Smartsheet Calendar App — это премиум-приложение, с помощью которого можно создавать гибкие настраиваемые календари с возможностью совместного доступа на основе данных Smartsheet.
USM Content
Возможности приложения календаря:
- цветовое кодирование по основным и дополнительным категориям;
- простой экспорт календаря для отправки по электронной почте или вывода на печать;
- синхронизация с данными существующих проектов.
Вход в приложение Smartsheet Calendar
Для доступа к приложению календаря выполните следующие действия:
- На панели навигации слева нажмите кнопку Панель запуска.
- Выберите Календарь.
Другой способ доступа к приложению календаря — открыть URL-адрес calendar.smartsheet.com.
Если у вас возникают проблемы с доступом к приложению с панели запуска, см. статью Доступ к премиум-приложениям и шаблонам с помощью панели запуска.
После входа в приложение вы увидите страницу Calendar List (Список календарей). На этой странице будут отображены все календари, которые вы создали и к которым вам открыт доступ. Чтобы открыть конкретный календарь, нажмите его имя.
Чтобы сузить результаты поиска, используйте опцию Filter (Фильтр) или введите имя календаря в поле поиска.
Создание основного календаря
The user who creates the calendar is the Primary Admin. Создать календарь вам поможет мастер на панели Create New (Создать новый календарь). Чтобы запустить мастер, выберите + Добавить.
Шаг 1. Выбор таблицы
- Выберите таблицу или отчёт с данными Smartsheet, которые нужно отобразить.
- Выбранная таблица или отчёт должны содержать хотя бы один столбец с датами.
- Нажмите Next (Далее).
Any user that is an admin on the underlying sheet or report is automatically an admin on the calendar. Manage admins on the underlying sheet or report.
Шаг 2. Выбор представления
Чтобы выбрать для календаря представление по умолчанию, щёлкните одну из плиток:
- Monthly (каждый месяц);
- Daily (по дням);
- Weekly (по неделям);
- Multi-Month (несколько месяцев);
- Quarterly (квартал);
- Day-Month (день–месяц).
После создания календаря вы сможете переключаться между этими представлениями в любое время.
Шаг 3. Сопоставление столбцов
Сопоставьте столбцы своей таблицы с соответствующими полями нового календаря.
В разделе Smartsheet Columns (Столбцы Smartsheet) выберите столбцы с данными, которые нужно отобразить на календаре. Поля с красной звёздочкой обязательны для заполнения.
Если вы используете отчёт в качестве источника календаря, используйте одинаковые названия столбцов во всех таблицах, чтобы вам было удобно пользоваться календарём.
2. (Дополнительно) В разделе Data Grouping (Группировка данных) выберите столбцы (не более двух), которые вы хотите использовать для распределения задач по горизонтальным коллекциям. Эти группы будут отображаться в календаре слева и задавать его цветовое кодирование. Выбрав столбцы в разделе Data Grouping (Группировка данных), вы можете назначить определённый цвет для каждого значения столбца в разделе Custom Category List Order (Пользовательский порядок списка категорий).
3. Если вы готовы к просмотру календаря, выберите Add (Добавить). .- Если вы хотите настроить календарь с помощью расширенных функций, выберите Advanced (Дополнительно).
Настройка календаря с помощью расширенных функций
После создания календаря с базовыми функциями вам могут потребоваться расширенные возможности. Вот лишь некоторые из них:
- добавление столбцов;
- сортировка задач;
- настройка отображения времени и даты, а также вида задач календаря;
- изменение логотипа календаря;
- показ и скрытие выходных дней.
При нажатии кнопки Advanced (Дополнительно) в окне отображаются следующие вкладки:
- Additional Columns (добавление столбцов);
- Time & Design (формат времени и внешний вид);
- More Options (дополнительные настройки);
- Подтвердить.
Чтобы продолжить, выберите Next (Далее).
Шаг 4. Добавление столбцов в календарь
- Чтобы добавить информацию в календарь, используйте следующие разделы.
- Дополнительные столбцы. Выберите дополнительные столбцы для отображения данных из исходной таблицы или отчёта.
- Сортировка столбцов. Автоматическая сортировка задач по содержимому столбцов.
- Нажмите Next (Далее).
Шаг 5. Настройка отображения дат и интервалов времени.
На вкладке Time & Design (Формат времени и внешний вид) можно настроить отображение дат и интервалов времени, а также стиль задач календаря.
Шаг 6. Изменение других сведений о календаре
На вкладке More Options (Дополнительные параметры) можно выполнить следующие действия:
- добавить название календаря;
- указать день начала недели;
- указать месяц начала квартала;
- показывать задачи только в рабочие дни, скрывать выходные дни или показывать и рабочие, и выходные дни;
- открыть и найти ссылку на веб-форму;
- настроить отображение календаря для пользователей и доступные для них действия.
Опция Allow Attachments (Включить вложения)
Выберите этот параметр, чтобы пользователи могли прикреплять файлы к задачам в приложении календаря.
Файлы, вложенные в комментарии, будут отображаться вместе с комментарием. Вы не увидите их в столбце Attachments (Вложения) или в задаче приложения календаря.
Опция Allow Comments (Включить комментарии)
Выберите этот параметр, чтобы другие пользователи могли комментировать задачи в приложении календаря. Эта функция включена по умолчанию при создании календаря.
Комментарий, добавленный к календарю, также добавляется к исходной таблице или отчёту.
Используйте @упоминания в комментариях для привлечения внимания к записям в календаре.
Для добавления комментариев к календарю у пользователя должны быть права доступа к исходной таблице или отчёту уровня не ниже редактора. Просматривать комментарии могут пользователи с правами наблюдателя.
Опция Allow New Events (Включить добавление событий)
Установите этот флажок, чтобы все пользователи с правами редактора для исходной таблицы могли добавлять задачи напрямую в календарь.
Опция Web Form Link (Ссылка на веб-форму)
Если исходная таблица содержит форму, вставьте ссылку на неё в поле Web Form Link (Ссылка на веб-форму). После добавления ссылки на веб-форму в календарь можно будет открывать форму из приложения календаря.
Чтобы открыть веб-форму из приложения календаря, выполните следующие действия.
- В левом верхнем углу приложения календаря нажмите значок раскрывающегося списка.
- Выберите Open Web Form (Открыть веб-форму).
Использование календаря в формате "454"
Чтобы включить отображение календаря в формате "454", установите флажок 454 Calendar (Календарь 454). Можно также установить флажок Default 454 Calendar (Календарь 454 по умолчанию), если вы хотите отображать его по умолчанию.
В календаре в формате "454" год делится на месяцы в следующем формате: 4 недели — 5 недель — 4 недели. В структуре календаря группируются праздничные дни, а количество суббот и воскресений равномерно распределяется по сравниваемым месяцам. (Формат "454" часто используется в розничной торговле для более точного сравнения уровней продаж по годам.)
Шаг 7. Проверка настроенных параметров
На вкладке Confirm (Подтверждение) проверьте и подтвердите изменённые параметры. Если вам необходимо внести изменения, выберите Previous (Назад), чтобы перейти на соответствующую страницу и внести необходимые изменения. После проверки всех настроек нажмите Add (Добавить) или Update (Обновить).
Share your calendar
Once you’ve created your calendar, select the arrow in the upper right corner, then select Share. Here you can toggle sharing on and off, share the calendar with specific users or domains, copy the sharelink, and publish the calendar.
If sharing is toggled on, then the calendar will appear in the list view for all users who are calendar admins or added on the calendar share list. If sharing is not toggled on, then the calendar only appears in the list view for the Primary Admin.
All users who view a calendar see the calendar as the Primary Admin does.
