Dynamic View: Erstellen und Verwalten von Ansichten Ihrer Daten

Dynamic View ermöglicht es Ihnen, bestimmte Daten anzuzeigen, die andere einsehen und bearbeiten können.  

Bevor Sie beginnen

Erstellen Sie das Sheet oder den Bericht als Quelle für Ihre dynamische Ansicht.

Sie brauchen ein Sheet oder einen Bericht, um Dynamic View zu verwenden.

Neue Ansicht erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, dynamische Ansichten zu erstellen.

Über die Startseite von Dynamic View

1. Wählen Sie das Launcher-Symbol und dann Dynamic View aus.

Brandfolder Image

2. Beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Ansicht, indem Sie oben rechts auf dem Bildschirm Ansicht erstellen oder in der linken Navigationsleiste das Plus-Symbol auswählen. Das Fenster Ansicht erstellen wird angezeigt.
3. Wählen Sie im Fenster Ansicht erstellen das Quellsheet oder den Quellbericht für Ihre Ansicht aus. Wählen Sie dann Erstellen aus.

Das Fenster mit den Einstellungen für Ihre neue Ansicht wird angezeigt.

Falls Sie das falsche Quellelement auswählen, erstellen Sie einfach eine neue Ansicht. Sie können nicht zurückgehen und ein anderes Quellelement auswählen.

Über das Quellelement

In Ihrem Quellsheet können Sie Dynamic View sowohl über die Tabellenansicht als auch über dieTabellenansicht (klassisch) aufrufen.

Tabellenansicht

1. Rufen Sie die Hauptsymbolleiste in Ihrem Sheet auf.
2. Wählen Sie Weitere Tools > Dynamic View > Dynamische Ansicht erstellen aus.

Brandfolder Image

Tabellenansicht (klassisch)

1. Wählen Sie Dynamic View im Menü oben im Sheet oder Bericht aus.
2. Wählen Sie Dynamische Ansicht erstellen aus. 

Brandfolder Image

Das Fenster mit den Einstellungen für Ihre neue Ansicht wird angezeigt.

Ansicht konfigurieren

Im Tab Einstellungen > Allgemein für Ihre Ansicht können Sie die Ansicht benennen, festlegen, was Personen sehen können, das Hinzufügen neuer Elemente erlauben und vieles mehr.

Hier sind einige der wichtigsten Einstellungen:

• Ansicht nach aktuellem Benutzer einschränken: Filtern Sie die Ansicht eines Benutzers bzw. einer Benutzerin nach den Aufgaben, die ihm*ihr über die Kontaktlistenspalte zugewiesen wurden. 
• Ansicht nach Sheetfilter einschränken: Sheetfilter bestimmen die Daten, die in einem Sheet angezeigt werden. Geben Sie Sheetfilter frei, damit mehrere Benutzer*innen denselben Filter verwenden können. 
• Neue Elementeinreichung: Gestatten Sie es Benutzer*innen, neue Einträge zu erstellen. Wenn Ihre Quelle ein Bericht ist, geben Sie das zugrunde liegende Sheet an, nicht nur den Bericht. 

Wenn Sie Informationen von diversen Benutzer*innen erfassen, erstellen Sie am besten ein Eingangsformular statt die Einstellung Neue Elementeinreichung zu verwenden. Mit einem Formular bleiben Daten konsistent, und es ist eine weitere Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ansichten korrekt verwendet werden.

Anzuzeigende Felder auswählen

Im Tab Einstellungen > Ansichtsübersicht können Sie bestimmte Felder auswählen, die in Ihrer Ansicht angezeigt werden sollen, und Einstellungen für Anlagen und Kommentare konfigurieren.

Angezeigte Felder auswählen

1. Wählen Sie den Tab Ansichtsübersicht aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt Verfügbare Felder die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt werden sollen.

Anlagen und Kommentare konfigurieren

Damit Betrachter*innen Anlagen und Kommentare anzeigen und hinzufügen können, aktivieren Sie die Kontrollkästchen in jedem Abschnitt:

• Anlagen
  • Anlagen anzeigen
  • Benutzer können Anlagen hinzufügen
• Kommentare
  • Kommentare anzeigen

  • Benutzer können Kommentare hinzufügen: Wenn diese Option aktiviert ist, wählen Sie aus, ob getaggte Benutzer*innen eine Benachrichtigung erhalten und wohin sie weitergeleitet werden. 

    Beachten Sie, dass Benutzer*innen durch das Tagging Zugriff auf die Namen, E-Mail-Adressen und Profilbilder aller Benutzer*innen erhalten, für die das Quellsheet freigegeben wurde.

    Sie können auswählen, wohin sie weitergeleitet werden: 

    • dem Quellsheet: Die Benachrichtigung enthält einen Link zu dem Sheet, auf dem die dynamische Ansicht basiert. Das ist die Standardeinstellung.
    • diesem Dynamic View: Die Benachrichtigung enthält einen Link zur dynamischen Ansicht, die einen temporären Filter verwendet, um nur die Zeile anzuzeigen, in der der*die Benutzer*in getaggt wurde.

    • weder noch: Getaggte Benutzer*innen erhalten keine Benachrichtigungen.

      Brandfolder Image

      

    Diese Einstellung gilt pro Ansicht. Sie müssen sie für jede von Ihnen verwaltete dynamische Ansicht separat konfigurieren.

Die Felder, die Sie in diesem Schritt auswählen, werden in den Zeilen Ihrer dynamischen Ansicht als Spalten angezeigt. Wenn Sie Felder nur anzeigen möchten, wenn bestimmte Bedingungen zutreffen, fügen Sie sie nicht im Abschnitt Sichtbare Felder hinzu. Richten Sie stattdessen im Tab Detailbereich die Bedingungen oder die Logik ein.

Detailbereich konfigurieren 

Im Tab Einstellungen > Detailbereich können Sie den Inhalt anpassen, der im Detailbereich angezeigt wird, wenn Benutzer*innen eine Zeile in der dynamischen Ansicht auswählen. Sie können den Detailbereich verwenden, um Informationen zu sammeln und Details anzugeben. 

1. Ziehen Sie die Felder aus dem Abschnitt Feld hinzufügen links in den Abschnitt Layout Detailbereich.
2. (Optional) Aktivieren Sie Beschreibung Detailbereich, um Anweisungen für Ihre Benutzer*innen einzugeben. Diese Anweisungen werden angezeigt, wenn sie den Detailbereich für eine Zeile in Ihrer Ansicht öffnen. 
3. Wählen Sie einen Tab aus, der beim Öffnen des Detailbereichs angezeigt werden soll. Hier sind die Tabs:
   1. Daten
   2. Anlagen (falls aktiviert)
   3. Kommentare (falls aktiviert) 
4. Bearbeiten Sie die Eigenschaften oder die Logik für jedes Feld. Die Feldeigenschaften definieren das Feld und die Feldlogik ermöglicht es Ihnen, eine Bedingungslogik auf das Feld anzuwenden. 
   • Wählen Sie in der rechten Leiste das Symbol Feldeigenschaften aus.
     Wenn Sie im Abschnitt Layout Detailbereich ein Feld auswählen, wird der Bereich Feldeigenschaften angezeigt.
   • Wählen Sie zum Bearbeiten der Feldlogik das Symbol Feldlogik in der rechten Leiste aus.

Feldeigenschaften

Schreibgeschütztes Feld

Einige Felder sind möglicherweise aufgrund ihres Datentyps oder der Informationen in der Zelle nicht editierbar. Die folgenden Bedingungen sorgen dafür, dass ein Feld in Dynamic View schreibgeschützt ist:

• Das Feld stammt aus einer Systemspalte.
• Das Feld stammt aus einer Gantt-Enddatum-Spalte.
• Das Feld ist die Spalte „Enddatum“ im Datumsbereich der Projekteinstellungen.
• Das Feld stammt aus einer Gantt-Vorgänger-Spalte.
• Die Zelle im Quellsheet enthält eine Formel.
• Die Zelle im Quellsheet enthält einen eingehenden Zellenlink.
• Die Zelle im Quellsheet enthält einen Hyperlink.

Feldlogik

Wenn Sie eine Feldlogik hinzufügen, werden in Ihrer Ansicht Felder basierend auf der Logik ein- oder ausgeblendet. Diese Logik basiert auf Bedingungen oder Änderungen am Smartsheet-Element oder an der dynamischen Ansicht.

Feldlogik basiert auf Dropdown-Listen und Symbolspalten. Sie benötigen eine Dropdown-Liste oder eine Symbolspalte in Ihrem Quellsheet, um Ihre Regeln für die Feldlogik zu benennen und zu speichern.

Wenn Ihre Quelle ein Bericht mit mehreren Sheets ist, müssen die Dropdown-Listenwerte einer bestimmten Spalte in allen Sheets konsistent sein. Wenn einem Sheet ein Wert in den Spalteneigenschaften fehlt, können Sie diesen Wert nicht in Ihrer Feldlogik verwenden.

1. Wählen Sie im Bereich Feldlogik die Option + Logik aus. 
2. Weisen Sie Ihrer Feldlogik einen Namen zu. 
3. Identifizieren Sie im Abschnitt Wenn die Spalte und die Werte, die die Logik auslösen sollen. 
4. Wählen Sie im Abschnitt Aktion aus, was passiert, wenn die Ansicht den Auslöser erkennt. Sie können: 
   • ausgewählte Felder ausblenden.
   • ausgewählte Felder als schreibgeschützt anzeigen.
   • ausgewählte Felder als bearbeitbar anzeigen.
   • ausgewählte Felder als erforderlich anzeigen.
5. Wählen Sie die Felder aus, die in der Ansicht angezeigt oder ausgeblendet werden sollen; wählen Sie dann Speichern aus.

Die hier definierten Anzeigeberechtigungen werden im Detailbereich angezeigt. Wählen Sie für den Zugriff auf den Detailbereich eine Zeile in der Ansicht aus.

Sie können Regeln mit in Konflikt stehenden Aktionen erstellen. Dynamic View priorisiert die Regel mit der niedrigsten Berechtigungsstufe.

Dynamische Ansicht freigeben

Über den Tab Einstellungen > Freigabe können Sie festlegen, wer die Ansicht anzeigen und bearbeiten kann. 

Weitere Informationen finden Sie unter Teilen Sie Ihre dynamische Ansicht.