Smartsheet DataMesh: Tippfehler eliminieren, doppelte Dateneingabe vermeiden und mehr

Smartsheet DataMesh ermöglicht eine blattübergreifende Suchfunktion und vereinfacht die Datenkonsistenz. Mit Smartsheet DataMesh können Sie:

  • Doppelte Einträge automatisch suchen und entfernen
  • Links zwischen Blättern entsprechend der von Ihnen angegebenen Suchwerte erstellen
  • Leere Zellen in einem Blatt entsprechend eines bekannten Suchwerts in einem oder mehreren Blättern automatisch ausfüllen (wenn Sie beispielsweise ein Quellblatt haben, das Telefonnummern für eine Liste von Personen enthält, können Sie ein anderes Blatt mit den gleichen Telefonnummern mit Hilfe von DataMesh aktualisieren)

Dieses Premium-Add-On ist käuflich erwerbbar. Weitere Informationen zum Erhalt von Smartsheet-Premium-Apps erhalten Sie vom Smartsheet-Vertrieb.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie, dass Smartsheet auch blattübergreifende Formeln unterstützt. Bevor Sie DataMesh verwenden, möchten Sie vielleicht sehen, ob es eine einfachere Lösung gibt, die mit diesen erreicht werden könnte. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Formeln: Auf Daten aus anderen Blättern verweisen..

Um DataMesh verwenden zu können, müssen Sie ein lizenzierter Smartsheet-Benutzer mit einem Plan sein, der DataMesh enthält.

DataMesh erfordert auch, dass Sie zwei Datenblätter eingerichtet haben:

  • Das Quellblatt
  • Das Zielblatt 

Die beiden Blätter müssen mindestens eine Datenspalte gemeinsam haben. (Es ist nicht erforderlich, dass die Spalten den gleichen Namen haben, aber es ist für Sie leichter, wenn die Spalten mit ähnlichen Daten ähnlich benannt sind.)

Informationen zur Browserkompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.


Auf DataMesh zugreifen

Klicken Sie auf den Launcher, um auf die App zuzugreifen.

Launcher

 

HINWEIS: Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf die App über den Launcher haben, lesen Sie nach unter Über den Launcher auf Premium-Apps und Vorlagen zugreifen.

Datensätze mit DataMesh kombinieren oder verfeinern

Sie erstellen neue DataMesh-Konfigurationen im Assistenten „Neue Ansicht erstellen“. Der Erstellungsprozess besteht aus fünf Schritten. Klicken Sie oben rechts in der DataMesh-App zum Starten des Assistenten auf Neue Konfiguration und führen Sie dann die Schritte des Assistenten aus.

DataMesh – Neue Konfiguration

Schritt 1: Wählen Sie das Quellelement aus

  1. Suchen Sie das Blatt oder den Bericht, das/der die Daten enthält, die Sie im vernetzen Blatt anzeigen möchten, oder navigieren Sie dort hin.
  2. Wenn Sie das Blatt gefunden haben, wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 2: Zielblätter auswählen

1. Suchen Sie die Blätter, in die Sie die Daten kopieren möchten, oder navigieren Sie zu ihnen.
2. Wenn Sie das Blatt gefunden haben, wählen Sie es aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 3: Blattspalten zuordnen

In diesem Schritt wählen Sie aus, welche Felder zugeordnet werden sollen und legen fest, welche Informationen wohin verschoben werden.

  1. Wählen Sie im Feld Suchwerte unter Quellblatt den Wert aus, der beiden Blättern gemeinsam ist (den Wert, den Sie im Zielblatt nachschlagen möchten).

    HINWEIS: Die Werte im Feld „Suchwert“ werden nicht zwischen den Blättern kopiert.
    Beispiel einer Spaltenzuordnung in DataMesh
     
  2. Wählen Sie unter den Abschnitten Quellblatt und Zielblatt die Felder aus, die zugeordnet werden sollen. Das heißt, wenn es für den Suchwert eine Übereinstimmung zwischen dem Quell- und dem Zielblatt gibt, werden die Daten, die Sie in den Datenfeld-Feldern (oder Spaltennamen) angeben, in das Zielblatt kopiert.

    HINWEIS: Die zugeordneten Spaltennamen müssen nicht übereinstimmen. Es wird jedoch leichter für Sie, wenn Sie sich an eine Standardnamenskonvention für ähnliche Daten in verschiedenen Blättern halten.
  3. Wenn Sie die Spalten, die Sie zuordnen möchten, ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 4: Ansichtsoptionen definieren

  1. Über die Ansichtsoptionen legen Sie fest, wie (und wie oft) die Daten aus den verschiedenen Dropdown-Menüs vernetzt werden sollen:
    • Vorhandene Daten in den Zielblättern überschreiben: Ist diese Option auf Ja festgelegt, überschreibt die Konfiguration alle Daten in der Datenfeld-Spalte im Zielblatt.
    • Duplikate im Quellblatt: Diese Option steuert, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll, die im Quellblatt gefunden werden.
    • Format der Datenzuordnung: Diese Option steuert, ob die Daten aktiv über die Funktion „Zellverknüpfung“(siehe den Hilfeartikel Zellverknüpfungen für Details zur Funktionsweise) aus dem Quellblatt synchronisiert oder aus dem Quellblatt kopiert werden sollen.
    • Ausführungshäufigkeit: Geplante Ausführungshäufigkeit zur Aktualisierung von DataMesh-Werten.

      HINWEIS: Die Ausführungshäufigkeit Sofort aktualisieren wird nicht unterstützt, wenn Sie einen Bericht als Quelle verwenden.
       
  2. Geben Sie unter Feld unter dem Konfigurationsnamen benennen einen Titel ein, der dem Zweck des Netzes entspricht (z. B. die Art der Daten, die Sie vernetzen).Ansichtsoptionen in DataMash definieren
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.

Schritt 5: Bestätigen und aktualisieren

Hier bestätigen Sie, dass Sie die Datenfelder korrekt zugeordnet haben, dass Sie mit den angegebenen Optionen zufrieden sind und dass der Konfigurationsname sinnvoll ist. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren.

Aktualisierung von DataMesh bestätigen

DataMesh-Konfiguration ausführen

Sobald die DataMesh-Konfiguration erstellt wurde, kann sie ausgeführt werden. Wenn Sie eine Ausführungshäufigkeit (siehe „Schritt 4“ im Abschnitt oben) festgelegt haben, wird DataMesh zur nächsten geplanten Laufzeit ausgeführt. 

Wenn die Konfiguration sofort ausgeführt werden soll, klicken Sie auf der Hauptseite auf den Namen der Konfiguration.

Bild 1 zur Ausführung von DataMesh

Schritt 1: Details

Bestätigen Sie, dass die Optionen korrekt sind, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ausführen.

Details zur Ausführung von DataMesh

Schritt 2: Vorschau

Die Einträge im Zielblatt werden in der Vorschau angezeigt. Sie können auch Details zu den folgenden Punkten sehen:

  • Betroffene Zeilen gesamt
  • Nicht betroffene Zeilen gesamt
  • Duplikate in der Quelle gesamt
  • Nicht übereinstimmende Zeilen gesamt

Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden.

Bild 2 zur Ausführung von DataMesh

Schritt 3: Bestätigen

Hier sehen Sie die resultierende Zusammenfassung für jedes Zielblatt. 

Bild 3 zur Ausführung von DataMesh

Nachdem Sie auf die Schaltfläche Schließen geklickt haben und zurück zu Smartsheet navigieren, finden Sie die vernetzten Daten in dem Blatt, das Sie als Ziel angegeben haben. (Möglicherweise müssen Sie das Blatt aktualisieren, um die Änderungen zu sehen.)


DataMesh-Konfiguration auf eine andere Person übertragen

Bevor Sie Ihre DataMesh-Konfiguration übertragen, stellen Sie sicher, dass die Person, an die Sie Ihre Konfiguration übertragen, die folgenden Anforderungen erfüllt:

  • Sie hat sich bei der DataMesh-Anwendung angemeldet
  • Sie verfügt über Freigabeberechtigungen auf Administratorebene oder höher sowohl auf dem Quell- als auch auf dem Zielblatt

So übertragen Sie die Konfiguration:

  1. Klicken Sie rechts im DataMesh-Fenster auf das Symbol „Übertragen“.

    Symbol „Übertragen“ in DataMesh

    Das Fenster „Konfiguration übertragen“ wird angezeigt.
     
  2. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die dem Smartsheet-Konto der Person zugeordnet ist, an die Sie Ihre Konfiguration übertragen möchten.
  3. Die Person, der Sie Ihre Konfiguration übertragen, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert wird, sich bei DataMesh anzumelden und die Übertragung zu akzeptieren.

Die Übertragung ist erfolgt, nachdem sich die Person bei DataMesh angemeldet und die Übertragung akzeptiert hat. Die Person wird der neue Inhaber der Konfiguration.