Smartsheet Control Center: Ein Eingangsblatt einrichten

Mit einem Eingangsblatt können Sie Profildaten aufnehmen und die Projekterstellung verwalten. Dies ist ein Teil Ihres Blueprints, ebenso wie der Blueprint-Quellordner, das Zusammenfassungsblatt und sämtliche anderen verbundenen Dokumente. Speichern Sie es in Ihrem Administratorordner, damit Sie steuern können, wer Zugriff darauf hat.

Die Rolle des Eingangsblattes in einem Blueprint

Ein Eingangsblatt verwendet automatisch die für das Ausfüllen des Zusammenfassungsabschnitts erfassten Daten (oder Profildaten) Ihrer Projektblätter. 

Das Eingangsblatt standardisiert und beschränkt den Zugriff auf die Profildaten für jedes Projekt. Elemente wie Budget oder Fälligkeitsdatum eines Projekts zu sperren, verhindert, dass Teammitglieder wichtige Datenpunkte ändern. 

HINWEIS: Sie müssen nicht alle Ihre Felder sperren – Sie können bei der Projekterstellung auch die manuelle Dateneingabe erlauben.

Ein neues Projekt zieht Profildaten aus einem Eingangsblatt
A new project pulling profile data from an Intake Sheet

 

Ein Eingangsblatt hilft auch bei der Verwaltung der Anforderungen. Hier ist ein Beispiel für einen typischen Workflow:

  • Ihr Team reicht Vorschläge oder Anforderungen für neue Projekte durch ein Formular ein (siehe: Informationen über ein Formular sammeln)
  • Manager prüfen und genehmigen oder lehnen die einzelnen Projekte ab, alles über ein einzelnes Blatt 
  • Genehmigte Projekte können dann in Control Center erstellt werden

Das Eingangsblatt erstellen und konfigurieren

Öffnen Sie zunächst Smartsheet:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Start.
  2. Suchen Sie den Administrator-Arbeitsbereich im linken Bereich.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Administrator-Arbeitsbereich und klicken Sie dann auf Neu erstellen>Tabellenblatt.
  4. Geben Sie im Fenster „Benennen Sie Ihr Blatt“ einen Namen für das Eingangsblatt ein und klicken Sie auf OK.

Als nächstes sollten Sie das Eingangsblatt mit spezifischen Spalten konfigurieren. Erstellen Sie die unten in Ihrem Eingangsblatt aufgeführten Spalten. 

HINWEIS: Die meisten aufgeführten Spalten sind empfohlen, aber optional. Lediglich die Spalte für den Projektnamen ist erforderlich. (Weitere Informationen zum Erstellen von Spalten in Blättern und zum Arbeiten mit verschiedenen Spaltentypen finden Sie unter „Verwenden Sie den besten Spaltentyp für Ihre Daten.)

Projektname (erforderlich)

Geben Sie den Namen der einzelnen Projekte in diese Spalte ein. 

Wenn Sie z. B. ein Geschäft eröffnen, könnte der Name der Standort dieses Geschäftes sein. Wenn Sie ein Projekt erstellen, werden diese Informationen als Name für das gesamte Projekt verwendet. Er sollte in Ihrer Zusammenfassung in der primären Spalte angegeben werden. 

Genehmigung (optional)

Eine Genehmigungsspalte beschränkt, welche Projekte in Control Center erstellt werden können. Wenn Sie den Status „Genehmigung erforderlich“ verwenden, können nur genehmigte Projekte erstellt werden. Ohne Genehmigungsspalte können alle Projekte im Eingangsblatt erstellt werden. 

Verwenden Sie ein Kontrollkästchen oder ein Dropdown-Menü für den Spaltentyp und aktualisieren Sie die Spalte, wenn die einzelnen Projekte genehmigt wurden. Dadurch können nur genehmigte Projekte in Control Center erstellt werden. 

Projekt erstellt (optional)

Ein Spalte „Projekt erstellt“ beschränkt das Projekt auf eine einzelne Instanz. Als erstellt markierte Projekte werden bei der Erstellung eines neuen Projekts nicht als Option angezeigt.

Verwenden Sie ein Kontrollkästchen oder ein Dropdown-Menü für den Spaltentyp und aktualisieren Sie die Spalte, wenn die einzelnen Projekte genehmigt wurden. Dadurch verhindern Sie doppelte Projekte.

Projekt-Link (optional)

Wenn Sie im Blueprint-Generator im Fenster „Eingangseinstellungen“ die Option „Weitere Eingangsoptionen anzeigen“ ausgewählt haben, sehen Sie die Option zum Erstellen eines Projekt-Links. Dies ist eine Verknüpfung zu dem Projekt selbst, das im Eingangsblatt platziert wurde. 

Eingangsprofildaten (optional)

Weitere Spalten können automatisch Eingangsprofildaten einfüllen, wenn Sie ein Projekt erstellen. Geben Sie diesen Spalten genau denselben Namen, der auch in Ihren Profildaten angezeigt wird. 

TIPP: Konfigurieren Sie dies als Kontaktlistenspalte, wenn Profildaten für Einstellungsberechtigungen verwendet werden sollen.

Beispiel für ein Eingangsblatt
Example of Intake Sheet

Bewährte Vorgehensweisen zur Straffung Ihres Eingangsprozesses

  • Für Entscheidungsträger, die Projekte genehmigen: Beschränken Sie die Freigabe auf Berechtigungen auf Bearbeiterebene
  • Um Benutzern das Stellen von Projektanforderungen zu erleichtern, ohne auf das Eingangsblatt zugreifen zu müssen, erstellen Sie ein Smartsheet-Formular. (Details zur Erstellung von Formularen finden Sie unter Informationen über ein Formular sammeln.)
  • Erstellen Sie einen Alarm, um Projektgenehmiger zu benachrichtigen, wenn eine neue Projektanforderung eingereicht wurde. (Weitere Informationen finden Sie unter Ihre Arbeit mit Alarmen und Aktionen automatisieren.)
  • Fügen Sie weitere Spalten hinzu, um Genehmigungsprozesse mit mehreren Ebenen nachzuverfolgen. Sie benötigen nur die finale Genehmigung, um das Projekt zu erstellen. 
  • Erstellen Sie Blattfilter (siehe: Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten) und Berichten (siehe: Berichte zu Daten aus mehreren Blättern), um schnell Projekte zu finden und rascher zu handeln.