Gemeinsame Arbeit an Korrekturen

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Inhaber und Administratoren können die Überprüfung für ein Blatt aktivieren. Eigentümer, Verwalter und Bearbeiter können eine Korrektur zur Prüfung hinzufügen. 

 

Hinweis: Sämtliche Benutzertypen (einschließlich kostenloser Benutzer) können eine Korrektur prüfen und Feedback dazu geben, es ist jedoch eine Lizenz erforderlich, um Korrekturen hochzuladen und Feedback anzufordern. Weitere Informationen zu Benutzertypen in Smartsheet finden Sie unter Benutzertypen auf Kontoebene bei Plänen mit mehreren Benutzern.

 

Die Zusammenarbeit an einer Korrektur hängt davon ab, ob Prüfer Zugriff auf Ihr Blatt haben und ob Sie Entscheidungen zu Genehmigungen von ihnen benötigen.

Prüfung und Genehmigung anfordern

Sie können jeden Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse einladen, Ihre Korrektur zu prüfen (das schließt auch Benutzer ohne Lizenz und Personen außerhalb Ihrer Organisation mit ein).

Feedback anfordern

  1. Wählen Sie in der Zeile, an die die Korrektur angehängt ist, die andere prüfen sollen, Korrekturen Symbol „Korrekturen“ aus.  
  2. Um Mitarbeiter zu der Korrektur hinzuzufügen, wählen Sie Symbol „Einladen“ .
  3. Geben Sie im Dialogfeld Prüfer einladen, das nun geöffnet wird, die Namen bzw. die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Ihre Korrektur prüfen sollen.
  4. Optional: Bearbeiten Sie in den Feldern Betreff und Nachricht die Standardtexte. 
  5. Wählen Sie Senden.

Die Personen, die Sie um Feedback bitten, erhalten eine Anforderung mit einem Link, über den sie direkt zu einer externen Prüfungsseite gelangen. Wenn die Empfänger die Anforderung auswählen, werden sie auf eine Prüfseite außerhalb von Smartsheet weitergeleitet. 

Sie können keine Prüfungen von Korrekturseiten anfordern, die sich in gesperrten Zeilen befinden. 

Feedback ohne Genehmigungen einholen

Wenn Sie an informellem Feedback von Personen interessiert sind, die Zugriff auf Ihr Blatt haben, können Sie sie in einem Kommentar in der Korrektur @erwähnen. Die Personen können Änderungen allerdings nur dann genehmigen oder anfordern, wenn Sie ihnen eine Prüfungsanforderung senden.


Wenn Sie eine Person @erwähnen, für die das Blatt nicht freigegeben ist, werden sie aufgefordert, es zu teilen und der Person die entsprechenden Berechtigungen zu erteilen. Wenn Sie das Blatt geteilt haben, hat die Person Zugriff auf den Kommentar.

Nur Inhaber, Verwalter und Benutzer mit der Berechtigung Bearbeiter - kann freigeben können das Blatt teilen. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Arbeit mit Korrekturversionen

Wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen, die sich in einer Korrektur befindet, können Sie die geänderte Version hochladen, damit die Korrektur auf dem aktuellen Stand ist.

Korrekturversionen hochladen

Die Dateigrößenbeschränkung hängt von Ihrem Benutzertyp ab. Sie sind sich nicht sicher, wie die Dateigrößenbeschränkung der Korrektur aussieht, die Sie hochladen möchten? Lesen Sie den Hilfeartikel Auf Ihrem Computer gespeicherte Dateien an ein Blatt anhängen.

  1. Wählen Sie links oben in der Korrekturansicht Version > Neue Version
  2. Um die Datei zu suchen und hochzuladen, die Sie korrigieren möchten, wählen Sie Hochladen. Wenn Sie wissen, wo die Datei gespeichert ist, ziehen Sie sie auf das Feld Legen Sie Ihre Datei hier ab.

Die Versionsanzeige gibt dann an, dass mehrere Korrekturversionen vorliegen. Alle älteren Fassungen werden gesperrt.

Versionsmenü

Bei Korrekturversionen sollten die folgenden Dinge beachtet werden:

  • Sie können gesperrte Versionen anzeigen, aber Sie können keine Notizen hinzufügen oder sie kommentieren
  • Personen, für die ein Blatt als lizenzierter Verwalter freigegeben wird, können Kommentare aus älteren Versionen löschen.
  • Alle Benutzer, die Zugriff auf das Blatt haben, können die im Korrektur-Container abgelegten früheren Korrekturfassungen einsehen
  • Smartsheet storniert sämtliche Anforderungen von außen sowie den Zugriff von außen auf vorhergehende Versionen
  • Antworten auf Anforderungen verbleiben in der Version. Hierzu zählen auch Kommentare sowie ausstehende, abgelehnte und genehmigte Anforderungen

Korrekturversionen löschen

  1. Wählen Sie in der Zeile, an die die Korrektur angehängt ist, die Sie löschen möchten, Korrekturen Symbol „Korrekturen“ aus.
  2. Wählen Sie Aktionen Symbol „Aktionen“ > Neuste Version löschen
    Sie können keine gelöschten Versionen oder Korrekturen wiederherstellen.

Wenn Sie die letzte Version löschen:

  • Die Datei wird entfernt
  • Alle Kommentare zu der Version werden gelöscht
  • Alle ausstehenden Prüfungsanforderungen werden storniert
  • Die frühere Version wird aktiviert und steht nun zur Prüfung zur Verfügung

Eine Korrektur abschließen

Sie können eine Korrektur als Abgeschlossen markieren, um sie in Ihrem Blatt und auf der externen Prüfseite schreibgeschützt zu machen.

UI für abgeschlossene Prüfung

Eine Korrektur als Abgeschlossen markieren

  1. Wählen Sie in der Zeile, an die die Korrektur angehängt ist, Korrekturen Symbol „Korrekturen“ aus. 
  2. Wählen Sie den Umschalter Prüfung abgeschlossen.
    Zum Markieren einer Korrektur als Abgeschlossen müssen Sie ein lizenzierter Inhaber, Administrator oder Bearbeiter sein.

Wenn eine Korrektur abgeschlossen ist: 

  • Niemand kann neue Versionen hochladen, Kommentare hinzufügen oder bearbeiten. Die Benutzer können immer noch Kommentare prüfen und die Dateien in jeder Version herunterladen.
  • Kommentare können nur von Blattinhabern oder Verwaltern gelöscht werden. 
  • Inhaber, Verwalter und Bearbeiter können die Korrektur wieder auf Nicht abgeschlossen setzen.
    Dadurch ermöglichen Sie das Kommentieren oder zusätzliche Versions-Uploads für die Korrektur wieder.

Prüfungsanforderung stornieren

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung abschicken, sie aber später stornieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie in der Zeile, an die die Korrektur angehängt ist, Korrekturen Symbol „Korrekturen“ aus.
  2. Wählen Sie Aktionen Symbol „Aktionen“ > Überprüfung stornieren.

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung stornieren, können Sie nicht mehr um eine Genehmigung bitten. Aber die Empfänger haben dennoch Zugriff auf die Korrektur.