Zeitplan verwenden

Was ist auf dem Zeitplan? 

Im Zeitplan werden alle Projektzuweisungen Ihrer Organisation angezeigt.

Der Zeitplan erfasst den abgesegneten Plan (wie Projekte verlaufen sollen) und sollte bei Änderungen in der Projektplanung angepasst werden (basierend darauf, wie sie tatsächlich verlaufen). Der Zeitplan kann in Tagen, Wochen oder Monaten angezeigt werden. Sie können ihn auch vergrößern oder verkleinern, um die gewünschte Ansicht zu erhalten.

Projektzuweisungen sind in folgende Farben unterteilt:

• Blau: Bestätigte Projekte
• Grau: Vorläufige Projekte
• Violett: Interne Projekte
• Orange: Urlaub, Krankheit oder andere persönliche Ereignisse (anpassbar in den Kontoeinstellungen)

Verwenden Sie den Zeitplan, um Verfügbarkeit und Planung zu überwachen und die einzelnen Zuweisungen nach Bedarf anzupassen. Suchen Sie nach Personen, Fähigkeiten oder Rollen, um festzustellen, wann neue Projekte gestartet werden können.

Der Zeitplan und die Projektseiten sind kompatibel. Wenn Sie eine Änderung an einer Stelle vornehmen, wird die andere in Echtzeit aktualisiert und reflektiert die Auswirkungen der Änderung.

Kapazität

Jede Person hat eine vorgegebene Verfügbarkeit bei einem Kapazitätsziel von 100 %. Die Kapazität wird im Zeitplan in hellgrauen Balken für „unter Kapazität“ und roten Balken für „über Kapazität“ angezeigt.

• Hellgraue Balken: Zeigen die Verfügbarkeit und die Stunden bis zur vollen Kapazität an (je nachdem, was 100 % für sie bedeutet).
• Rote Balken: Zeigen an, wie viele Stunden eine Person oder ein Platzhalter überlastet ist (in Prozent).

Auswirkungen von Start- und Enddaten auf die Kapazität

Personen haben vor ihrem ersten Arbeitstag und nach ihrem letzten Arbeitstag null verfügbare Stunden.

Wenn beispielsweise der „letzte Arbeitstag“ einer Person vorüber ist (d. h. der 31. Dez. 2020), werden alle Projekte, denen sie nach diesem Datum zugewiesen ist, nicht in ihrer Zeiterfassung oder in einem Bericht zu Zeit und Gebühren angezeigt.

Wenn Sie den letzten Arbeitstag entfernen, ist die Person wieder für neu erstellte oder aktualisierte Zuweisungen verfügbar. Diese Änderung wird jedoch nicht automatisch auf bestehende Zuweisungen angewendet.

Um bestehende Zuweisungen der Person im Zeitplan wiederherzustellen, ändern Sie ihre Zuordnungszuweisung von „Stunden/Tag“, „%“ oder „Gesamtstunden“ in ein anderes Zuweisungsformat. Die vorgeschlagenen Stunden der Person werden nun in ihrer Zeiterfassung und in Ihrem Bericht zu Zeit und Gebühren angezeigt.

Gantt-Ansicht

Um eine Gantt-Ansicht aller Projektzeitpläne anzuzeigen, wechseln Sie zur Projektansicht und verwenden Sie dann die dynamische Zoom-Funktion (den horizontalen Schieberegler links oben). In dieser Ansicht werden Projekte sequenziell nach den Start- und Enddaten sortiert. Projekte mit kürzlich verstrichenen Enddaten befinden sich am unteren Ende des Bildschirms.

Bestätigte Zeit mit geplanter Zeit vergleichen

Zuweisungsaktualisierungen im Zeitplan werden in die Zeiterfassungen übernommen, aber bestätigte Zeit (aus Zeiterfassungen) ändert den Zeitplan nicht. So können Sie die tatsächliche Zeit (aus Zeiterfassungen) mit dem Plan (dem Zeitplan) vergleichen.

Da der Zeitplan der Gesamtplan ist, wird er nicht durch Zuweisungen oder Stunden beeinflusst, die Ihr Team ad hoc nachverfolgt (z. B. Krankheitszeit oder zusätzliche Projekte, denen die Person ursprünglich nicht zugewiesen war).