В рабочих пространствах файловая библиотека служит центральным узлом для хранения, поиска и совместной работы с файлами, загруженными непосредственно в библиотеку, такими как документы, презентации, изображения и видео. Файловая библиотека, разработанная для бесшовной интеграции с вашей работой в Smartsheet, позволяет вам получать доступ к файлам, поддерживать версионность и сотрудничать асинхронно, планируя проекты и выделяя ресурсы.
Эта функция доступна только для тарифных планов, использующих модель подписки на пользователя. Чтобы уточнить свой тип модели в рамках имеющегося плана,воспользуйтесь нашими рекомендациями.
Библиотека файлов недоступна для организаций, заключивших со Smartsheet соглашение о сотрудничестве с бизнесом (Business Associate Agreement, BAA).
Библиотека файлов доступа
- Перейдите на свою домашнюю страницу в Smartsheet.
- Выберите Все рабочие пространства и найдите рабочее пространство, связанное с библиотекой файлов, которую вы хотите открыть.
- Открыть панель рабочего пространства
- На панели решений выберите Библиотека файлов.
Разрешения на общий доступ в рабочей области определяют, как вы можете взаимодействовать с файлами в библиотеке файлов. Узнайте больше о том, что могут делать различные уровни разрешения общего доступа.
Добавьте файлы в библиотеку файлов
В библиотеке файлов выберите значок загрузки в правом нижнем углу. Вы можете добавлять файлы перетаскиванием или загружать их с компьютера.
Одновременно можно отправить до ста файлов. Вы можете редактировать имена файлов, выбрав поле заголовка при открытии файла.
Файлы тегов
Теги позволяют пользователям добавлять к файлам термины, по которым можно осуществлять поиск. После добавления тега, когда этот термин используется в действиях поиска или фильтрации в библиотеке файлов, этот файл будет включен в результаты поиска.
Файлы могут содержать до 25 тегов каждый.
Добавить теги к файлам
Редактировать, добавлять и удалять теги могут все пользователи с правами редактора или выше.
Одиночный файл:
- Откройте файл и выберите Подробности.
- Выберите поле Tags и введите дополнительные теги. Используйте Enter для перехода к следующему тегу.
- Или выберите любой из предложенных тегов, чтобы добавить его в список тегов.
Насыпь:
- Выберите все файлы, которые нужно пометить.
Используйте shift select для выбора нескольких файлов одновременно.
- Выберите значок метки в правом верхнем углу.
- Введите все необходимые теги и используйте Enter для перехода к следующему тегу.
- Нажмите Готово, чтобы сохранить изменения.
Когда вы добавляете теги массово, поиск и фильтрация могут занять несколько минут.
Генерируемые искусственным интеллектом теги автоматически добавляются ко всем файлам, загруженным в файловую библиотеку, чтобы облегчить ручной труд по созданию тегов. Теги AI имеют пунктирный контур, а пользовательские теги - сплошной контур.
Удалите теги, открыв актив и выбрав значок X на теге.
Поиск, сортировка и фильтрация файлов в библиотеке
Используйте функцию поиска в библиотеке файлов, чтобы быстро найти нужные файлы. Поиск находит результаты только в текущей библиотеке файлов. Поиск также использует извлечение текста, и вы находите файлы по тексту в документах.
В данный момент такая возможность отсутствует. Например, "mark" не приведет к появлению файлов с "marketing"
Вы можете сортировать файлы по дате загрузки или имени.
Используйте фильтры, чтобы быстро находить файлы по типу, тегам, дате загрузки и ориентации.
Сотрудничайте с товарищами по команде
Аннотации и комментарии
Добавьте членов команды в рабочую область для совместной работы над файлами. Откройте файл и оставьте комментарий с пометкой @mention, чтобы начать разговор с членом команды, или используйте инструменты аннотации, чтобы указать членам команды на определенные части изображения или видео. Выберите цвет и форму аннотации, а затем оставьте комментарий. Комментарий имеет тот же номер, что и значок аннотации, поэтому другие пользователи могут легко увидеть текст и аннотацию, которые идут вместе.
Аннотации работают с изображениями, pdf-файлами и видео. Вы не можете делать аннотации к файлам Microsoft.
Рабочий процесс версионирования
После редактирования файла с учетом аннотаций и отзывов товарищей по команде вы можете выбрать выпадающий список "Версии" в заголовке файла, чтобы загрузить другую версию. Это заменяет текущий файл более новой версией и позволяет избежать беспорядка.
При необходимости вы можете в любой момент получить доступ ко всем предыдущим версиям. Разговоры, аннотации, метаданные и теги остаются со связанной с ними версией.
Предоставить доступ к файлу
Для просмотра файлов необходимо добавить пользователей в рабочую область. Вы можете указывать пользователей в комментариях или копировать ссылку из заголовка файла, чтобы отправить прямую ссылку на файл. Если у пользователя нет доступа к рабочему пространству, при получении ссылки ему будет предложено запросить доступ.
Вы можете загрузить файлы (до 1000 за один раз), выбрав их, а затем нажав на значок загрузки в правом верхнем углу.
Текущие ограничения
- Не поддерживается в Smartsheet Mobile
- Отсутствует ручной способ подписки/отписки на темы разговора
- Отсутствие бесед в реальном времени (беседы не обновляются автоматически, пользователю необходимо обновить страницу)
- Не прикреплять предметы к комментариям
- Файлы недоступны через листы, отчеты или приборные панели
- Содержимое листа не отображается в библиотеке файлов
- Отсутствие единого файлообменника
- Пользователи не могут получить доступ к библиотеке файлов в Brandfolder
- Нет поиска подстроки