Smartsheet Control Center: Eingangssheet einrichten

Die Rolle des Eingangssheets in einem Blueprint

Ein Eingangssheet verwendet die erfassten Daten, um automatisch den Zusammenfassungsabschnitt (oder die Profildaten) Ihrer Projektsheets auszufüllen. 

Mithilfe eines Eingangssheets können Sie den Zugriff auf die Profildaten für jedes Projekt standardisieren und beschränken.

Sie können Elemente wie Budget oder das Fälligkeitsdatum eines Projekts sperren, um zu verhindern, dass Teammitglieder wichtige Datenpunkte ändern. 

Sie müssen nicht alle Ihre Felder sperren – Sie können bei der Projekterstellung auch die manuelle Dateneingabe erlauben.

Ein Eingangssheet hilft auch bei der Verwaltung der Anforderungen.

Hier ist ein Beispiel für einen typischen Workflow:

• Ihr Team reicht Vorschläge oder Anforderungen für neue Projekte über ein Formular ein.
• Manager prüfen und genehmigen oder lehnen die einzelnen Projekte ab, alles über ein einzelnes Sheet.
• Jetzt können Sie genehmigte Projekte in Smartsheet Control Center erstellen.

Eingangssheet erstellen und konfigurieren

Öffnen Sie zunächst Smartsheet:

1. Wählen Sie den Tab Start aus.
2. Suchen Sie den Administrator-Arbeitsbereich im linken Bereich.
3. Wählen Sie Neu erstellen > Tabelle aus.
4. Geben Sie unter Benennen Sie Ihr Sheet einen Namen für Ihr Eingangssheet ein.
5. Wählen Sie OK aus.

Konfigurieren Sie das Eingangssheet mit spezifischen Spalten. Erstellen Sie idealerweise die folgenden Spalten in Ihrem Eingangssheet.

Eine Spalte für den Projektnamen ist immer erforderlich.

Projektname (erforderlich)

Geben Sie den Namen der einzelnen Projekte in diese Spalte ein. Wenn Sie ein Projekt erstellen, gilt diese Information als Name für das gesamte Projekt. Er sollte in Ihrer Zusammenfassung in der primären Spalte angegeben werden. 

Genehmigung (optional)

Eine Genehmigungsspalte beschränkt, welche Projekte Sie in Control Center erstellen können. Wenn Sie den Status Genehmigung erforderlich verwenden, können Sie nur genehmigte Projekte erstellen. Ohne Genehmigungsspalte können alle Projekte im Eingangssheet bereitgestellt werden. 

Verwenden Sie ein Kontrollkästchen oder ein Dropdown-Menü für den Spaltentyp und aktualisieren Sie die Spalte immer dann, wenn Sie ein Projekt genehmigen. Dadurch erstellen Sie nur genehmigte Projekte in Control Center. 

Projekt erstellt (optional)

Eine Spalte „Projekt erstellt“ beschränkt das Projekt auf eine einzelne Instanz. Wenn Sie ein Projekt als erstellt markieren, wird es bei der Erstellung eines neuen Projekts nicht als Option angezeigt. 

Verwenden Sie ein Kontrollkästchen oder ein Dropdown-Menü für den Spaltentyp und aktualisieren Sie die Spalte, wenn Sie einzelne Projekte genehmigen, damit sie nicht doppelt erstellt werden.

Projekt-Link (optional)

Wenn Sie im Blueprint-Generator im Bildschirm Eingangseinstellungen die Option Show Additional Intake Options ausgewählt haben, sehen Sie die Option zum Erstellen eines Projekt-Links.

Dies ist eine Verknüpfung zu dem Projekt selbst im Eingangssheet. 

Eingangsprofildaten (optional)

Weitere Spalten können automatisch Eingangsprofildaten einfüllen, wenn Sie ein Projekt erstellen. Geben Sie diesen Spalten genau denselben Namen, der auch in Ihren Profildaten angezeigt wird. 

Konfigurieren Sie dies als Kontaktlistenspalte, wenn Profildaten für die Einstellung von Berechtigungen verwendet werden sollen.

Best Practices zur Optimierung der Erfassung

• Wenn Sie Projekte genehmigen, beschränken Sie die Freigabe auf Berechtigungen auf Bearbeiterebene.
• Erstellen Sie ein Smartsheet-Formular, um Benutzern das Stellen von Projektanforderungen zu erleichtern.
• Erstellen Sie einen Alarm, um Projektgenehmiger zu benachrichtigen, wenn eine neue Projektanforderung eingeht.
• Fügen Sie weitere Spalten hinzu, um Genehmigungsprozesse mit mehreren Ebenen nachzuverfolgen. Sie benötigen nur die finale Genehmigung, um das Projekt zu erstellen. 

Zusätzliche Eingangssheets erstellen

Sie können maximal vier Eingangssheets erstellen und bis zu 5.000 Projekte pro Sheet verwalten.

Um zusätzliche Eingangssheets zu erstellen, sollten Sie:

• Programm verwalten und Ihr Blueprint auswählen.
• Die Eingangseinstellungen aufrufen.
• Aktivieren Sie den Schalter Mehrere Eingangssheets hinzufügen.

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Eingangssheet duplizieren

Sie können Ihr aktuelles Eingangssheet duplizieren, indem Sie Kopien des Eingangssheets erstellen > Speichern auswählen.

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Wenn Sie mehrere Eingangssheets haben, sollten Sie Folgendes beachten:

• Jedes Mal, wenn Sie eine Kopie anlegen, kopiert das System das vorhandene Eingangssheet. 
• Ihr Blueprint weist nun darauf hin, dass Sie über mehrere Eingangssheets verfügen. 
• Das System synchronisiert Ihre Profildaten automatisch mit Ihren zahlreichen Eingangssheets. 
• Sie können Projekte über alle Eingangssheets bereitstellen. 
• Verwenden Sie mehrere Eingangssheets für Blueprints mit mehr als 1.000 Projekten.

Wenn Sie mehrere Eingangssheets haben, sollten Sie Folgendes vermeiden:

• Verschieben Sie keine Projekte zwischen Sheets, um zu vermeiden, dass Zellenverknüpfungen getrennt werden.
• Löschen Sie keine Projektzeilen aus dem Eingangssheet, da Sie sie nicht wiederherstellen können.
• Verwenden Sie bei mehrstufigen Blueprints nicht mehrere Eingangssheets. 
• Verwenden Sie nicht mehrere Eingangssheets für Blueprints mit weniger als 1.000 Projekten.