Zusammenarbeit an Inhalten mithilfe von Korrekturen

Mit Smartsheet-Korrekturen können Sie und Ihr Team in kürzester Zeit verschiedenste Inhalte prüfen und genehmigen. Nutzen Sie den einfachen, schlanken Korrekturprozess, um Dateibilder, Videos, PDF-Dateien und Microsoft Office-Dokumente hochzuladen, Dateiversionen zu steuern, Feedback mit Anmerkungen anzufordern und zu erfassen sowie Genehmigungen von Entscheidungsträgern einzuholen.

Korrektur hinzufügen

Ist die Korrekturfunktion aktiviert, können Sie Korrekturen zur Prüfung hinzufügen.

1. Klicken Sie in der Zeile, in die Sie die Korrektur einfügen möchten, auf das Symbol „Korrektur einfügen“  in der Korrekturspalte, um den Korrekturbereich zu öffnen.
   
   Der Korrekturbereich öffnet sich, einschließlich des Bereichs „Datei hochladen“.
2. Klicken Sie auf Datei hochladen, um die Datei zu finden und hochzuladen, die Sie korrigieren möchten (oder, falls Ihnen der Speicherort der Datei bekannt ist, ziehen Sie sie direkt in den Bereich).
   

Nun können Sie gemeinsam an der Korrektur arbeiten.

Unterstützte Anlagen

Sie können nur eine Korrektur pro Zeile mit den Dateitypen aus der Tabelle im Anschluss erstellen.

TIPP: Verwenden Sie Korrekturen für WIP-Dateien, die eine Prüfung erfordern, und verwenden Sie Anlagen, um abgeschlossene Dateien hochzuladen.

HINWEISE:  

• Die Smartsheet-Erweiterung für Adobe Creative Cloud unterstützt nicht das Hochladen mehrerer Bilder in Photoshop, Illustrator und InDesign.

• Um eine neue Dateiversion hochzuladen, klicken Sie in dem Bereich oben rechts auf „Version“. Weitere Informationen zur Erstellung von Korrekturversionen finden Sie im Abschnitt Arbeit mit Korrekturversionen in diesem Artikel.

Gemeinsame Arbeit an Korrekturen

Steht im Korrekturbereich eine Korrektur zur Verfügung, kann die Zusammenarbeit beginnen. Die Art der Zusammenarbeit hängt davon ab, ob Prüfer Zugriff auf Ihr Blatt haben und ob Sie Entscheidungen zu Genehmigungen von ihnen benötigen.

Prüfung und Genehmigung anfordern

Sie können jeden Benutzer mit einer gültigen E-Mail-Adresse einladen, Ihre Korrektur zu prüfen (das schließt auch Benutzer ohne Lizenz und Personen außerhalb Ihrer Organisation mit ein).

So fordern Sie Feedback an:

1. Wählen Sie die Korrektur aus, die von anderen geprüft werden soll, und klicken Sie oben im Korrekturbereich auf Feedback anfordern.
2. Nun öffnet sich das Fenster „Prüfung zur Korrektur versenden“. Geben Sie hier den Namen bzw. die E-Mail-Adressen der Personen ein, die Ihre Korrektur prüfen sollen.
3. Achten Sie darauf, dass Sie in den Feldern „Betreff“ und „Nachricht“ alle Informationen eintragen, die Ihre Prüfer benötigen.
4. Klicken Sie auf Senden.

Die Personen, die Sie um Feedback bitten, erhalten eine Anforderung mit einem Link, über den sie direkt zu einer externen Prüfungsseite gelangen. Wenn die Empfänger auf die Anforderung klicken, werden sie auf eine Prüfungsseite außerhalb von Smartsheet weitergeleitet. Weitere Informationen zur Prüfung von Korrekturen im Rahmen von Prüfungsanforderungen finden Sie unter: Umgang mit Prüfungsanforderungen.

Sie können keine Prüfungen von Korrekturen anfordern, deren Zeilen gesperrt sind. Weitere Informationen zum Sperren und Entsperren finden Sie unter Spalten und Zeilen sperren oder entsperren.

Feedback ohne Genehmigungen einholen

Wenn Sie eher an informellem Feedback von Personen interessiert sind, die Zugriff auf Ihr Blatt haben, können Sie sie in einem Kommentar in der Korrektur @erwähnen. Die Personen können Änderungen allerdings nur dann genehmigen oder anfordern, wenn Sie ihnen eine Prüfungsanforderung senden.

Wenn Sie per @Erwähnung jemanden markieren, für den das Blatt nicht freigegeben ist, und Sie selbst Inhaber, Administrator oder Bearbeiter mit Freigabeberechtigung sind, können Sie das Blatt freigeben und den gewünschten Personen entsprechende Berechtigungen erteilen, damit sie auf den Kommentar zugreifen können. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.

Arbeit mit Korrekturversionen

Wenn Sie Änderungen an einer Datei vornehmen, die sich in einer Korrektur befindet (ggf. infolge von Feedback, das Sie während des Prüfprozesses erhalten), können Sie die geänderte Version hochladen, damit die Korrektur auf dem aktuellen Stand ist.

Korrekturversionen hochladen

So laden Sie eine neue Version einer Datei als Korrektur hoch:

1. Klicken Sie oben rechts im Korrekturbereich auf Version.
2. Wählen Sie Neue Version erstellen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hochladen, die sich links im Korrekturbereich öffnet.
4. Wählen Sie die Datei von Ihrem Computer aus und laden Sie sie hoch (oder ziehen Sie die Datei direkt in den Upload-Bereich des Fensters).

Das war's! Die neue Datei wird nun als aktuelle Korrekturversion hochgeladen. Die Versionsanzeige gibt nun an, dass mehrere Versionen der Korrektur vorliegen. Alle älteren Fassungen werden gesperrt. 

Bei Korrekturversionen sollten die folgenden Dinge beachtet werden:

• Gesperrte Versionen können zwar geöffnet, aber nicht mehr bearbeitet oder kommentiert werden.
• Personen, für die ein Blatt als Administrator (es muss sich um einen lizenzierten Administrator handeln) freigegeben wird, können Kommentare aus älteren Versionen entfernen.
• Alle Benutzer, die Zugriff auf das Blatt haben, können die im Korrektur-Container abgelegten früheren Korrekturfassungen einsehen.
• Externe Anforderungen und der externe Zugriff auf frühere Versionen werden gesperrt.
• Antworten auf Anforderungen verbleiben in der Version. Hierzu zählen auch Kommentare sowie ausstehende, abgelehnte und genehmigte Anforderungen.

Korrekturversionen löschen

Um eine Korrekturversion zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen und gehen Sie auf Letzte Version löschen.

Wenn Sie die letzte Version löschen:

• Werden die Dateien entfernt.
• Werden alle Kommentare zu der Version gelöscht.
• Werden alle ausstehenden Prüfungsanforderungen storniert.
• Die frühere Version wird aktiviert und steht nun zur Prüfung zur Verfügung.

Eine Korrektur abschließen 

Sie können eine Korrektur im Korrekturbereich als abgeschlossen markieren, um sie im Fenster und auf der externen Prüfseite schreibgeschützt zu machen.

Um eine Korrektur als abgeschlossen zu markieren, müssen Sie ein lizenzierter Blattinhaber, Administrator oder Bearbeiter sein.

Wenn eine Korrektur abgeschlossen ist, kann niemand mehr neue Versionen hochladen, Kommentare hinzufügen oder bearbeiten. Die Benutzer können immer noch Kommentare prüfen und die Dateien in jeder Version herunterladen.
Der Blattinhaber und Administratoren können Kommentare in einer abgeschlossenen Korrektur löschen. Der Blattinhaber, Administratoren und Bearbeiter haben auch die Möglichkeit, die Korrektur wieder auf nicht abgeschlossen zu setzen.

Um eine Korrektur als abgeschlossen zu markieren, öffnen Sie sie im Korrekturbereich und klicken Sie auf den Umschalter für abgeschlossene Korrekturen oben im Fenster.

Fertig! Die Korrektur ist nun abgeschlossen. 

HINWEIS: Wenn Sie Kommentare wieder zulassen oder weitere Versions-Uploads für die Korrektur erlauben möchten, klicken Sie wieder auf den Umschalter, um die Korrektur wieder als nicht abgeschlossen zu markieren.

Prüfungsanforderung stornieren

Wenn Sie eine Prüfungsanforderung versenden, diese aber später stornieren möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen  und wählen Sie Überprüfungsanforderung stornieren.

Wird eine Überprüfungsanforderung storniert, werden die bereits erfassten Antworten zu der Anforderung gelöscht, und die Empfänger haben keinen Zugriff mehr auf die Korrektur.