Применить к
Smartsheet Control Center: вопросы и ответы об архивации проектов
Доступно для:
Планы:
- Smartsheet Advance Package
Благодаря функции архивации проектов решение Smartsheet Control Center обеспечивает управление полным жизненным циклом проектов. С её помощью руководители программ могут контролировать и автоматизировать архивацию, которая является завершающим этапом этого цикла.
Control Center — это предложение премиум-уровня. Приобрести это приложение могут клиенты Smartsheet с планом «Бизнес» или более высокого уровня. Чтобы узнать, как это сделать, обращайтесь в отдел продаж Smartsheet.
Каковы требования для архивации проектов и кто может ею пользоваться?
Эта функция доступна всем клиентам, которые используют Smartsheet Control Center. Работать с ней могут пользователи с ролью «Руководитель программы». Только они могут создавать и запускать рабочие процессы архивации.
Какие возможности предлагает архивация проектов?
Вы сможете выполнять следующие действия:
- настраивать условия фильтрации, чтобы руководители программ могли быстро выбирать проекты для архивации;
- освобождать рабочие пространства для проектных групп, перемещая старые проекты в архив;
- менять владельцев проектов и параметры совместного доступа и ограничивать доступ к проектам, чтобы сохранять данные за прошлые периоды неизменными для анализа и аудитов;
- отключать оповещения и действия для завершённых проектов;
- за один раз отменять публикацию всех архивных отчётов, таблиц и панелей мониторинга;
- хранить сводные данные об архивных проектах для отчётности по портфелю за финансовый год(возможно, вы предпочтёте архивировать сводные данные в конце финансового года);
- хранить в Control Center список архивных проектов на случай, если участникам рабочей группы понадобится с ними свериться.
Можно ли архивировать элементы Smartsheet, созданные не в Control Center?
Нет. Эта функция позволяет архивировать только элементы, созданные в Control Center.
Какие популярные методы архивации проектов поддерживает эта функция?
Примеры таких методов:
- Полная архивация. Блокирует все элементы Smartsheet, связанные с завершённым проектом. Массово удаляет завершённые проекты с панелей мониторинга и из отчётов на уровне портфеля, чтобы вам не приходилось делать это вручную.
- Архивация с ограниченной видимостью. Блокирует выполненные проекты и доступ к ним, но при этом до конца финансового года проекты остаются на панелях мониторинга и в отчётах на уровне портфеля. В начале следующего финансового года их можно будет удалить оттуда.
Можно ли восстановить заархивированный проект?
Нет, в настоящее время архивацию проекта невозможно отменить.
Можно ли архивировать проекты автоматически?
Нет. Руководитель программы должен делать это вручную в приложении Control Center. Он настраивает рабочий процесс архивации и выбирает проекты, а Control Center затем автоматически выполняет заданные действия.
Кто сможет видеть и просматривать заархивированные проекты?
Список таких проектов будет отображаться в Control Center. Он будет виден всем пользователям, а доступ к элементам проектов в Smartsheet получат только сотрудники с соответствующим разрешением (предоставляется во время архивации).
Заархивированные проекты будут отображаться в результатах поиска?
Только для сотрудников, у которых есть доступ к этим проектам. Во время архивации у вас будет возможность перенести папку проекта в архивное рабочее пространство, и тогда видеть этот проект в результатах поиска будут только пользователи с доступом к этому рабочему пространству.
Можно ли заархивировать проект частично, чтобы оставить возможности для итоговой оценки или аудита?
Да. Рабочий процесс архивации проектов может состоять из нескольких этапов. Завершённый проект можно переместить в рабочее пространство Pending Archive (Ожидает архивации), где он будет доступен только определённым пользователям. После проведения нужных оценок и аудитов архивацию можно будет завершить, полностью закрыв доступ и заблокировав проект.
Frequently Asked Questions
What are the requirements for Project Archiving and who can use the feature?
Project Archiving is available to all customers using Smartsheet Control Center. You must be a Program Lead in Smartsheet Control Center to access Project Archiving: only Program Leads can create and run archiving workflows.
What features are part of Project Archiving?
With an archive workflow, you can:
- Set filtering conditions so Program Leads can quickly select projects for archiving.
- Provide your project team with a cleaner directory of workspaces by moving projects to archive workspaces.
- Change ownership, update sharing, and limit access on projects to preserve historical data for audit and analysis.
- Disable Alerts & Actions so that a finished project no longer generates notifications.
- Collectively unpublish all archived sheets, dashboards, or reports.
- Retain summary data on archived projects so they can be part the portfolio reporting for the fiscal year. (You may still want to archive the summary data at fiscal year rollover.)
- Provide a list of archived projects in Control Center in case your team needs to access them for reference at a later time.
Will I be able to archive Smartsheet items that were not created using Control Center?
No. Only items created using Control Center can be archived.
Can I archive a project if I replace the project source folder?
If you replace the project source folder and not provision your project again, archiving fails.
What are common scenarios that Project Archiving supports?
Some common scenarios are:
- Complete archival—lock Smartsheet items related to a finished project all at once. Remove finished projects from portfolio level dashboards and reports in bulk, without having to manually edit your existing dashboards and reports.
- Archive with limited visibility—lock completed projects and remove access to them, but keep them in portfolio level dashboards and reports until the end of the fiscal year. At the beginning of the next fiscal year, you can remove the archived projects from the dashboards and reports.
Can I restore an archived a project?
Archiving a project is a permanent action. At this time you cannot restore an archived project.
Can projects be archived automatically?
No. A Program Lead must manually archive projects from within the Control Center app. Control Center will then automatically perform the actions that you define for the project archive workflow on all of the selected projects.
Where can I see my archived projects list?
When archiving, Portfolio Leads can select a workspace or specific location for the archived projects to live. To access that workspace, you would have to be the Portfolio Lead who archived the projects, a user with access set during the archiving process, or request to be shared to the workspace.
Who can view and access archived projects?
Users can see a list of archived projects in Control Center. Only users who have permission (configured as part of the archive) will able to access the project items in Smartsheet.
Will archived projects be removed from search results?
Projects only appear in the search results for people who have access to the project. One of the options in the archiving workflow is to move the project folder to an archive workspace. After the folder is moved, only users with permissions to access the archive workspace will see the projects in search results.
Can I partially archive a project to leave it open for final review or audits?
Yes. Project Archiving supports multi-stage archiving. When a project is completed it can be moved into a Pending Archive workspace where only certain people will have access to it. After any reviews and audits are complete, you can perform the full archive to remove all access and lock the project.