Применить к
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором ресурсов. Кроме того, вы должны быть системным администратором Smartsheet, чтобы использовать панель интеграции с Resource Management.
Объединение и разделение учётных записей Resource Management
В процессе слияний и поглощений может потребоваться импортировать данные другого плана Resource Management в существующий план. Также вам может потребоваться наличие нескольких планов Resource Management, чтобы разделять проекты по регионам и организациям или в зависимости от требований к прозрачности.
В обоих случаях сначала вам понадобится выгрузить данные из исходного экземпляра Resource Management, а затем импортировать их в целевой экземпляр.
В ходе этого процесса будут утеряны сведения о проектах. Интеграция Smartsheet с Resource Management позволит сохранить больше данных и потратить меньше времени на их восстановление. Прежде чем приступить к этому процессу, свяжитесь с менеджером по работе с клиентами, чтобы узнать, как подключить Smartsheet к вашему плану.
Доступно для:
Планы:
- Resource Management
Разрешения:
Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором ресурсов. Кроме того, вы должны быть системным администратором Smartsheet, чтобы использовать панель интеграции с Resource Management.
Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.
Один или несколько планов?
Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки.
Один план управления ресурсами в Resource Management
- Редакторы проектов и пользователи с более высоким уровнем разрешений могут видеть всех участников плана и назначать работу любому из них. Им доступны сведения о распределении всех пользователей учётной записи, даже если они не могут просмотреть конкретный проект.
- Интеграция с Control Center позволяет автоматизировать работу с макетами и программами Control Center в рамках одного плана.
Несколько планов управления ресурсами в Resource Management
- Этот сценарий позволяет использовать несколько рабочих графиков и параметров нерабочих дней, например учитывать региональные праздники.
- Между экземплярами не происходит обмена данными. Невозможно корректно оценить загрузку сотрудника, профиль которого используется одновременно в нескольких планах. Наличие нескольких планов позволяет изолировать данные.
- Пользователи получают лицензии для каждого плана. Если один и тот же пользователь добавлен в несколько планов, ему требуется несколько лицензий.
- Интеграция Control Center и Resource Management позволяет подключить к программе Control Center только один экземпляр Resource Management. Для каждого экземпляра Resource Management потребуется развёртывать Control Center.
Риски, возникающие при объединении и разделении экземпляров
Для объединения и разделения экземпляров Resource Management необходимо произвести экспорт данных из Resource Management, при этом экспортируются не все данные. Сведения о проектах и планах будут потеряны. После завершения настройки некоторые данные придётся восстанавливать вручную.
Ниже перечислены элементы, на которые не распространяется процесс экспорта.
Сведения о планах:
- список ролей;
- список видов деятельности;
- ставки;
- заполнители;
- названия этапов;
- рабочий статус;
- категории расходов;
- категории времени и оплаты;
- государственные праздники;
- клиенты;
- местоположения;
- типы отпусков;
- теги пользователей;
- теги проекта;
- все элементы, использующие API разработчика;
- настраиваемые поля проекта;
- настраиваемые поля пользователей;
- настраиваемая фирменная символика;
- настройки проверки подлинности;
- изображения, связанные с проектами.
Сведения о проектах:
- назначения на проект и связанные с ними даты;
- этапы проекта;
- ставки, связанные с этапами проекта;
- ставки конкретных проектов;
- статусы рабочих элементов;
- заметки к рабочим элементам;
- списки задач рабочих элементов;
- журнал действий по проекту;
- отчёты по проекту;
- краткое описание проекта.
Сведения о пользователях:
- название назначения на работу;
- статусы рабочих элементов;
- заметки к рабочим элементам;
- списки задач рабочих элементов;
- журнал действий по проекту;
- отчёты по проекту;
- краткое описание проекта.
Обзор процесса
Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором Resource Management.
Основное различие между объединением и разделением планов заключается в целевом местоположении. При разделении планов данные импортируются в новый план. При объединении планов данные импортируются в существующий план. При работе с данными выполняются одни и те же действия; разница состоит только в том, куда будут импортированы данные.
- Экспортируйте данные из исходного плана. Будет произведён экспорт пользователей и проектов.
- Экспортируйте данные за прошлые периоды из исходного плана.
- Используйте программу для работы с электронными таблицами, чтобы подготовить к импорту файл с данными пользователей.
- Импортируйте файл с данными пользователей в целевой план.
- Восстановите проекты.
- Если вы используете интеграцию со Smartsheet, подключите таблицы со сведениями по проектам, и данные появятся в Resource Management автоматически.
- Если интеграция со Smartsheet отсутствует, необходимо будет восстановить проекты вручную.
- Проверьте правильность данных и удалите ненужные элементы.
Экспорт данных из исходного плана
Экспорт пользователей
- Откройте Resource Management. Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
- В меню слева выберите пункт Пользователи, а затем Экспортировать список пользователей. В списке будут перечислены все пользователи, связанные с вашим планом, и соответствующие настраиваемые поля.
Экспорт проектов
- Выберите Импорт проекта > Экспортировать список проектов, чтобы экспортировать проекты и связанные параметры, включая настраиваемые поля.
Экспорт данных за прошлые периоды
- Войдите в Resource Management и перейдите к разделу Аналитика.
- В правом верхнем углу выберите Новый отчёт. Используйте указанные далее параметры.
В разделе Просмотр выберите пункт Бюджеты: часы.
В разделе Временной интервал выберите Настраиваемый диапазон дат. Выберите временной интервал, соответствующий длительности существования экземпляра. Выберите длительный временной интервал, если не знаете точных дат.
В разделе Показать выберите пункт Всё. Эти настройки позволят получить сведения обо всех активных и архивированных проектах Resource Management. - Выберите Запросить исходные данные. Вы получите ZIP-файл, содержащий данные за прошлые периоды, по электронной почте.
- Откройте сообщение электронной почты и выберите Загрузить CSV-файл. Не можете найти нужное письмо? Проведите поиск в папке "Входящие" по запросу исходные данные csv. Экспорт охватывает не все данные; некоторые из них необходимо будет восстанавливать. Список данных, не входящих в экспорт, приведён выше.
Обратите внимание: сформированный файл будет иметь большой размер. Вот какие данные будут в нём содержаться:
- тип записи ("Расходы" или "Время и оплата");
- проект и все связанные с ним метаданные (параметры проекта, настраиваемые поля проекта);
- связанный этап (если применимо);
- ставки для конкретного назначения / статьи расходов;
- внесённое время;
- утверждённое время/расходы, включая сведения об утверждающих и времени утверждения;
- настраиваемые поля конкретного пользователя.
Подготовка данных к объединению
Импорт пользователей
- Выберите Параметры > Параметры учётной записи.
- Выберите Пользователи > Экспортировать список пользователей.
- Откройте файлы в формате CSV, содержащие экспортированные сведения о пользователях и проектах.
- Скопируйте экспортированный список пользователей из столбца B в столбец R. Не выполняйте сопоставление столбца А ("user_id") с целевым, так как это системный столбец, созданный на основе соответствующего плана.
- Вручную скопируйте настраиваемые поля пользователей (любой столбец, название которого начинается с символов "CF_XXX", начиная со столбца S) по одному полю за раз. Каждое настраиваемое поле будет иметь уникальный идентификатор в зависимости от экземпляра Resource Management, даже если названия полей в обоих планах будут совпадать.
Импорт проектов в целевой план
С использованием Smartsheet
Повторно подключите таблицы проекта к плану Resource Management. Smartsheet сопоставит все связанные с этим проектом данные, если заполнены следующие поля:
- основной столбец;
- исполнитель (список контактов);
- дата начала (дата);
- дата окончания (дата);
- % распределения (текст/число).
Без использования Smartsheet
Вам придётся восстанавливать все проекты и назначения вручную. Чтобы сократить число операций, выполняемых вручную, сосредоточьтесь только на активных проектах.