В процессе слияний и поглощений может потребоваться импортировать данные другого плана Resource Management в существующий план. Также вам может потребоваться наличие нескольких планов Resource Management, чтобы разделять проекты по регионам и организациям или в зависимости от требований к прозрачности.
В обоих случаях сначала вам понадобится выгрузить данные из исходного экземпляра Resource Management, а затем импортировать их в целевой экземпляр.
В ходе этого процесса будут утеряны сведения о проектах. Интеграция Smartsheet с Resource Management позволит сохранить больше данных и потратить меньше времени на их восстановление. Прежде чем приступить к этому процессу, свяжитесь с менеджером по работе с клиентами, чтобы узнать, как подключить Smartsheet к вашему плану.
USM Content
Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором ресурсов . Кроме того, вы должны быть системным администратором Smartsheet, чтобы использовать панель интеграции с Resource Management.
Один или несколько планов?
Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки.
Один план управления ресурсами.
- Редакторы проектов и пользователи с более высоким уровнем разрешений могут видеть всех участников плана и назначать работу любому из них. Им доступны сведения о распределении всех пользователей учётной записи, даже если они не могут просмотреть конкретный проект.
- Интеграция с Control Center позволяет автоматизировать работу с макетами и программами Control Center в рамках одного плана.
Несколько планов управления ресурсами в Resource Management
- Этот сценарий позволяет использовать несколько рабочих графиков и параметров нерабочих дней, например учитывать региональные праздники.
- Между экземплярами не происходит обмена данными. Невозможно корректно оценить загрузку сотрудника, профиль которого используется одновременно в нескольких планах. Наличие нескольких планов позволяет изолировать данные.
- Пользователи получают лицензии для каждого плана. Если один и тот же пользователь добавлен в несколько планов, ему требуется несколько лицензий.
- Интеграция Control Center и Resource Management позволяет подключить к программе Control Center только один экземпляр Resource Management. Для каждого экземпляра Resource Management потребуется развёртывать Control Center.
Риски, возникающие при объединении и разделении экземпляров
Для объединения и разделения экземпляров Resource Management необходимо произвести экспорт данных из Resource Management, при этом экспортируются не все данные. Сведения о проектах и планах будут потеряны. После завершения настройки некоторые данные придётся восстанавливать вручную.
Ниже перечислены элементы, на которые не распространяется процесс экспорта:
Сведения о планах:
- список ролей;
- список видов деятельности;
- ставки;
- заполнители;
- названия этапов;
- рабочий статус;
- категории расходов;
- категории времени и оплаты;
- государственные праздники;
- клиенты;
- местоположения;
- типы отпусков;
- теги пользователей;
- теги проекта;
- все элементы, использующие API разработчика;
- настраиваемые поля проекта;
- настраиваемые поля пользователей;
- настраиваемая фирменная символика;
- настройки проверки подлинности;
- изображения, связанные с проектами.
Сведения о проектах:
- назначения на проект и связанные с ними даты;
- этапы проекта;
- ставки, связанные с этапами проекта;
- ставки конкретных проектов;
- статусы рабочих элементов;
- заметки к рабочим элементам;
- списки задач рабочих элементов;
- журнал действий по проекту;
- отчёты по проекту;
- краткое описание проекта.
Сведения о пользователях:
- название назначения на работу;
- статусы рабочих элементов;
- заметки к рабочим элементам;
- списки задач рабочих элементов;
- журнал действий по проекту;
- отчёты по проекту;
- краткое описание проекта.
Обзор процесса
Для выполнения этого процесса вы должны быть лицензированным администратором Resource Management.
Основное различие между объединением и разделением планов заключается в целевом местоположении. При разделении планов данные импортируются в новый план. При объединении планов данные импортируются в существующий план. При работе с данными выполняются одни и те же действия; разница состоит только в том, куда будут импортированы данные.
- Экспортируйте данные из исходного плана. Будет произведён экспорт пользователей и проектов.
- Экспортируйте данные за прошлые периоды из исходного плана.
- Используйте программу для работы с электронными таблицами, чтобы подготовить к импорту файл с данными пользователей.
- Импортируйте файл с данными пользователей в целевой план.
- Восстановите проекты.
- Если вы используете интеграцию со Smartsheet, подключите таблицы со сведениями по проектам, и данные появятся в Resource Management автоматически.
- Если интеграция со Smartsheet отсутствует, необходимо будет восстановить проекты вручную.
- Проверьте правильность данных и удалите ненужные элементы.
Экспорт данных из исходного плана
Экспорт пользователей
- Откройте Параметры учётной записи.
- Если вы работаете в Resource Management в Smartsheet, выберите меню в правом верхнем углу, а затем выберите Параметры учётной записи.
- Если вы работаете в автономном Resource Management, выберите Настройки > Параметры учётной записи.
- В меню слева выберите Пользователи , а затем выберите Экспортировать список пользователей. В списке будут перечислены все пользователи, связанные с вашим планом, и соответствующие настраиваемые поля.
Экспорт проектов
Вам придётся восстанавливать все проекты и назначения вручную. Чтобы сократить число операций, выполняемых вручную, сосредоточьтесь только на активных проектах.
- Выберите Импорт проекта > Экспортировать список проектов , чтобы экспортировать проекты и связанные параметры, включая настраиваемые поля проекта.
Экспорт данных за прошлые периоды
- В Resource Management выберите Отчёты.
- В правом верхнем углу выберите Новый отчёт. Используйте следующие настройки для указания правильных данных:
Под Просмотр выберите Бюджеты: Часы.
Для Периода времени, выберите Пользовательский диапазон дат. Выберите временной интервал, соответствующий длительности существования экземпляра. Выберите более длительный период времени, если вы не знаете точные даты.
Под Показать выберите Все. Эти настройки позволят получить сведения обо всех активных и архивированных проектах Resource Management. - Выберите RЗапросить исходные данные. Вы получите ZIP-файл, содержащий данные за прошлые периоды, по электронной почте.
- Откройте электронное письмо и выберите Загрузить CSV. Не можете найти нужное письмо? Проведите поиск в папке "Входящие" по запросу исходные данные csv. Экспорт охватывает не все данные; некоторые из них необходимо будет восстанавливать. Просмотрите список выше, чтобы увидеть, что исключено.
Обратите внимание, это большой файл. Вот какие данные будут в нём содержаться:
- тип записи ("Расходы" или "Время и оплата");
- проект и все связанные с ним метаданные (параметры проекта, настраиваемые поля проекта);
- связанный этап (если применимо);
- ставки для конкретного назначения / статьи расходов;
- внесённое время;
- утверждённое время/расходы, включая сведения об утверждающих и времени утверждения;
- настраиваемые поля конкретного пользователя.
Подготовка данных к объединению
Импорт пользователей
- Откройте Параметры учётной записи.
- Если вы работаете в управлении ресурсами в Smartsheet, выберите меню шашлык в правом верхнем углу, затем выберите Параметры учётной записи.
- Если вы работаете в автономном управлении ресурсами, выберите Настройки > Параметры учётной записи.
- Выберите Пользователи > Экспортировать список пользователей.
- Откройте файлы в формате CSV, содержащие экспортированные сведения о пользователях и проектах.
- Скопируйте экспортированный список пользователей из столбца B в столбец R. Не выполняйте сопоставление столбца А ("user_id") с целевым, так как это системный столбец, созданный на основе соответствующего плана.
- Вручную скопируйте настраиваемые поля пользователей (любой столбец, название которого начинается с символов "CF_XXX", начиная со столбца S) по одному полю за раз. Каждое настраиваемое поле будет иметь уникальный идентификатор в зависимости от экземпляра Resource Management, даже если названия полей в обоих планах будут совпадать.