Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne einrichten

Gilt für

Smartsheet
  • Enterprise

Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Systemadministratoren konfigurieren eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne.
 

Mit einer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne können Sie Ihr Konto für alle Benutzer anpassen, die für Smartsheet-Benachrichtigungs-E-Mails die Unterdomäne Ihrer Organisation verwenden sollen, und nicht die Smartsheet-Standarddomäne.

Benutzerdefinierte E-Mail-Domänen funktionieren für alle durch Benutzer ausgelösten E-Mails von der Smartsheet-App, wie z. B.:

  • Automatisierte Alarme
  • Aktualisierungsanforderung
  • Blatt freigeben
  • @Erwähnung

Nicht unterstützt für Smartsheet-Begrüßungs-E-Mails und System-E-Mails, wie z. B. Kennwortrücksetzungen und Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails.

Bevor Sie beginnen

  • Sie müssen ein Systemadministrator eines Enterprise- oder Premier-Plans sein, um eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne zu konfigurieren.
  • Sie müssen in der Lage sein, DNS-Datensätze Ihrer primären Domäne und Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne zu aktualisieren oder mit Ihrem IT-Team oder Ihrem Domänenadministrator zu diesem Zweck zusammenzuarbeiten. Wenn Ihre Organisation mehrere Smartsheet-Konten hat, müssen diese Konten separat konfiguriert werden. Sie können dieselbe benutzerdefinierte E-Mail-Domäne verwenden.

Die sendende Domäne muss eine Unterdomäne Ihrer primären Domäne sein. Sie müssen anhand des Domänenprüfprozesses im Admin Center validieren, dass Sie der Eigentümer der primären Domäne sind. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer automatisch mit dem automatisierten Benutzer-Provisioning zu einem Enterprise-Konto hinzufügen.

DNS-Einträge für die Einrichtung erforderlich

Um das Versenden von E-Mails im Namen Ihrer Organisation über Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Domäne zu aktivieren, müssen die folgenden DNS-Einstellungen (Domain Name System) SparkPost, dem E-Mail-Dienstanbieter der Smartsheet-App, die Berechtigung dafür erteilen, damit wir den E-Mail-Sicherheitsstandards SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance) nachkommen können.

HINWEIS: Möglicherweise müssen Sie mit Ihrem IT-Team zusammenarbeiten, um die erforderlichen DNS-Einträge einzurichten.

  • Domain Key- (DKIM-)Datensatz – alle über die benutzerdefinierte Domäne versendeten Smartsheet-E-Mails haben eine verschlüsselte digitale Signatur im Mail-Header. Der empfangende Mail-Server prüft die E-Mail-Nachricht, indem er den DKIM-Schlüssel der benutzerdefinierten Domäne sucht und ihn verwendet, um die verschlüsselte Signatur zu prüfen. Der E-Mail-Authentifizierungsmechanismus schützt die Absender und Empfänger vor Spoofing- und Phishing-Angriffen, indem geprüft wird, ob die E-Mails durch den legitimen Absender verschickt wurden.
  • CNAME-Datensatz – dieser Datensatz verweist die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne auf die Sparkpost-Domäne, die einen SPF-Datensatz enthält, um so einen weiteren Authentifizierungsmechanismus zu nutzen, der die Absender und die Empfänger vor Spoofing und Phishing schützt. Der SPF-Datensatz definiert, welche Mail-Server E-Mails für die benutzerdefinierte Domäne versenden dürfen. Der empfangende Mail-Server sucht diese im SPF-Datensatz und vergleicht die IP-Adresse des E-Mail-Absenders, um zu prüfen, ob die E-Mail über den autorisierten Mail-Server des Absenders verschickt wurde.
  • DMARC-Datensatz – dieser Datensatz definiert die Aktionen, die der empfangende Mail-Server durchführen soll, wenn E-Mails anscheinend von der benutzerdefinierten E-Mail-Domäne stammen, aber die DKIM- und/oder SPF-Authentifizierung fehlschlägt. Wir empfehlen, die Richtlinie so einzurichten, dass die E-Mails isoliert oder abgelehnt werden, um Spoofing-Angriffe auf die E-Mails von der Domäne durch nicht authentifizierte Parteien zu vermeiden.

Ihr Konto für die Verwendung einer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne konfigurieren

Als Systemadministrator können Sie die Seite mit Branding- und Personalisierungseinstellungen im Admin Center besuchen, um eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne für Ihre Organisation zu konfigurieren.

Benutzerdefinierte E-Mail-Domäne

Der Einrichtungsassistent führt Sie durch die folgenden Schritte:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Konto über eine validierte primäre Domäne verfügt. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie zur Seite für die Domänenvalidierung geleitet, wo Sie Ihre primäre Domäne hinzufügen und prüfen können.
  2. Wählen Sie die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne aus, die für die Einrichtung verwendet werden soll.
  3. Der Einrichtungsassistent zeigt die DNS-Datensätze, die Sie für Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Domäne erstellen müssen. Wenn Sie keinen Zugriff zur Bearbeitung des DNS-Datensatzes Ihrer Organisation haben, sollten Sie die Informationen Ihrem IT-Team oder Ihren Domänenadministratoren zur Verfügung stellen, damit diese sie einrichten können.
  4. Wenn die DNS-Datensätze für die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne erstellt wurden, müssen Sie den Prüfschritt in Admin Center ausführen.
  5. Wenn die Prüfung der benutzerdefinierten Domäne erfolgreich abgeschlossen wird, wird die Funktion für Ihre Organisation aktiviert. Alle Benutzer Ihrer Organisation sehen dann Smartsheet-E-Mails von Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domäne.
    Es gibt eine Aufwärmphase von 10 Tagen, in denen E-Mails nach und nach von smartsheet.com auf die neue sendende Domäne umgestellt werden.

Benutzer in der Organisation müssen nichts anders machen, wenn Sie Benachrichtigungen z. B. für die Freigabe, das Senden von Blättern und automatisierte Workflows erstellen. Sobald die DNS-Einrichtung der benutzerdefinierten E-Mail-Domäne abgeschlossen ist, wird die Funktion aktiviert und bestehende und neue Benachrichtigungen verwenden die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne in der Absenderadresse.

Nach der Erstellung von DNS-Datensätzen kann es bis zu 72 Stunden dauern, bis die Änderungen im Internet verbreitet sind. Während dieser Zeit schlägt die DNS-Prüfung des Einrichtungsassistenten fehl und Sie sollten prüfen, ob Sie den DNS-Datensatz richtig eingerichtet haben. Warten Sie dann etwas, bis Sie es erneut versuchen.

Häufig gestellte Fragen

Ich habe eine benutzerdefinierte E-Mail-Domäne eingerichtet, aber ich erhalte keine E-Mails mehr, die von der Smartsheet-App generiert wurden. Wie kann ich das Problem beheben?

Wir sind dabei, eine brandneue sendende Domäne für jeden Kunden zu erstellen, der sich für diese Funktion anmeldet. Viele Mailbox-Anbieter und Spam-Filter werden eine neue sendende Domäne ohne Sendereputation mit Vorsicht behandeln. Dies kann zu Verzögerungen bei E-Mails und der vorübergehenden Blockierung von E-Mails führen. Um die erfolgreiche Zustellung von E-Mails zu unterstützen, empfehlen wir, dass Sie die neue sendende Domäne als vertrauenswürdigen Absender zu Ihren Spam-Filterregeln hinzufügen, und Sie sollten Ihre externen Empfänger bitten, dasselbe zu tun.
Wir haben eine Aufwärmphase eingeführt, um E-Mails nach und nach von der Domäne smartsheet.com auf Ihre neue E-Mail-Domäne umzustellen, um so die Auswirkungen auf die Zustellbarkeit zu reduzieren.

Kann die E-Mail-Domäne meine primäre Domäne sein? Kann ich den Namen der Unterdomäne wählen?

Die benutzerdefinierte E-Mail-Domäne muss eine Unterdomäne sein. Aus Sicherheitsgründen können wir keine E-Mails im Namen der primären Domäne eines Kunden versenden. Um die Sende-Reputation zu verwalten, muss es sich um eine dedizierte Sende-Domäne für Smartsheet handeln, sodass der Name der Unterdomäne entweder auf @smartsheet oder auf @smartsheetmail beschränkt ist.

Was passiert, wenn jemand auf die E-Mails antwortet, die von meiner benutzerdefinierten E-Mail-Domäne gesendet werden? Wo gehen diese Nachrichten hin?

Wenn Empfänger auf die Smartsheet-E-Mails antworten, werden die meisten an die Antwort-an-Adresse der Person gesendet, die diese E-Mail generiert hat. In den Fällen, in denen keine Antwort-an-Adresse in der Smartsheet-E-Mail enthalten ist, wird die Antwortnachricht an Ihre benutzerdefinierte Domäne gesendet und an unseren E-Mail-Dienstanbieter SparkPost weitergeleitet. Die eingehenden Nachrichten werden nicht überwacht und werden gelöscht.