Wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen, die sich in einem Proof befindet, können Sie die geänderte Version hochladen, damit der Proof auf dem aktuellen Stand ist.

Proof-Versionen hochladen

Die maximale Dateigröße hängt von Ihrem Benutzertyp ab. Sie sind sich nicht sicher, wie groß die Datei für den Proof sein darf, die Sie hochladen möchten? Sehen Sie im Hilfeartikel Auf Ihrem Computer gespeicherte Dateien an ein Sheet anhängen nach.

1. Wählen Sie in der Proofing-Ansicht oben links die Option Version > Neue Version aus. 
2. Zum Hochladen der Datei für den Proof wählen Sie Hochladen aus. Falls Sie wissen, wo sich die Datei befindet, können Sie sie per Drag-and-drop in das Feld ziehen, das mit Legen Sie Ihre Datei hier ab beschriftet ist.

In der Versionsanzeige wird dann angezeigt, dass mehrere Versionen des Proofs vorliegen. Alle älteren Fassungen werden gesperrt.

Bei Proof-Versionen sollten die folgenden Dinge beachtet werden:

• Sie können gesperrte Versionen anzeigen, aber Sie können keine Notizen hinzufügen oder sie kommentieren.
• Personen, für die ein Sheet als lizenzierter Administrator freigegeben wird, können Kommentare aus älteren Versionen entfernen.
• Alle Benutzer, die Zugriff auf das Sheet haben, können die im Proofing-Container abgelegten früheren Proofs einsehen.
• Externe Anforderungen und der externe Zugriff auf frühere Versionen werden durch Smartsheet gesperrt.
• Antworten auf Anforderungen verbleiben in der Version. Hierzu zählen auch Kommentare sowie ausstehende, abgelehnte und genehmigte Anforderungen.

Proof-Versionen löschen

1. Wählen Sie in der Zeile, in der der zu löschende Proof angehängt ist, die Option Proofs  aus. 
2. Wählen Sie Aktionen  > Neuste Version löschen aus. 
   Gelöschte Versionen oder Proofs können nicht wiederhergestellt werden.

Wenn Sie die aktuelle Version löschen, passiert Folgendes:

• Die Dateien werden entfernt.
• Alle Kommentare zu der Version werden gelöscht.
• Alle ausstehenden Prüfungsanforderungen werden storniert.
• Die frühere Version wird aktiviert und steht nun zur Prüfung zur Verfügung.

Proof abschließen

Sie können Proofs als Abgeschlossen markieren, um sie im Sheet und auf der externen Prüfseite schreibgeschützt zu machen.

So markieren Sie einen Proof als Abgeschlossen:

1. Wählen Sie in der Zeile, in der der Proof angehängt ist, die Option Proofs  aus. 
2. Wählen Sie den Schalter Prüfung abgeschlossen aus.
   Um einen Proof als Abgeschlossen zu markieren, müssen Sie ein lizenzierter Sheet-Inhaber, Administrator oder Bearbeiter sein.

Wenn ein Proof abgeschlossen ist, gilt Folgendes: 

• Niemand kann mehr neue Versionen hochladen, Kommentare hinzufügen oder bearbeiten. Die Benutzer können immer noch Kommentare prüfen und die Dateien in jeder Version herunterladen.
• Kommentare können nur von Sheet-Inhabern oder Administratoren gelöscht werden. 
• Inhaber, Administratoren und Bearbeiter können den Proof wieder auf Nicht abgeschlossen setzen.
  Dadurch ermöglichen Sie das Kommentieren oder zusätzliche Versions-Uploads für den Proof wieder.

Prüfungsanforderung stornieren

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung abschicken, sie aber später stornieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie in der Zeile, in der der Proof angehängt ist, die Option Proofs  aus.
2. Wählen Sie Aktionen  > Überprüfung stornieren.

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung stornieren, können Sie nicht mehr um eine Genehmigung bitten. Die Empfänger haben dennoch Zugriff auf den Proof.