Эффективная работа со сводками таблиц: советы и рекомендации

С помощью сводки таблицы можно отображать метрику таблицы, указывать в тегах таблиц настраиваемые метаданные для более быстрого поиска и т. п.

Выделение важнейших проектных данных с помощью столбцов с формулами и символами

Один из сценариев использования сводок таблиц — маркировка статуса проекта (например, соответствие проектному плану). Достаточно разместить в поле сводки таблицы формулу, и сведения о статусе будут обновляться автоматически.

Вставьте формулу в поле сводки со ссылкой на данные сетки или другого поля сводки, чтобы расчёт важных данных выполнялся автоматически.

Чтобы выбрать ячейки сетки и диапазоны ячеек, перетаскивайте их в сетку при создании формулы (соответствующие ячейки будут выделяться цветом).

Ссылка на элемент Синтаксис Пример формулы
Другие поля сводки (в той же таблице) [Имя поля]# =SUM([Бюджет 2016]#; [Бюджет 2017]#)
Ячейки в сетке (в той же таблице) [Имя столбца] =SUM(Расходы1:Расходы3)
Ячейки в сетке (в другой таблице) {имя межтабличной ссылки} =COUNT({перечень ресурсов на складе Б})

Возможности поиска с помощью категорий таблиц

Вы можете создавать поля сводок с ключевыми значениями для облегчения поиска. Ниже приведены практические примеры.

  • Укажите отделы, к которым относится та или иная таблица, с помощью поля с раскрывающимся списком или поля с текстом или числами.
  • Добавьте ключевые слова для поиска в поле с текстом или числами. Например: стройка, электрический, проектирование 

Дополнительные сведения о соответствующих методах поиска см. в статье Поиск в Smartsheet.

Создание легенды с пояснениями к используемым символам

В рамках сводки таблицы можно создать легенду со значениями всех значков и символов в таблице.
Чтобы создать легенду, выполните указанные ниже действия.

  1. Добавьте в верхнюю часть сводки таблицы поле с текстом или числами с описанием легенды.
  2. Добавьте в сводку таблицы поля с символами для каждого из символов. В имени поля укажите назначение символа. Не забудьте выбрать для каждого поля группу символов, которые используются в таблице.
  3. В каждом поле с символами укажите значок, соответствующий описанию.

Легенда сводки таблицы