Центр управления Smartsheet: Часто задаваемые вопросы по архивированию проектов

Архивирование проектов доступно всем клиентам, использующим Центр управления Smartsheet. Вы должны быть руководителем программы в Центре управления Smartsheet, чтобы получить доступ к архивированию проектов. Только руководители программ могут создавать и запускать рабочие процессы архивирования.

С помощью рабочего процесса архивирования вы можете:

• Установить условия фильтрации для руководителей программ, чтобы быстро выбрать проекты для архивирования.
• Предоставить вашей проектной команде более чистый каталог рабочих пространств, переместив проекты в архивные рабочие пространства.
• Обновить совместное использование и ограничить доступ к проектам, чтобы сохранить исторические данные для аудита и анализа.
• Отключить Уведомления и действия, чтобы завершенный проект больше не генерировал уведомления.
• Совместно отменить публикацию всех архивированных листов, панелей мониторинга или отчетов.
• Сохранить сводные данные по архивированным проектам, чтобы они могли быть частью отчетности портфолио за финансовый год. (Вы все равно можете захотеть архивировать сводные данные при переходе на новый финансовый год.)
• Предоставить список архивированных проектов в Центре управления на случай, если вашей команде нужно будет обратиться к ним позже.

Только проекты, предоставленные через Центр управления Smartsheet, могут быть архивированы с помощью функции автоматизации Архив.

Элементы, такие как листы, отчеты и панели мониторинга, созданные вручную в Smartsheet и не предоставленные через Центр управления Smartsheet, не могут быть архивированы с помощью автоматизации Архив.

Вместо этого вам нужно выполнить одно из следующих двух действий:

• Переместить элементы вручную: вручную переместите эти элементы в архивное рабочее пространство или папку.

• Удалить элементы вручную: В качестве альтернативы вы можете удалить эти элементы, если это соответствует потребностям вашей организации.

Выберите лучший подход для вашей организации и решите, лучше ли архивировать элементы вручную или удалить их.

Если вы замените папку источника проекта и не создадите проект заново, архивирование не удастся.

Некоторые распространенные сценарии:

• Полное архивирование. Заблокируйте элементы Smartsheet, связанные с завершенным проектом, сразу все. Удалите завершенные проекты из панелей мониторинга и отчетов на уровне портфолио оптом, не редактируя вручную существующие панели мониторинга и отчеты.
• Архивировать с ограниченной видимостью. Заблокируйте завершенные проекты и удалите доступ к ним, но оставьте их в панелях мониторинга и отчетах на уровне портфолио до конца финансового года. Вы можете удалить архивированные проекты из панелей мониторинга и отчетов в начале следующего финансового года.

Архивирование проекта — это постоянное действие. Вы не можете восстановить архивированный проект.

Нет. Руководитель программы должен вручную архивировать проекты из Control Center. Затем Control Center автоматически выполняет действия, которые вы определяете для рабочего процесса архивирования проекта, для всех выбранных проектов.

При архивировании руководители портфолио могут выбрать рабочую область или конкретное место для хранения архивированных проектов. Чтобы получить доступ к этому рабочему пространству, вам нужно быть руководителем портфолио, который архивировал проекты, пользователем с доступом, установленным в процессе архивирования, или запросить доступ к рабочему пространству.

Когда руководители портфолио архивируют проекты в Control Center, они также архивируют соответствующие Project WorkApps. Архивированные проекты не видны другим пользователям портфолио и больше не доступны в интерфейсе Project WorkApps в Smartsheet или мобильном приложении. Однако только пользователи с разрешением (настроенным в рамках архива) могут видеть список архивированных проектов в Control Center.

Проекты появляются в результатах поиска только для людей, у которых есть доступ к ним. Один из вариантов в процессе архивирования - переместить папку проекта в архивное рабочее пространство. После перемещения папки только пользователи с разрешениями на доступ к архивному рабочему пространству могут видеть проекты в результатах поиска.

Да. Архивирование проектов поддерживает многоступенчатое архивирование. Когда проект завершен, вы можете переместить его в рабочее пространство ожидающего архива, к которому могут получить доступ только определенные люди. После завершения проверок и аудитов вы можете выполнить полное архивирование, чтобы удалить весь доступ и заблокировать проект.