Dynamic View-App: Ansichten erstellen und verwalten

Optimieren Sie die Zusammenarbeit mit den detaillierten Blattfreigabefunktionen der Dynamic View-Premium-App. Geben Sie von Ihnen ausgewählte Abschnitte Ihres Blattes oder Berichts frei, ohne das Quellelement freigeben zu müssen. Sie können z. B. bestimmte Zeileninformationen für den entsprechenden Anbieter freigeben, damit dieser nur die für ihn relevanten Daten anzeigen und bearbeiten kann.

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Erstellung und Bearbeitung einer Ansicht als Dynamic View-Administrator. Wenn Sie nach Informationen zur Interaktion mit einer Ansicht suchen, lesen Sie nach unter Mit einer Ansicht interagieren.

Dieses Premium-Add-on ist zum Kauf verfügbar. Weitere Informationen zum Erhalt von Smartsheet-Premium-Apps erhalten Sie vom Smartsheet-Vertrieb.

Grundlagen zur Dynamic View-App

Bevor Sie mit der Erstellung von Ansichten in der App beginnen, müssen Sie die Quellblätter und -berichte erstellen, die Ihren Prozess enthalten, sowie die Berechtigungen für Ansichtsersteller festlegen. Lesen Sie nach unter Prozesse größenangepasst mit Dynamic View verwalten, um sicherzustellen, dass Sie zuerst alle notwendigen Elemente erstellen.

Auf die App zugreifen

Klicken Sie auf den Launcher, um auf die App zuzugreifen.

Smartsheet-Launcher

 

Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf die App über den Launcher haben, lesen Sie nach unter Über den Launcher auf Premium-Apps und Vorlagen zugreifen.

Wer Ansichten erstellen kann

Smartsheet-Benutzer, die Mitglieder einer Organisation sind, die Dynamic View erworben hat, können Ansichten erstellen. Benutzer benötigen mindestens Administratorrechte für ein Quellblatt oder einen -bericht, um ausgehend von dieser Quelle eine Ansicht zu erstellen.

HINWEIS: Auch wenn keine Lizenz für die Erstellung von Ansichten in Dynamic View erforderlich ist, sollten Sie nicht vergessen, dass eine Lizenz benötigt wird, um Inhaber von Smartsheet-Elementen zu sein, die als Quelle verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzertypen und Berechtigungen.

Neue Ansicht erstellen

Die Konfiguration dessen, welches Quellblatt oder welche Berichtsdaten freigegeben werden und für wen, beginnt mit der Erstellung einer Ansicht. 

Bevor Sie eine neue Ansicht erstellen, müssen Sie zunächst die Quellblätter und -berichte in Smartsheet erstellen, die Ihren Prozess beinhalten sollen. Informationen dazu, was Sie zur Erstellung einer neuen Ansicht benötigen, finden Sie unter Prozesse größenangepasst mit Dynamic View verwalten.

So erstellen Sie eine neue Ansicht:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldeinformationen an der Dynamic View-App an.
  2. Klicken Sie im linken Bereich auf das Menüsymbol (links oben) und wählen Sie Neue Ansicht.

    Ihr Smartsheet-Verzeichnis mit den verfügbaren Blättern und Berichten, anhand derer Sie Ansichten erstellen können, wird angezeigt.

    HINWEIS: Wenn Sie ein bestimmtes Blatt oder einen Bericht nicht im Verzeichnis sehen, sind Sie vielleicht nicht der Inhaber oder das Element wurde nicht mit Administratorberechtigungen für Sie freigegeben.
     
  3. Wählen Sie das Element aus, mit dem Sie Ihre Ansicht erstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

    HINWEIS: Wenn Sie das falsche Quellelement ausgewählt haben, müssen Sie eine andere neue Ansicht erstellen. (Sie können nicht zurückgehen und ein anderes Quellelement auswählen.)

Die Einstellungsseiten für die Ansicht werden angezeigt (beginnend mit der Seite „Allgemein“). Hier können Sie mithilfe des Navigationsbereichs oben zwischen den einzelnen Seiten navigieren, während Sie alles vom Namen bis hin zu detaillierten Freigabeberechtigungen konfigurieren.

Informationen und bewährte Vorgehensweisen zu den einzelnen Seiten finden Sie unten unter „Ansichtsbedingungen und Freigabelogik konfigurieren“.

Eine bestehende Ansicht bearbeiten

  1. Klicken Sie in der Dynamic View-App auf das Menüsymbol links oben, um Ihre verfügbaren Ansichten anzuzeigen.
  2. Wählen Sie die zu bearbeitende Ansicht aus – sie lädt alle relevanten Daten.
  3. Sobald die Ansicht geladen wurde, klicken Sie links oben (unter Ihrem Profilbild) auf „Einstellungen“.

Die Einstellungsseiten für die Ansicht werden angezeigt (beginnend mit der Seite „Allgemein“). Hier können Sie mithilfe des Navigationsbereichs oben zwischen den einzelnen Seiten navigieren, während Sie alles vom Namen bis hin zu detaillierten Freigabeberechtigungen konfigurieren.

Informationen und bewährte Vorgehensweisen zu den einzelnen Seiten finden Sie unten unter „Ansichtsbedingungen und Freigabelogik konfigurieren“.

Ansichtsbedingungen und Freigabelogik konfigurieren

Das Besondere an Dynamic View ist, dass sehr detaillierte Freigabeoptionen festgelegt werden und eine Bedingungslogik erstellt werden kann, die neue Daten basierend auf bestimmten Änderungen am Quellelement (die Sie definieren) zeigt.

Sie bestimmen alle diese Optionen auf den Einstellungsseiten dieser Ansicht. Informationen und bewährte Vorgehensweisen zu den einzelnen Seiten finden Sie in den Abschnitten unten.

Anzeigeeinstellungen

Allgemein: Ihre Ansicht benennen und allgemeine Berechtigungen festlegen

Auf der Seite Allgemein benennen Sie Ihre Ansicht und legen die allgemeinen Berechtigungen dafür fest, was die Benutzer anzeigen können und ob sie neue Elemente zu einem Quellblatt hinzufügen können.

  • Mit dem Filter zum Einschränken von Ansichten nach Blatt können Sie schnell verfeinern, welche Daten in der Ansicht angezeigt werden. (Weitere Informationen zu Blattfiltern.)
  • Mit der Einstellung Ansicht nach aktuellem Benutzer einschränken können Sie die Ansicht eines Benutzers auf nur wenige Zeilen filtern, die dieser Person in einer Kontaktlistenspalte zugewiesen werden. (Kontaktlistenspalten, die mehr Kontakte zulassen, sind auf 20 Kontakte pro Zelle beschränkt. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzern eine Aufgabe zuweisen.)
  • Um Benutzern das Einreichen neuer Elemente wieder in ein Quellblatt zu erlauben, aktivieren Sie Neues Element einreichen.
  • Wenn Sie Neues Element einreichen, wenn die Quelle ein Bericht ist aktivieren, müssen Sie auch ein einzelnes Quellblatt auswählen (auf das der Bericht verweist), in das neue Elemente eingereicht werden.
  • Geben Sie eine Ansichtsbeschreibung ein, um eine kurze Beschreibung des Zwecks dieser Ansicht zu bieten, einschließlich des Erstellers. Klicken Sie auf die Informationsschaltfläche neben dem Namen der Ansicht, um die Ansichtsbeschreibung zu lesen.

Ansichtsanzeige: Auswählen, welche Felder angezeigt werden

Geben Sie auf der Seite Ansichtsanzeige an, welche Felder aus der Quelle in der Ansicht angezeigt werden sollen. Klicken Sie hierfür auf den Namen eines Verfügbaren Feldes, das sofort als entsprechendes Sichtbares Feld angezeigt wird. 

Diese Felder sind immer sichtbar. Wenn Sie möchten, dass Felder nur bei Erfüllung bestimmter Bedingungen angezeigt werden, geben Sie sie nicht an im Abschnitt Sichtbare Felder. Sie können unter bestimmten Bedingungen Felder auf der Seite Detailbereich anzeigen.


Angezeigte Felder

  • Im Bereich Ansichtsfilter können Sie eine Dropdown- oder Symbolspalte anzeigen, um allen Benutzern mit Zugriff auf die Ansicht das Anwenden eines Schnellfilters basierend auf dieser Spalte zu erlauben.
  • Aktivieren Sie die Kästchen unter Anlagen und Kommentare, wenn Sie möchten, dass andere Kommentare anzeigen und hinzufügen können.

Dieser Felder werden in der Ansicht als Spalten und Zeilen angezeigt.

Hinweis: Um einen Filter mithilfe einer Dropdown-Liste oder eines Symbols zu erstellen, muss es sich bei dem Feld um ein Sichtbares Feld handeln.

Spalten in der Ansicht

Detailbereich: Daten automatisch freigeben, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind

Auf der Seite Detailbereich können Sie:

  • Die Feldgröße genau einstellen (einzelne Zeile, mehrere Zeilen)
  • Eine benutzerdefinierte Bezeichnung für das Feld erstellen (klicken Sie auf den blauen Pfeil rechts neben „Benutzerdefinierte Bezeichnung“)
  • Die Zugriffsstufe und Wichtigkeit jedes Feldes festlegen (erforderlich, schreibgeschützt, ausgeblendet)

    Beachten Sie, dass wenn alle Optionen auf deaktiviert gesetzt sind, das Feld zwar bearbeitet werden kann, jedoch nicht unbedingt erforderlich ist.

    Feldstatus
     
  • Die Feldlogik definieren, die unter bestimmten Bedingungen Felder zeigt, wenn andere Änderungen am Quellelement vorgenommen wurden (entweder durch die Dynamic View-App oder direkt durch Smartsheet)

Klicken Sie auf das Symbol „Feldlogik“ im rechten Bereich, um Regeln zu erstellen, die Aktionen für das Anzeigen oder Ausblenden von Feldern basierend auf der Erfüllung bestimmten Bedingungen festlegen.

Die Feldlogik greift dabei auf Dropdown-Listen- und Symbolspalten zurück. Um Ihre Regeln für die Feldlogik benennen und speichern zu können, müssen Sie eine dieser Spalten in Ihrem Quellblatt haben. (Weitere Informationen zu Spalten.)

Rechter Bereich, Formularlogik

Hier finden Sie ein Beispiel für die Definition einer Feldlogikregel, die unter bestimmten Bedingungen ein Feld anzeigt:

Formularlogikknoten

Im Beispiel oben: Wenn ein beliebiger Wert Status auf „Nicht begonnen“ gesetzt wurde, wird das Statusfeld in der Ansicht als erforderliches Feld angezeigt.

Sie können Regeln mit in Konflikt stehenden Aktionen erstellen. Dynamic View ignoriert stets die Regel, die mehr Berechtigungen erteilt zugunsten der Regel, die weniger Berechtigungen erteilt. Wenn Sie z. B. eine Regel erstellen, die ein Feld anzeigt, und eine andere, die dasselbe Feld ausblendet (beide Regeln mit denselben Auslösebedingungen), dann wird nur die Regel, welche das Feld ausblendet, ausgelöst.

Die von Ihnen hier definierten Anzeigeberechtigungen werden im Detailbereich der Ansicht widergespiegelt (auf der rechten Seite), auf den zugegriffen werden kann durch Klicken auf eine bestimmte Zeile in der Ansicht.

Rechter Bereich, Formular

Freigabe: Definieren des Zugriffs

Auf der Seite Freigabe können Sie:

  • Administratoren angeben, die Quelldaten aus der Ansicht anzeigen und bearbeiten können, die aber auch Ansichtseinstellungen ändern können (das Quellelement muss ebenfalls mit Administratorberechtigungen für sie freigegeben sein, siehe Blätter und Berichte freigeben).
  • Die Ansicht für andere freigeben Was die anderen Benutzer sehen und bearbeiten können, hängt von den auf den Seiten Allgemein, Ansichtsanzeige und Detailbereich gewählten Einstellungen ab, wie in den Abschnitten oben beschrieben. (Der Quellinhalt muss nicht für sie freigegeben sein.)
  • Den Zugriff für eine ganze Domäne gewähren Was die anderen Benutzer sehen und bearbeiten können, hängt von den auf den Seiten Allgemein, Ansichtsanzeige und Detailbereich gewählten Einstellungen ab, wie in den Abschnitten oben beschrieben. (Der Quellinhalt muss nicht für sie freigegeben sein.)

Dynamic View-Administratoren verfügen über die höchste Zugriffsebene für die Ansicht. Sie können alle Einstellungen für die Ansicht bearbeiten, einschließlich dessen, was andere Benutzer anzeigen und worauf sie zugreifen können. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Administratoren für eine Ansicht auf die Personen einzuschränken, die für die Änderung Ihres Prozesses verantwortlich sind.

Freigegebene Ansichten sind nach der Benutzeranmeldung im Dynamic View-Seitenbereich verfügbar. Sie können auch die URL der Ansicht aus der Adressleiste angeben, um Benutzer direkt zu einer spezifischen Ansicht zu leiten. Siehe Dynamic View-App: Mit einer Ansicht interagieren für weitere Informationen.

Eine Ansicht in ein Smartsheet-Dashboard einbetten

Erstellen Sie eine stark personalisierte Erfahrung durch die Einbettung einer Dynamic View in ein Smartsheet-Dashboard mithilfe des Webinhalts-Widgets.
(Weitere Informationen zum Einbetten einer Dynamic View in ein Dashboard.)

Warum ist ein Feld schreibgeschützt?

Einige Felder können in Abhängigkeit ihres Datentyps oder der Informationen in der Zelle möglicherweise nicht bearbeitet werden. Die folgenden Felder machen ein Feld in Dynamic View schreibgeschützt:

  • Das Feld stammt aus einer Systemspalte
  • Das Feld stammt aus einer Enddatumsspalte in einer Gantt-Ansicht
  • Das Feld stammt aus einer Vorgängerspalte in einer Gantt-Ansicht
  • Die Zelle im Quellblatt enthält eine Formel
  • Die Zelle im Quellblatt enthält eine eingehende Zellverknüpfung
  • Die Zelle im Quellblatt enthält einen Hyperlink