In QuickBooks exportieren

Wenn Sie Daten aus Resource Management in QuickBooks verwenden möchten, müssen Sie zuerst einen Bericht erstellen und ihn dann exportieren.

Dieses Verfahren gilt nur für einen PC-Desktop.

Bericht erstellen

Erstellen Sie einen Bericht, der die Daten enthält, die Sie exportieren möchten. Sie können beispielsweise einen Bericht mit dem Namen October Invoicing erstellen. Passen Sie Ihre Einstellungen nach Bedarf an. Sie können Berichte zu Projekten, Phasen, Urlaubszeiten oder anderen Daten, die Sie in QuickBooks verwenden möchten, erstellen und exportieren.

1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Berichte aus. 
2. Wählen Sie oben rechts Neuer Bericht aus.
3. Wenden Sie im linken Bereich die folgenden Einstellungen an:
   • Ansicht: Zeit und Gebühren > Öffnungszeiten
   • Zeitrahmen: Benutzerdefinierter Datumsbereich
     • Startdatum: 1. Oktober 
     • Enddatum: 31. Oktober
   • Erste Gruppierung nach: Projekt (zeigt alle Projekte in diesem Zeitraum)
   • Gruppiere dann nach: Teammitglied (zeigt alle Stunden an, die von allen Personen in deinem Unternehmen innerhalb dieses Zeitrahmens gearbeitet wurden)
4. Wählen Sie Bericht ausführen aus.

Speichern Sie Berichte auf Ihrer persönlichen Seite oder Berichtsseite, um in Zukunft problemlos darauf zugreifen zu können. Wählen Sie oben rechts Speichern und wählen Sie den Speicherort aus.

Daten exportieren

1. Wählen Sie bei geöffnetem Bericht oben rechts Exportieren nach > Zeiteinträge für QuickBooks exportieren aus. 
   Dadurch wird eine IIF-Datei gespeichert, die QuickBooks-spezifische Datei, die alle Ihre Resource Management-Daten enthält. 
2. Laden Sie die Datei von Resource Management herunter und speichern Sie sie dort, wo Sie sie finden können.

QuickBooks öffnen

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mit den beigefügten Rechnungssätzen in QuickBooks sind. Dies ist wahrscheinlich bereits eingerichtet, wenn Sie QuickBooks für Buchhaltung und Gehaltsabrechnung verwenden.
2. Öffnen Sie QuickBooks. 
3. Navigieren Sie zu Datei > Dienstprogramme > Import > .IIF-Datei importieren und navigieren Sie zu Ihrer gespeicherten .IIF-Datei.
4. Wählen Sie das Projekt aus, das Sie in Rechnung stellen möchten. Wählen Sie unten auf der Seite Rechnung erstellen aus. 

Ihre Rechnung sollte die in QuickBooks eingerichteten Rechnungssätze übernehmen und sie mit den in Resource Management aufgezeichneten Stunden abgleichen.

QuickBooks-Datenzuordnung

Sie müssen die IFF-Datei, die Sie von Resource Management herunterladen, nicht formatieren, um sie in QuickBooks zu importieren. Stellen Sie jedoch sicher, dass die Daten zwischen QuickBooks und Resource Management übereinstimmen, damit Sie die Zuordnung verstehen.

Die Schreibweise und der Abstand aller Ihrer Elemente müssen zwischen den beiden Systemen exakt gleich sein.

QuickBooks-Daten werden Resource Management wie folgt zugeordnet:

• QuickBooks: Kunde = Ressourcenmanagement: Kunde
• QuickBooks: Job = Ressourcenmanagement: Projekt
• QuickBooks: Mitarbeiter = Ressourcenmanagement: Personen
• QuickBooks: Serviceartikel oder Artikel = Ressourcenmanagement: Aufgabenkategorie
• QuickBooks: Notizen oder Beschreibung = Ressourcenmanagement: Notizen
• QuickBooks: Tarif = Ressourcenmanagement: Rechnungssatz