Применить к
Возможности
Кому доступна эта возможность?
Создавать отчёты могут администраторы ресурсов, редакторы портфеля, планировщики проектов, создатели отчёта по портфелю и редакторы проектов. Доступ к конкретным проектам зависит от уровня разрешений пользователя. Например, редакторы проектов могут видеть только принадлежащие им проекты.
Экспорт в QuickBooks
Вы можете экспортировать данные из Resource Management для использования в QuickBooks (только на персональном компьютере).
Доступно для:
Планы:
- Resource Management
Разрешения:
Создавать отчёты могут администраторы ресурсов, редакторы портфеля, планировщики проектов, создатели отчёта по портфелю и редакторы проектов. Доступ к конкретным проектам зависит от уровня разрешений пользователя. Например, редакторы проектов могут видеть только принадлежащие им проекты.
Узнайте, входит ли эта возможность в Smartsheet Regions или Smartsheet Gov.
Создание отчёта
Создайте отчёт с данными, которые нужно экспортировать. Например, можно создать отчёт под названием "Оплата счетов за октябрь". Настройте параметры отчёта необходимым вам образом. Вы можете создавать и экспортировать отчёты по проектам, этапам, времени отпусков и другим данным, которые хотите использовать в QuickBooks.
В верхней части экрана щёлкните Аналитика и примените перечисленные ниже параметры:
- Просмотр: часы;
- Временной интервал: настраиваемый диапазон дат (с 1 по 31 октября);
- Сначала группировать по: проект (показать все проекты за этот период);
- Затем группировать по: участник команды (показать все часы, отработанные всеми сотрудниками компании в течение этого периода времени).
Сохраняйте отчёты на личной странице или на странице аналитики, чтобы в будущем легко получить к ним доступ.
Экспорт данных
В правом верхнем углу выберите Экспорт, а затем пункт Экспортировать значения времени в формат QuickBooks. Данные будут сохранены в формате QuickBooks — в IIF-файле, который будет содержать все данные из Resource Management. Сохраните файл там, где сможете легко его найти.
Запуск QuickBooks
- Запустите QuickBooks. Убедитесь в том, что в системе указаны все ваши сотрудники с соответствующими ставками. Вероятно, эта информация уже введена, если вы используете QuickBooks для учёта и начисления заработной платы.
- Перейдите в раздел File (Файл) > Utilities (Инструменты) > Import (Импорт) > Import .IIF file (Импортировать IIF-файл).
- Выберите проект, для которого хотите выставить счета. Щёлкните Create Invoice (Создать счёт) в нижней части страницы.
- При выставлении счетов будут использованы ставки, указанные в QuickBooks, и количество часов, указанное в Resource Management.
Сопоставление данных QuickBooks
Файл IFF, загруженный из Resource Management, не требует дополнительного форматирования для импорта в QuickBooks. Однако необходимо будет убедиться, что данные QuickBooks и Resource Management сопоставлены друг с другом надлежащим образом, и что вы понимаете, какие поля данных сопоставлены с QuickBooks.
Названия позиций и количество пробелов между ними должны быть одинаковыми в обеих системах.
Данные QuickBooks сопоставляются с Resource Management следующим образом:
- Quickbooks: customer (клиент) = Resource Management: клиент
- Quickbooks: job (задача) = Resource Management: проект
- Quickbooks: employee (сотрудник) = Resource Management: пользователи
- Quickbooks: service item (элемент обслуживания) или item (элемент) = Resource Management: категория задач
- Quickbooks: notes (заметки) или description (описание) = Resource Management: примечания
- Quickbooks: rate (ставка) = Resource Management: ставка