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Funktionen

Wer kann diese Funktion nutzen?

Administratoren in Dynamic View haben die höchsten Berechtigungen für eine Ansicht.

Dynamic View: Erstellen und Verwalten von Ansichten Ihrer Daten

Mit Dynamic View können Sie Abschnitte Ihres Sheets oder Berichts freigeben, ohne das zugehörige Quellsheet freizugeben.

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Berechtigungen

Administratoren in Dynamic View haben die höchsten Berechtigungen für eine Ansicht.

Dynamic View ermöglicht es Ihnen, bestimmte Daten anzuzeigen, die andere einsehen und bearbeiten können.  

Vor dem Erstellen von Ansichten in Dynamic View

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen App-Funktionen von Dynamic View besitzen.
  2. Erstellen Sie die Quellblätter und Berichte für Ihren Prozess und richten Sie die Berechtigungen für Ersteller von Ansichten ein.

Neue Ansicht erstellen

Erstellen und greifen Sie über das Menü „Dynamic View“ oben in Ihrem Sheet oder Bericht auf dynamische Ansichten zu. 

  1. Melden Sie sich mit Ihren Smartsheet-Anmeldeinformationen bei Dynamic View an.
  2. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Ansicht erstellen aus.
  3. Wählen Sie das Element, anhand dessen Sie Ihre Ansicht erstellen möchten, und anschließend Erstellen aus. 

Falls Sie das falsche Quellelement auswählen, erstellen Sie einfach eine neue Ansicht. Sie können nicht zurückgehen und ein anderes Quellelement auswählen.

Ihre Ansicht benennen und allgemeine Berechtigungen festlegen

Geben Sie einen Namen für die Ansicht ein, legen Sie fest, was Benutzer anzeigen können und ob sie dem Quellsheet neue Elemente hinzufügen können.

Hier einige wichtige Informationen zu den Einstellungen in diesem Schritt:

  • Überprüfung durch aktuellen Benutzer: Filtern Sie die Ansicht eines Benutzers nach den Aufgaben, die dem Benutzer über die Kontaktlistenspalte zugeordnet wurden
  • Ansicht nach Sheetfilter einschränken: Sheetfilter helfen Ihnen, einzugrenzen, was in der Ansicht angezeigt wird. Wählen Sie einen beliebigen Filter für freigegebene Sheets aus, um die Ansicht auf diesen spezifischen Filter zu beschränken. 
  • Eingabe neuer Elemente: Sie können Benutzern gestatten, neue Einträge zu erstellen. Wenn Ihre Quelle ein Bericht ist, geben Sie das zugrundeliegende Sheet an, nicht nur den Bericht. 

Wenn Sie Informationen von diversen Benutzern sammeln, kann es hilfreich sein, stattdessen ein Formular zu erstellen. Ein Formular sorgt für konsistente Daten und ist eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle ihre Ansicht korrekt verwenden.

Auswahl der in der Tabelle angezeigten Felder

angezeigte Felder

  1. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbare Felder die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt werden sollen.
  2. Fügen Sie Dropdown- oder Symbolfelder aus Ihren Quelldaten hinzu, um Daten in bestimmten Feldern zu filtern. 
  3. Optional: Fügen Sie Anlagen oder Kommentare mit den folgenden Einstellungen hinzu: 
    • Anlagen
      • Anlagen anzeigen
      • Benutzer können Anlagen hinzufügen
    • Kommentare
      • Kommentare anzeigen
      • Benutzer können Kommentare hinzufügen

Die Felder, die Sie in diesem Schritt auswählen, werden in der dynamischen Ansicht als Spalten und Zeilen angezeigt. Wenn Sie Felder nur anzeigen möchten, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen, fügen Sie sie nicht zu den sichtbaren Feldern hinzu. Richten Sie stattdessen im Tab Detailbereich die Bedingungen oder die Logik ein.

Detailbereich konfigurieren

Im Detailbereich können Sie anpassen, was Benutzern angezeigt wird, wenn Sie eine Zeile in der dynamischen Ansicht auswählen. Sie können den Detailbereich verwenden, um Informationen zu sammeln und Details anzugeben. 

  1. Ziehen Sie die Felder aus dem Abschnitt Verfügbare Felder in den Abschnitt Layout Detailbereich.
  2. (Optional) Aktivieren Sie die Option „Beschreibung des Detailbereichs“ und geben Sie Anweisungen für Ihre Benutzer ein. Benutzer können nun Ihre Nachricht sehen, wenn sie in einer dynamischen Ansicht die Detailansicht öffnen. 
  3. Wählen Sie den Tab aus, der zuerst angezeigt werden soll, wenn Ihre Benutzer die dynamische Ansicht öffnen: Daten, Anlagen oder Kommentare. 
  4. Wählen Sie das Feld aus, das Sie konfigurieren möchten. 
  5. Bearbeiten Sie die Feldeigenschaften oder die Feldlogik. Die Feldeigenschaften definieren das Feld und die Feldlogik ermöglicht es Ihnen, eine Bedingungslogik auf das Feld anzuwenden. 
    • Wählen Sie in der rechten Leiste das Symbol Feldeigenschaften aus.
      Wenn Sie im Abschnitt Layout Detailbereich ein Feld auswählen, wird der Bereich Feldeigenschaften geöffnet.
    • Wählen Sie zum Bearbeiten der Feldlogik das Symbol Feldlogik in der rechten Leiste aus.

Feldeigenschaften

Verwenden Sie Folgendes

Um Folgendes zu tun

Hinweise

Individuelles Label

Erstellen Sie ein individuelles Label für das Feld. 

Erweitern Sie zum Hinzufügen eines individuellen Labels das Feld „Individuelles Label“.

Feldoptionen:

  • Erforderlich
  • Schreibgeschützt
  • Ausblenden

Legen Sie fest, wie wichtig ein Feld ist.

Wenn Sie alle diese Optionen deaktivieren, ist das Feld optional und bearbeitbar. 

Anzeigen als

Legen Sie die Feldgröße fest.

Wählen Sie eine Option aus: 

  • Einzelne Zeile
  • Mehrere Zeilen

Ursprünglicher Wert

Legen Sie einen Standardwert für ein Feld fest. 

Wenn Sie neue Einträge für die Ansicht zulassen, ist der Wert, den Sie zu diesem Feld hinzufügen, der Standardwert. 

Schreibgeschütztes Feld

Einige Felder können in Abhängigkeit ihres Datentyps oder der Informationen in der Zelle möglicherweise nicht bearbeitet werden. Die folgenden Bedingungen sorgen dafür, dass ein Feld in Dynamic View schreibgeschützt ist:

  • Das Feld stammt aus einer Systemspalte.
  • Das Feld stammt aus einer Gantt-Enddatum-Spalte.
  • Das Feld ist die Spalte „Enddatum“ im Datumsbereich der Projekteinstellungen.
  • Das Feld stammt aus einer Gantt-Vorgänger-Spalte.
  • Die Zelle im Quellsheet enthält eine Formel.
  • Die Zelle in Quellsheet enthält einen eingehenden Zellenlink.
  • Die Zelle im Quellsheet enthält einen Hyperlink

     

Feldlogik

Wenn Sie eine Feldlogik hinzufügen, werden Felder in der Ansicht ein- oder ausgeblendet. Diese Logik basiert auf den Bedingungen oder Änderungen, die entweder am Smartsheet-Element oder in Dynamic View vorgenommen wurden.

Feldlogik basiert auf Dropdown-Listen und Symbolspalten. Sie benötigen eine Dropdown-Liste oder eine Symbolspalte in Ihrem Quellsheet, um Ihre Regeln für die Feldlogik zu benennen und zu speichern.

Wenn Ihre Quelle ein Bericht mit mehreren Sheets ist, müssen die Dropdown-Listenwerte einer bestimmten Spalte in allen Sheets konsistent sein. Wenn einem Sheet ein Wert in den Spalteneigenschaften fehlt, können Sie diesen Wert möglicherweise nicht in Ihrer Feldlogik verwenden.

  1. Wählen Sie im Bereich Feldlogik die Option + Logik aus. 
  2. Weisen Sie Ihrer Feldlogik einen Namen zu. 
  3. Identifizieren Sie im Abschnitt Wenn die Spalte und die Werte, die die Logik auslösen. 
  4. Wählen Sie im Abschnitt Aktion aus, was geschieht, wenn die Ansicht den Auslöser erkennt. Sie können: 
    • Ausgewählte Felder ausblenden
    • Ausgewählte Felder als schreibgeschützt anzeigen
    • Ausgewählte Felder als bearbeitbar anzeigen
    • Ausgewählte Felder als erforderlich anzeigen
  5. Wählen Sie die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt oder ausgeblendet werden sollen. Wählen Sie anschließend Speichern aus.

Die hier definierten Anzeigeberechtigungen werden im Detailbereich angezeigt. Wählen Sie für den Zugriff auf den Detailbereich eine Zeile in der Ansicht aus.

Sie können Regeln mit in Konflikt stehenden Aktionen erstellen. Dynamic View priorisiert die Regel mit der niedrigsten Berechtigungsstufe

 

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