К тексту на этой странице мог быть частично применён машинный перевод.

Применить к

Resource Management

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором ресурсов. Кроме того, вы должны быть системным администратором Smartsheet, чтобы использовать панель интеграции с Resource Management. 

Объединение и разделение учётных записей Resource Management

В процессе слияний и поглощений может потребоваться импортировать данные другого плана Resource Management в существующий план. Также вам может потребоваться наличие нескольких планов Resource Management, чтобы разделять проекты по регионам и организациям или в зависимости от требований к прозрачности. 

В обоих случаях сначала вам понадобится выгрузить данные из исходного экземпляра Resource Management, а затем импортировать их в целевой экземпляр. 

В ходе этого процесса будут утеряны сведения о проектах. Интеграция Smartsheet с Resource Management позволит сохранить больше данных и потратить меньше времени на их восстановление. Прежде чем приступить к этому процессу, свяжитесь с менеджером по работе с клиентами, чтобы узнать, как подключить Smartsheet к вашему плану. 

Доступно для:

Планы:

  • Resource Management

Разрешения:

Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором ресурсов. Кроме того, вы должны быть системным администратором Smartsheet, чтобы использовать панель интеграции с Resource Management. 

Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.

Один или несколько планов? 

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. 

Один план управления ресурсами в Resource Management 

  • Редакторы проектов и пользователи с более высоким уровнем разрешений могут видеть всех участников плана и назначать работу любому из них. Им доступны сведения о распределении всех пользователей учётной записи, даже если они не могут просмотреть конкретный проект. 
  • Интеграция с Control Center позволяет автоматизировать работу с макетами и программами Control Center в рамках одного плана.

Несколько планов управления ресурсами в Resource Management

  • Этот сценарий позволяет использовать несколько рабочих графиков и параметров нерабочих дней, например учитывать региональные праздники. 
  • Между экземплярами не происходит обмена данными. Невозможно корректно оценить загрузку сотрудника, профиль которого используется одновременно в нескольких планах. Наличие нескольких планов позволяет изолировать данные. 
  • Пользователи получают лицензии для каждого плана. Если один и тот же пользователь добавлен в несколько планов, ему требуется несколько лицензий. 
  • Интеграция Control Center и Resource Management позволяет подключить к программе Control Center только один экземпляр Resource Management. Для каждого экземпляра Resource Management потребуется развёртывать Control Center. 

Риски, возникающие при объединении и разделении экземпляров

Для объединения и разделения экземпляров Resource Management необходимо произвести экспорт данных из Resource Management, при этом экспортируются не все данные. Сведения о проектах и планах будут потеряны. После завершения настройки некоторые данные придётся восстанавливать вручную. 

Ниже перечислены элементы, на которые не распространяется процесс экспорта.

Сведения о планах:

  • список ролей;
  • список видов деятельности;
  • ставки;
  • заполнители;
  • названия этапов;
  • рабочий статус;
  • категории расходов;
  • категории времени и оплаты;
  • государственные праздники;
  • клиенты;
  • местоположения;
  • типы отпусков;
  • теги пользователей;
  • теги проекта;
  • все элементы, использующие API разработчика;
  • настраиваемые поля проекта;
  • настраиваемые поля пользователей;
  • настраиваемая фирменная символика;
  • настройки проверки подлинности;
  • изображения, связанные с проектами.

Сведения о проектах:

  • назначения на проект и связанные с ними даты;
  • этапы проекта;
  • ставки, связанные с этапами проекта;
  • ставки конкретных проектов;
  • статусы рабочих элементов;
  • заметки к рабочим элементам;
  • списки задач рабочих элементов;
  • журнал действий по проекту;
  • отчёты по проекту;
  • краткое описание проекта.

Сведения о пользователях:

  • название назначения на работу;
  • статусы рабочих элементов;
  • заметки к рабочим элементам;
  • списки задач рабочих элементов;
  • журнал действий по проекту;
  • отчёты по проекту;
  • краткое описание проекта.

Обзор процесса

Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором Resource Management. 

Основное различие между объединением и разделением планов заключается в целевом местоположении. При разделении планов данные импортируются в новый план. При объединении планов данные импортируются в существующий план. При работе с данными выполняются одни и те же действия; разница состоит только в том, куда будут импортированы данные. 

  1. Экспортируйте данные из исходного плана. Будет произведён экспорт пользователей и проектов.
  2. Экспортируйте данные за прошлые периоды из исходного плана. 
  3. Используйте программу для работы с электронными таблицами, чтобы подготовить к импорту файл с данными пользователей.
  4. Импортируйте файл с данными пользователей в целевой план. 
  5. Восстановите проекты.
    • Если вы используете интеграцию со Smartsheet, подключите таблицы со сведениями по проектам, и данные появятся в Resource Management автоматически. 
    • Если интеграция со Smartsheet отсутствует, необходимо будет восстановить проекты вручную. 
  6. Проверьте правильность данных и удалите ненужные элементы. 

Экспорт данных из исходного плана

Экспорт пользователей 

  1. Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
  2. В меню слева выберите пункт Пользователи, а затем Экспортировать список пользователей. В списке будут перечислены все пользователи, связанные с вашим планом, и соответствующие настраиваемые поля. 

Экспорт проектов

  1. Выберите Импорт проекта > Экспортировать список проектов, чтобы экспортировать проекты и связанные параметры, включая настраиваемые поля.  

Экспорт данных за прошлые периоды

  1. Войдите в Resource Management и перейдите к разделу Аналитика.
  2. В правом верхнем углу выберите Новый отчёт. Используйте указанные далее параметры.
    В разделе Просмотр выберите пункт Бюджеты: часы.
    В разделе Временной интервал выберите Настраиваемый диапазон дат. Выберите временной интервал, соответствующий длительности существования экземпляра. Выберите длительный временной интервал, если не знаете точных дат.
    В разделе Показать выберите пункт Всё. Эти настройки позволят получить сведения обо всех активных и архивированных проектах Resource Management. 
  3. Выберите Запросить исходные данные. Вы получите ZIP-файл, содержащий данные за прошлые периоды, по электронной почте. 
  4. Откройте сообщение электронной почты и выберите Загрузить CSV-файл. Не можете найти нужное письмо? Проведите поиск в папке "Входящие" по запросу исходные данные csv. Экспорт охватывает не все данные; некоторые из них необходимо будет восстанавливать. Список данных, не входящих в экспорт, приведён выше.

    Обратите внимание: сформированный файл будет иметь большой размер. Вот какие данные будут в нём содержаться:
  • тип записи ("Расходы" или "Время и оплата");
  • проект и все связанные с ним метаданные (параметры проекта, настраиваемые поля проекта);
  • связанный этап (если применимо);
  • ставки для конкретного назначения / статьи расходов;
  • внесённое время;
  • утверждённое время/расходы, включая сведения об утверждающих и времени утверждения;
  • настраиваемые поля конкретного пользователя.

Подготовка данных к объединению

Импорт пользователей

  1. Выберите Параметры > Параметры учётной записи
  2. Выберите Пользователи > Экспортировать список пользователей
  3. Откройте файлы в формате CSV, содержащие экспортированные сведения о пользователях и проектах. 
  4. Скопируйте экспортированный список пользователей из столбца B в столбец R. Не выполняйте сопоставление столбца А ("user_id") с целевым, так как это системный столбец, созданный на основе соответствующего плана.
  5. Вручную скопируйте настраиваемые поля пользователей (любой столбец, название которого начинается с символов "CF_XXX", начиная со столбца S) по одному полю за раз. Каждое настраиваемое поле будет иметь уникальный идентификатор в зависимости от экземпляра Resource Management, даже если названия полей в обоих планах будут совпадать.

Импорт проектов в целевой план

С использованием Smartsheet

Повторно подключите таблицы проекта к плану Resource Management. Smartsheet сопоставит все связанные с этим проектом данные, если заполнены следующие поля:

  • основной столбец;
  • исполнитель (список контактов);
  • дата начала (дата);
  • дата окончания (дата);
  • % распределения (текст/число). 

Без использования Smartsheet

Вам придётся восстанавливать все проекты и назначения вручную. Чтобы сократить число операций, выполняемых вручную, сосредоточьтесь только на активных проектах.