Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne einrichten

Benutzerdefinierte E-Mail-Domänen funktionieren für alle durch Benutzer ausgelösten E-Mails von der Smartsheet-App, wie z. B.:

• Automatisierte Alarme
• Aktualisierungsanforderung
• Sheet freigeben
• @-Erwähnung

Für Smartsheet-Begrüßungs-E-Mails und System-E-Mails, wie z. B. Kennwortrücksetzungen und Zahlungsbenachrichtigungen, nicht unterstützt.

Bevor Sie beginnen

Sie müssen in der Lage sein, öffentliche DNS-Datensätze Ihrer primären Domäne und Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne zu aktualisieren, oder mit Ihrem IT-Team oder Ihrem Domänenadministrator zu diesem Zweck zusammenarbeiten. Wenn Ihre Organisation mehrere Smartsheet-Konten hat, müssen diese Konten separat konfiguriert werden. Sie können dieselbe benutzerdefinierte E-Mail-Domäne verwenden.

Die sendende Domäne muss eine Unterdomäne Ihrer primären Domäne sein. Sie müssen anhand des Domänenprüfprozesses in Admin Center validieren, dass Sie der Inhaber der primären Domäne sind. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer automatisch mit dem automatisierten Benutzer-Provisioning zu einem Enterprise-Konto hinzufügen.

Öffentliche DNS-Einträge für die Einrichtung erforderlich

Um das Versenden von E-Mails im Namen Ihrer Organisation über Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Domäne zu aktivieren, müssen die folgenden öffentlichen DNS-Einstellungen (Domain Name System) SparkPost, dem E-Mail-Dienstanbieter der Smartsheet-App, die Berechtigung dafür erteilen, damit wir den E-Mail-Sicherheitsstandards SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) nachkommen können.

Möglicherweise müssen Sie mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten, um die erforderlichen öffentlichen DNS-Einträge einzurichten.

• DKIM-Datensatz (Domain Key) – alle über die benutzerdefinierte Domäne versendeten Smartsheet-E-Mails haben eine verschlüsselte digitale Signatur im Mail-Header. Der empfangende Mail-Server prüft die E-Mail-Nachricht, indem er den DKIM-Schlüssel der benutzerdefinierten Domäne sucht und ihn verwendet, um die verschlüsselte Signatur zu prüfen. Der E-Mail-Authentifizierungsmechanismus schützt die Absender und Empfänger vor Spoofing- und Phishing-Angriffen, indem geprüft wird, ob die E-Mails durch den legitimen Absender verschickt wurden.
• CNAME-Datensatz – dieser Datensatz verweist die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne auf die Sparkpost-Domäne, die einen SPF-Datensatz enthält, um so einen weiteren Authentifizierungsmechanismus zu nutzen, der die Absender und die Empfänger vor Spoofing und Phishing schützt. Der SPF-Datensatz definiert, welche Mail-Server E-Mails für die benutzerdefinierte Domäne versenden dürfen. Der empfangende Mail-Server sucht diese im SPF-Datensatz und vergleicht die IP-Adresse des E-Mail-Absenders, um zu prüfen, ob die E-Mail über den autorisierten Mail-Server des Absenders verschickt wurde.
• DMARC-Datensatz – dieser Datensatz definiert die Aktionen, die der empfangende Mail-Server durchführen soll, wenn E-Mails anscheinend von der benutzerdefinierten E-Mail-Domäne stammen, aber die DKIM- und/oder SPF-Authentifizierung fehlschlägt. Wir empfehlen, die Richtlinie so einzurichten, dass die E-Mails isoliert oder abgelehnt werden, um Spoofing-Angriffe auf die E-Mails von der Domäne durch nicht authentifizierte Parteien zu vermeiden.

Ihr Konto für die Verwendung einer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne konfigurieren

Als Systemadministrator können Sie die Seite mit Branding- und Personalisierungseinstellungen im Admin Center aufrufen, um eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne für Ihre Organisation zu konfigurieren.

Brandfolder Image

Der Einrichtungsassistent führt Sie durch die folgenden Schritte:

1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto über eine validierte primäre Domäne verfügt. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie zur Seite für die Domänenvalidierung geleitet, wo Sie Ihre primäre Domäne hinzufügen und prüfen können.
2. Wählen Sie die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne aus, die für die Einrichtung verwendet werden soll.
3. Der Einrichtungsassistent zeigt die öffentlichen DNS-Datensätze, die Sie für Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Domäne erstellen müssen. Wenn Sie keinen Zugriff zur Bearbeitung des öffentlichen DNS-Datensatzes Ihrer Organisation haben, sollten Sie die Informationen Ihrem IT-Team oder Ihren Domänenadministratoren zur Verfügung stellen, damit diese sie einrichten können.
4. Wenn die öffentlichen DNS-Datensätze für die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne erstellt wurden, müssen Sie den Prüfschritt in Admin Center ausführen.
5. Wenn die Prüfung der benutzerdefinierten Domäne erfolgreich abgeschlossen wird, wird die Funktion für Ihre Organisation aktiviert. Alle Benutzer Ihrer Organisation sehen dann Smartsheet-E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne.
   Es gibt eine Übergangsphase von 10 Tagen, in denen E-Mails nach und nach von „smartsheet.com“ auf die neue sendende Domäne umgestellt werden.

Benutzer in der Organisation müssen nichts anders machen, wenn Sie Benachrichtigungen z. B. für die Freigabe, das Senden von Sheets und automatisierte Workflows erstellen. Sobald die Einrichtung des öffentlichen DNS der benutzerdefinierten E-Mail-Domäne abgeschlossen ist, wird die Funktion aktiviert und bestehende und neue Benachrichtigungen verwenden die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne in der Absenderadresse.

Nach der Erstellung von öffentlichen DNS-Datensätzen kann es bis zu 72 Stunden dauern, bis die Änderungen im Internet verbreitet sind. Während dieser Zeit schlägt die öffentliche DNS-Prüfung des Einrichtungsassistenten fehl und Sie sollten prüfen, ob Sie den öffentlichen DNS-Datensatz richtig eingerichtet haben. Warten Sie dann etwas, bis Sie es erneut versuchen.