Dynamische Ansicht: Erstellen und verwalten Sie Ansichten Ihrer Daten

Gilt für

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise
Smartsheet Advance Package

Dynamic View gestattet Ihnen das Teilen von Abschnitten aus Ihrem Blatt oder Bericht, ohne dass Sie das dazugehörige Quellblatt teilen. Sie können beispielsweise Informationen in einer Zeile mit einem Anbieter anzeigen. Dadurch können Anbieter diese Daten anzeigen und bearbeiten – und zwar ausschließlich diese Daten. Dynamic View stellt sicher, dass der Anbieter keinen Zugriff auf Daten hat, die Sie nicht zur Verfügung stellen möchten.

Integrieren Sie Dynamic View in ein Smartsheet-Dashboard, um die Ansicht möglichst umfassend zu personalisieren. Verwenden Sie dazu den Widget für Online-Inhalte.

Dynamic View ist eine Add-on-Funktion für Business- und Enterprise-Pläne. Wenden Sie sich an Smartsheet für den Vertrieb, um mehr über Add-on-Funktionen von Smartsheet zu erfahren.

Vor dem Erstellen von Ansichten in Dynamic View

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen App-Funktionen von Dynamic View besitzen.
  2. Erstellen Sie die Quellblätter und Berichte für Ihren Prozess und richten Sie die Berechtigungen für Ersteller von Ansichten ein.

Starten einer neuen Ansicht

  1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldeinformationen bei Dynamic View an.
  2. Wählen Sie oben rechts im Bildschirm Ansicht erstellen aus. Ihnen werden die verfügbaren Blätter und Berichte angezeigt, die Sie verwenden können, um neue Dynamic Views zu erstellen. 
  3. Wählen Sie das Objekt aus, über das Sie Ihre Ansicht erstellen möchten. Wählen Sie anschließend Erstellen aus. Falls Sie das falsche Quellobjekt ausgewählt haben, wählen Sie eine neue Ansicht aus. Sie können nicht zurückgehen und ein anderes Quellobjekt auswählen.

Benennen Ihrer Ansicht und festlegen allgemeiner Berechtigungen

Geben Sie einen Namen für die Ansicht ein, legen Sie fest, was berechtigte Personen anzeigen können und ob sie neue Objekte zum Quellblatt hinzufügen dürfen.

Hier einige wichtige Informationen zu den Einstellungen in diesem Schritt:

Wenn Sie Informationen von diversen Benutzern sammeln, kann es hilfreich sein, stattdessen ein Formular zu erstellen. Ein Formular kann sicherstellen, dass Ihre Daten konsistent sind und alle die Ansicht korrekt verwenden.

Auswahl, welche Felder im Raster angezeigt werden

angezeigte Felder

  1. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbare Felder die Felder aus, die Sie in der Ansicht anzeigen möchten.
  2. Fügen Sie Dropdown- oder Symbolfelder aus Ihren Quelldaten hinzu, um Daten in bestimmten Feldern zu filtern/ Wenn Sie beispielsweise die Ansicht nach dem Status der Aufgaben filtern möchten, müssen Sie zuerst das Statusfeld zu den angezeigten Feldern hinzufügen.
  3. Optional: Fügen Sie Anlagen oder Kommentare mit den folgenden Einstellungen hinzu: 
    •  Anlagen
      • Anlagen anzeigen
      • Benutzer können Anlagen hinzufügen
    • Kommentare
      • Kommentare anzeigen
      • Benutzer können Kommentare hinzufügen

Die Felder, die Sie in diesem Schritt auswählen, werden als Spalten und Zeilen in Dynamic View angezeigt. Wenn Sie Felder nur anzeigen möchten, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen, dann fügen Sie sie nicht zu den sichtbaren Feldern hinzu. Richten Sie in diesem Fall die Bedingungen oder die Logik auf der Registerkarte „Detailpanel“ ein.

Konfigurieren Sie den Bereich „Details“ 

Wenn der Benutzer eine Zeile in Dynamic View auswählt, wird der Bereich „Details“ angezeigt. Sie entscheiden, was im Bereich „Details“ angezeigt wird. 

Verwenden Sie den Bereich „Details“, um mehr Informationen zu sammeln, zusätzliche Details anzugeben und vieles mehr. Anlagen und Kommentare werden ebenfalls im Bereich „Details“ angezeigt. Sie können auch bestimmte Felder bearbeitbar machen. 

Feldlogik und Feldeigenschaften sind zwei verschiedene Aspekte. Die Feldeigenschaften definieren das Feld – erforderlich, schreibgeschützt, verborgen – die Feldlogik hingegen ermöglicht es Ihnen, dem Feld eine Bedingungslogik hinzuzufügen. 

  1. Ziehen Sie die Felder, die Sie hinzufügen möchten aus dem Abschnitt Verfügbare Felder in den Abschnitt Detailpanel-Layout.
  2. Wählen Sie das Feld aus, das Sie konfigurieren möchten. 
  3. Bearbeiten Sie die Feldeigenschaften oder die Feldlogik.
    • Wählen Sie in der Leiste rechts das Symbol Feldeigenschaften aus.
      Wenn Sie ein Feld im Abschnitt Detailpanel-Layout auswählen, wird standardmäßig das Panel Feldeigenschaften geöffnet.
    • Wählen Sie zum Bearbeiten der Feldlogik in der rechten Leiste das Symbol Feldlogik aus.

Feldeigenschaften

Sehen Sie sich die Tabelle unten an, um zu erfahren, was Sie im Panel „Feldeigenschaften“ machen können.

Verwenden Sie

für

Hinweise

Individuelles Label

Erstellen Sie ein individuelles Label für das Feld. 

Zeigen Sie zum Hinzufügen eines individuellen Labels das Feld „Individuelles Label“ an.

Feldoptionen:

  • Erforderlich
  • Schreibgeschützt
  • Verbergen

Legen Sie fest, wie wichtig ein Feld ist.

Wenn Sie alle diese Optionen deaktivieren ist das Feld optional und bearbeitbar. 

Anzeigen als

Legen Sie die Feldgröße fest.

Wählen Sie eine Option aus: 

  • Einzelne Zeile
  • Mehrere Zeilen

Ursprünglicher Wert

Legen Sie einen Standardwert für ein Feld fest. 

Wenn Sie neue Einträge für die Ansicht zulassen, ist der Wert, den Sie zu diesem Feld hinzufügen, der Standardwert 

 

Feldlogik

Wenn Sie Feldlogik hinzufügen, werden in Ihrer Ansicht Felder angezeigt oder verborgen, basierend auf den Bedingungen oder Änderungen, die entweder im Smartsheet-Objekt oder in Dynamic View vorgenommen wurden.

Feldlogik basiert auf Dropdown-Listen und Symbolspalten. Sie benötigen eine Dropdown-Liste oder eine Symbolspalte in Ihrem Quellblatt, um Ihre Regeln für die Feldlogik zu benennen und zu speichern.

Ist Ihre Quelle ein Bericht mit mehreren Blättern, stellen Sie sicher, dass die Werte in der Dropdown-Liste in einer bestimmten Spalte in allen Blättern des Berichts konsistent sind. Fehlt in einem Blatt ein Wert in den Spalteneigenschaften für diese Dropdown-Liste, können Sie diesen Wert möglicherweise nicht in Ihrer Feldlogik verwenden.

  1. Wählen Sie im Bereich Feldlogik + Logik aus. 
  2. Weisen Sie Ihrer Feldlogik einen Namen zu. 
  3. Identifizieren Sie im Abschnitt Wenn die Spalte und die Werte, die die Logik ausführen werden. 
    • Beispiel: Legen Sie im Abschnitt „Wenn“ fest, dass die Feldlogik ausgelöst wird, wenn die Aufgabenspalte im Quellblatt zu „Abgeschlossen“ geändert wird.
  4. Wählen Sie im Abschnitt Aktion aus, was geschieht, wenn die Ansicht einen Auslöser erkennt. Sie können: 
    • Ausgewählte Felder verbergen: Die Ansicht verbirgt die Felder.
    • Ausgewählte Felder schreibgeschützt anzeigen: Ein schreibgeschütztes Feld wird angezeigt, wenn die Ansicht Änderungen im Quellblatt erkennt.
    • Ausgewählte Felder als bearbeitbar anzeigen.
    • Ausgewählte Felder als erforderlich anzeigen: Es wird ein Feld angezeigt, das der Benutzer ausfüllen muss.
  5. Wählen Sie die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt oder daraus entfernt werden sollen. Wählen Sie anschließend Speichern aus.

Es ist möglich, Regeln mit gegensätzlichen Aktionen zu erstellen. Dynamic View bevorzugt die Regel mit der niedrigsten Berechtigungsstufe. Wenn Sie beispielsweise eine Regel erstellen, um ein Feld anzuzeigen, und eine andere, um das gleiche Feld zu verbergen, und beide haben die gleichen Bedingungen für Auslöser, löst nur die Regel die Aktion aus, die das Feld verbirgt.

Die hier definierten Anzeigeregeln werden im Bereich „Details“ angezeigt. Wählen Sie für den Zugriff auf den Bereich „Details“ eine Zeile in der Ansicht aus. aus dem rechten Panel

FAQ:  Warum ist dieses Feld schreibgeschützt?

Einige Felder können je nach Datentyp oder Informationen in der Zelle möglicherweise nicht bearbeitet werden. Die folgenden Bedingungen sorgen dafür, dass ein Feld in Dynamic View schreibgeschützt ist:

  • Das Feld ist aus einer Systemspalte
  • Das Feld ist aus einer Gantt-Enddatum-Spalte
  • Das Feld ist die Spalte „Enddatum“ im Datumsbereich der Projekteinstellungen
  • Das Feld ist aus einer Gantt-Vorgänger-Spalte
  • Die Zelle im Quellblatt enthält eine Formel
  • Die Zelle in Quellblatt enthält einen eingehenden Zellenlink
  • Die Zelle im Quellblatt enthält einen Hyperlink

Freigeben oder Übertragen einer Ansicht

Auf der Registerkarte „Freigeben“ können Sie:

  • das Eigentum an der Ansicht übertragen 
  • Benutzer, Gruppen und Domänen identifizieren, die Zugriff auf die Ansicht haben sollen 
  • Administratoren angeben, die Quelldaten in der Ansicht anzeigen und bearbeiten sowie die Ansichteinstellungen bearbeiten können. 

Administratoren von Dynamic View haben die höchsten Berechtigungen für die Ansicht. Sie können alle Einstellungen für die Ansicht bearbeiten, einschließlich das, was andere Personen ansehen und worauf sie zugreifen können. Begrenzen Sie die Anzahl der Administratoren für die Ansicht auf Personen, die für Prozessänderungen verantwortlich sind.