Синхронизация Smartsheet с Microsoft Dynamics 365

После приобретения коннектора Smartsheet for Dynamics 365 Connector следуйте инструкциям по настройке Admin.

Создать рабочий процесс

После входа в систему мастер рабочих процессов поможет вам создать рабочие процессы для автоматической синхронизации.

1. Выберите значок меню в левом верхнем углу страницы, а затем выберите Администрирование учётной записи.
   Brandfolder Image
    
2. Выберите Добавить рабочий процесс, чтобы запустить мастер создания рабочего процесса.
   
   Brandfolder Image

Мастер рабочих процессов

С помощью мастера рабочего процесса выберите лист и сущность Microsoft Dynamics и сопоставьте их соответствующие столбцы и поля для синхронизации.

1. На странице Settings установите основные параметры рабочего процесса:

   • Что вы хотите, чтобы этот рабочий процесс делал?: Выберите направление синхронизации рабочего процесса (в Dynamics 365, в Smartsheet или двунаправленно между двумя приложениями).
   • Имя листа: Выберите существующий лист или Создать новый лист, чтобы сразу же создать новый лист в Smartsheet.
   • Dynamics Item: Выберите сущность Dynamics 365 из выпадающего списка.

   Сохранив рабочий процесс, вы не сможете изменить лист, сущность Dynamics 365 и направления синхронизации; однако вы можете создать новый рабочий процесс, чтобы выбрать другие параметры.

2. Выберите Продолжить, чтобы подтвердить настройки.
3. Используйте раздел Fields для сопоставления полей между Dynamics 365 и Smartsheet.
   
   Вы можете выбрать Новый столбец в раскрывающемся списке, чтобы вставить новый столбец в лист. Вы также можете выбрать Добавить поле, чтобы включить в рабочий процесс больше полей сущностей Dynamics 365.

4. Вы можете изменить направление синхронизации с помощью выпадающих окон Brandfolder Image между полями и столбцами сущности.

   Вы можете не иметь возможности изменять направления синхронизации определенных сопоставлений в зависимости от ваших прав в Dynamics 365 и Smartsheet, а также от использования поля в интеграции (например, Dynamics ID).

5. Выберите Продолжить, чтобы подтвердить выбор отображения полей.
6. На страницах Dynamics Filters и Sheet Filters вы можете создать фильтры, чтобы лучше контролировать тип и объем данных, обмениваемых между двумя приложениями.
7. На странице Save назовите рабочий процесс, сохраните его и просмотрите сводку обновлений сущности и листа Dynamics 365.
   
   Если вы хотите внести какие-либо изменения, вы можете вернуться в рабочий процесс и добавить свои изменения.
8. Выберите Сохранить рабочий процесс, чтобы начать синхронизацию рабочего процесса. 

Сохранив рабочий процесс, вы можете завершить работу мастера и перейти на Dashboard. Ваш рабочий процесс автоматически обновляет записи в Dynamics 365 и строки в листе Smartsheet в соответствии с правилами рабочего процесса.

Используйте фильтры для точной настройки синхронизации данных

Динамические фильтры

Вы можете добавить фильтры, чтобы регулировать записи Dynamics 365, которые попадают в лист. Эти фильтры позволяют синхронизировать только поля, относящиеся к конкретному проекту, клиенту или сотруднику.

Чтобы создать фильтры динамики:

1. Выберите Добавить фильтр , чтобы заполнить список доступных полей сущности.

2. С помощью раскрывающегося списка выберите условие фильтра, например, равно, содержит, или пуст.

   Справа появится текстовое поле, если нужно ввести дополнительные критерии фильтрации.

3. Выберите Продолжить, чтобы подтвердить и применить фильтры.

Фильтры таблицы

Вы можете добавить фильтры, чтобы контролировать строки, синхронизируемые с объектами в Dynamics 365. С помощью этих фильтров можно регулировать записи, которые синхронизируются с вашим объектом. Например, используйте фильтр, чтобы синхронизировать только определенные строки со значением Status Reason In Progress с сущностью Opportunity в Dynamics 365.

Чтобы создать фильтры листов:

1. Выберите Добавить фильтр , чтобы заполнить список доступных столбцов листа, и выберите столбец для заполнения фильтра.

2. С помощью раскрывающегося списка выберите условие фильтра, например, равно, содержит, или пуст.

   Справа появится текстовое поле, если нужно ввести дополнительные критерии фильтрации.

3. Выберите Продолжить, чтобы подтвердить и применить фильтры.

Для обоих фильтров на странице мастера Save рядом с Update Summary можно увидеть количество полей, которые необходимо обновить в сущности Dynamics 365. Это помогает измерить количество данных, поступающих в сущность с вашего листа.

Если счетчик Update Summary окажется неожиданно высоким или низким, вы можете вернуться назад и добавить или удалить фильтры по мере необходимости.

Храните связанные записи вместе с помощью иерархии Smartsheet

Определите группы строк в рабочем процессе, чтобы сохранить записи Dynamics 365 вместе как родительские и дочерние задачи в Smartsheet. Создавайте группы строк, чтобы рабочий процесс упорядочивал записи Dynamics 365 по определенным полям, например по стадиям возможностей, без необходимости вручную перемещать их в листе после синхронизации.

При определении групп рядов учитывайте следующее:

• В разделе Group by можно выбрать существующее поле Dynamics 365 или ввести новое значение для группировки записей при их синхронизации с листом. Группа по определяет значение основного столбца родительских строк вашего листа. Например, при группировке по стадии возможности в листе создаются родительские строки для каждой стадии (например, "Предложение", "Квалификация", "Контракт").
• Новые родительские строки появляются в нижней части листа, если группировка по полностью не совпадает с существующим значением первичного столбца на листе.
• Вы можете определить подгруппу для дополнительного уровня организации. Например, синхронизируйте записи в родительской строке International, которая также является дочерней для строки Sales в Smartsheet.
• Правильные гиперссылки должны находиться в столбце Primary ID на листе для записей Dynamics 365. Если столбец Primary ID не существует, он автоматически добавляется при первом запуске рабочего процесса. 

Ручное копирование и вставка идентификаторов Dynamics из Dynamics 365 в лист может привести к тому, что рабочий процесс не будет синхронизироваться, как ожидалось.

Управление рабочими процессами

Вы можете управлять рабочими процессами с панели Dashboard. Выберите трехстрочное меню в левом верхнем углу страницы и выберите Dashboard, чтобы просмотреть список созданных вами рабочих процессов.

Параметры

Выберите пункт Параметры.

• Редактировать рабочий процесс: Позволяет вернуться к мастеру рабочего процесса, чтобы внести изменения в рабочий процесс.
• Переименовать рабочий процесс: Измените название рабочего процесса.
• Деактивировать/включить рабочий процесс: Остановка или запуск автоматизации рабочего процесса.
• Удалить рабочий процесс: Удаляет рабочий процесс с приборной панели.

Удаление рабочего процесса нельзя отменить, а удаленные рабочие процессы нельзя восстановить.