Tipps zum Erfassen und Analysieren von Zeiten und Budgets

Erfassen Sie nicht mehr, als Sie brauchen.

Zeiterfassung belastet die Person, die für die Eingabe verantwortlich ist. Es ist effizienter, möglichst wenig zu erfassen, um die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen.

Einige Organisationen erfassen Zeit überhaupt nicht. Sie gehen davon aus, dass die geplante Zeit mit der angefallenen übereinstimmt. Diese Teams berechnen die angefallenen Stunden und Beträge als bestätigte und unbestätigte zuvor geplante Stunden.

Andere Organisationen benötigen mehr Informationen und erfassen nur die für jedes Projekt erforderlichen Stunden. Sie legen die Zeiterfassung auf Stunden und Minuten fest.

Eine detaillierte Erfassung erfordert, dass Ihr Team für jeden Eintrag Notizen eingibt. Diese Methode ermöglicht eine bessere Filterung und Analyse der gemeldeten Stunden.

Eine gute Entscheidungsfindung ermöglichen

Die am Projekt arbeitenden Personen können die Zeiteinteilung für ihre Arbeit besser einschätzen, sofern Erwartungen an Fristen und dafür aufzuwendende Zeit klar sind.

Am besten gestalten Sie Zuweisungen möglichst offen, z. B. eine einwöchige Zuweisung von 20 % der Zuordnung einer Person, anstatt diese Zuweisung auf einen einzigen Tag à acht Stunden festzulegen. Auf diese Weise können Personen sich die ganze Woche auf nicht so detaillierte Erwartungen fokussieren.

Segmentübergreifende Analyse

Berichte ermöglichen es Ihnen, angefallene und zukünftige Stunden, Budgets, Auslastungen und mehr aus verschiedenen Perspektiven zu gruppieren. Sie können die Stunden für ein Projekt analysieren, alle Stunden nach Kunden, Disziplin, Rolle oder Monat gruppiert oder nach vielen anderen Kategorien analysieren.

Die Analyse von Berichten hilft Ihnen, in Zukunft strategische Anpassungen vorzunehmen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass bestimmte Personen stets mehr Zeit für die Arbeit benötigen oder bestimmte Kunden immer das Budget überschreiten. Diese Details helfen Ihnen, Ihre Schätzungen in Zukunft anzupassen. So zum Beispiel für den Kunden, der immer das Budget überschreitet. Sie können drei zusätzliche Wochen hinzufügen, wenn Sie Ihr nächstes Projekt mit ihm beginnen.

Sie können Projektvorlagen mit empfohlenen Budgets für bestimmte Aktivitäten erstellen. Berichtsdaten geben Ihnen einen wahren Einblick in die Einrichtung dieser Vorlagen und verbessern so jedes Mal Ihre Baseline-Planung.