Zeit oder Ausgaben genehmigen

Genehmigungs-Workflow aktivieren

RM-Admins können Genehmigungen für Zeit- und Ausgabeneinträge für ihre Organisation einrichten. Navigieren Sie in Kontoeinstellungen zum Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow).

• Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
• Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.

Hier können Sie Folgendes tun:

• Den Genehmigungs-Workflow für Zeiten und Kosten aktivieren

• Einträge nach Genehmigung sperren

  Sie müssen diese Einstellung aktivieren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen nach der Genehmigung von Einträgen keine zusätzliche Zeit oder Ausgaben hinzufügen können. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, können Benutzer*innen genehmigten Zeiten oder Ausgaben nicht bearbeiten, aber sie können zusätzliche Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen.

• Projektinhaber*innen erlauben, die Zeiten und Ausgaben für Projekte zu genehmigen, deren Inhaber*innen sie sind
• E-Mail-Benachrichtigungen für Zeit- und Ausgabengenehmigungen einrichten
• Genehmiger*innen erlauben, eingereichte Zeit- und Ausgabeneinträge zu entsperren

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Genehmigeransicht

Legen Sie fest, wer Zeit und Ausgaben in den Profileinstellungen einer Person genehmigt.

So rufen Sie die Genehmigeransicht auf:

1. Wählen Sie Meine Arbeit (in Ihrer Profilseite) aus.
2. Wählen Sie den Tab Genehmigungen aus.
3. Wählen Sie im linken Bereich die Option Genehmigeransicht aus.

Wenn Sie die Einträge genehmigen, ist dies Ihre Standardansicht. Projektbearbeiter*innen wird diese Ansicht standardmäßig angezeigt, wenn Projektinhaber*innen auch Genehmiger*innen sind. 

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Genehmigungen als Projektinhaber*in

Sie können Resource Management so konfigurieren, dass Projektinhaber*innen Zeit und Ausgaben für Projekte, deren Inhaber*innen sie sind, überprüfen und genehmigen können. Projektinhaber*innen sehen Zeiterfassungen für die Zeit im Zusammenhang mit Ihren Projekten, sehen aber keine Zeiten für Projekte, die anderen gehören.

Sie können die angezeigten Zeiterfassungen nach den folgenden Kategorien filtern:

• Zeitraum: Zeigen Sie Zeiterfassungen für dieses Jahr, dieses Quartal, diesen Monat, diese Woche, letztes Jahr usw. an. 
• Genehmigungsstatus: Zeigen Sie Zeiterfassungen nach ihrem aktuellen Genehmigungsstatus an.
  • Abgelehnt: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die Sie nicht genehmigt haben.
  • Genehmigt: Zeigen Sie die von Ihnen genehmigten Zeiterfassungen an.
  • Genehmigung ausstehend: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die Benutzer*innen zur Genehmigung eingereicht haben.
  • Nicht eingereicht: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, bei denen Benutzer*innen auf den Wert zugegriffen haben, ihn aber nicht bearbeitet oder den Zeitplan akzeptiert haben.
  • [keine]: Zeigen Sie Zeiterfassungen von Benutzer*innen an, die noch keine Maßnahmen zu ihrem zugewiesenen Zeitplan ergriffen haben.
• Genehmiger: Zeigen Sie die Zeiterfassungen an, die Ihnen oder anderen Genehmiger*innen zugewiesen sind.
• Projektinhaber: Filtern Sie Zeiterfassungen nach ihren Projektinhaber*innen.
• Personen: Zeigen Sie Zeiterfassungen bestimmter Benutzer*innen an.
• Projekt: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die mit einem bestimmten Projekt verknüpft sind
• Kunde: Zeigen Sie Zeiterfassungen von Benutzer*innen an, die einem bestimmten Kunden zugewiesen sind.
• Disziplin: Zeigen Sie Zeiterfassungen nach der Art der Arbeit der Benutzer*innen an (z. B. HR oder IT)
• Rolle: Filtern Sie Zeiterfassungen nach der Rolle der Benutzer*innen (z. B. Manager*in oder Texter*in).
• Tags für Personen: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Tags für Personen der Benutzer*innen.
• Phasenname: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die mit einer bestimmten Projektphase verknüpft sind. 
• Projekt-Tags: Filtern Sie Zeiterfassungen nach ihrer Projektkategorie.
• Freistellungsart: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Freistellungsarten der Benutzer*innen.
• Fähigkeiten: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen.

Die Genehmigeransicht gruppiert Zeiteinträge in wöchentliche Zeiterfassungen. Jede Zeiterfassung zeigt die für jedes Projekt erfassten Stunden pro Person und Woche.

Sie können die bestätigten und geplanten Gesamtstunden für jedes Projekt zusammen mit einer berechneten Differenz sehen (positiv für mehr als geplant, negativ für weniger als geplant).

Ressourcen, die Zeit für ein Projekt einreichen, sind für Projekt-Inhaber*innen nicht sichtbar, es sei denn, sie werden dem Projekt als Teammitglied mit Zeit für das Projekt hinzugefügt. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen als Teammitglied zu Ihrem Projekt hinzugefügt haben, um Zeit genehmigen zu können.

Projekt-Inhaber*innen können die eingereichte Zeit von Ressourcen, die anderen Projekten zugewiesen sind, nur unter folgenden Bedingungen anzeigen: 

• Sie haben mindestens Berechtigungen als Portfolio-Bearbeiter.
• Der*Die Projektinhaber*in kann Ressourcen genehmigen.
• Die Ressourcen sind als Teammitglieder Teil des Projekts und haben Zeit für das Projekt eingereicht. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen als Teammitglied zu Ihrem Projekt hinzugefügt haben, um Zeit genehmigen zu können.

Zeit- und Ausgabendetails anzeigen

Weitere Details finden Sie in den Zeiterfassungen, die Sie in der Genehmigeransicht sehen. 

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Zeiterfassungen oder Ausgaben-Sheets filtern 

Sie können Zeit für bestimmte Projekte statt für den gesamten Stundenzettel oder das gesamte Ausgaben-Sheet genehmigen. So zeigen Sie Zeiteinträge für ein bestimmtes oder mehrere Projekte an und genehmigen diese:

1. Verwenden Sie im linken Bereich die Filter für Projekt oder Projekt-Tags.
   • Nach dem Einrichten dieser Filter werden nur Zeiterfassungen für die von Ihnen ausgewählten Projekte oder Projektkategorien angezeigt. 
2. Wählen Sie in der Zeiterfassung Genehmigen und Sperren aus.

Dies wirkt sich nicht auf Einträge für Projekte aus, die Sie nicht im Filter ausgewählt haben.

So genehmigen Sie Zeit oder Ausgaben

Verwenden Sie Benachrichtigungen, um Personen zu informieren, wenn ihre Zeit- oder Ausgabeneinträge abgelehnt oder genehmigt werden.

Wählen Sie unten im Stundenzettel Genehmigen und Sperren aus, um den Zeit- oder Ausgabeneintrag zu genehmigen. 

Um sicherzustellen, dass Benutzer*innen keine Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen können, aktivieren Sie die Einstellung, die Zeit- und Ausgabeneinträge nach der Genehmigung automatisch sperrt. Sie können dies im Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow) der Kontoeinstellungen tun. 

Eine Zeiterfassung oder ein Ausgaben-Sheet ablehnen

1. Geben Sie im unteren linken Bereich der Zeiterfassung oder des Ausgaben-Sheets eine Notiz in das Textfeld ein. 
   • Wenn Sie die Zeiteingabe ablehnen, ohne eine Notiz zu hinterlassen, werden Sie vom System aufgefordert, eine Notiz zu hinterlassen. 
2. Wählen Sie Ablehnen aus. 

Nach der Ablehnung einer Zeiterfassung oder eines ausgaben-Sheets, wird es auf Nicht eingereicht zurückgesetzt. Die einreichende Person muss den Zeit- oder Ausgabeneintrag anpassen und erneut zur Genehmigung einreichen. 

Meine Ansichten verwenden

Erstellen Sie eine oder mehrere gespeicherte Ansichten für verschiedene Szenarien. 

Wenn Sie eine gespeicherte Ansicht erstellen, können Sie leicht darauf zugreifen, indem Sie zu Meine Ansicht wechseln.

So erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht 

1. Rufen Sie den Tab Genehmigungen auf. 
2. Wählen Sie im linken Bereich die Option Genehmigeransicht aus. 
3. Passen Sie im linken Bereich den gewünschten Zeitrahmen, den Genehmigungsstatus und andere Filter an. 
4. Scrollen Sie nach oben zu Meine Ansichten. 
5. Wählen Sie + Aktuelle Ansicht speichern aus.