Работа с оповещениями и запросами от Slack

Держите свою команду в курсе новостей о проектах, отслеживаемых в Smartsheet, с помощью автоматических уведомлений канала в чате Slack. Вы можете настроить Smartsheet таким образом, чтобы автоматически уведомлять пользователей Slack, например, о блокировке задачи, к которой имеет отношение рабочая группа.

Вы также можете получать уведомления и запросы изменения и утверждения в виде прямых сообщений. Утверждайте бюджет проекта, не выходя из Slack.

Содержание статьи


Перед началом работы

Создание автоматизированного рабочего процесса

Чтобы иметь возможность получать оповещения и запросы в Slack, сначала необходимо стать получателем автоматизированного рабочего процесса в таблице Smartsheet. Дополнительные сведения о том, как создавать автоматизированные рабочие процессы, см. в статье Ускорение работы и экономия времени с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Установка интеграции из каталога приложений Slack

Чтобы можно было получать уведомления в канале Slack, вашему администратору Slack потребуется установить интеграцию Smartsheet с этим приложением. Дополнительные сведения о том, как устанавливать приложения в Slack, см. в справочной статье о Slack.

Вам потребуется приложение Slack для компьютера (не браузерная версия Slack).

 


Получение оповещений и запросов в виде прямых сообщений

Начните получать оповещения Smartsheet (уведомления и запросы изменения и утверждения) в виде прямых сообщений Slack, связав два этих приложения.

В приложении Slack выполните указанные ниже действия.

  1. На панели слева выберите пункт Apps (Приложения).
  2. На панели поиска вверху введите слово «Smartsheet» и выберите бот Smartsheet.

    ПРИМЕЧАНИЕ. Чтобы использовать интеграцию Slack с приложением Smartsheet, вам может потребоваться направить запрос администратору Slack вашей организации. Он должен будет включить бот, выполнив шаги, описанные в этой справочной статье о Slack.
     
  3. Введите любой текст, чтобы начать беседу с ботом. Бот поприветствует вас и попросит пройти авторизацию. Когда появится запрос, выберите Allow Access (Разрешить доступ).

    Откроются страницы входа и авторизации в Smartsheet.
     
  4. Войдите в свою учётную запись Smartsheet и нажмите Разрешить.

После того как появится страница с сообщением об успешном выполнении операции и бот пришлёт вам сообщение «You’re all set up!» (Всё готово!), вы сможете выполнять действия с запросами изменения и утверждения, уведомлениями и напоминаниями от Smartsheet.

Существующие оповещения и действия теперь будут отправляться не только в Центр уведомлений и почтовый ящик, но и в Slack. Дополнительные сведения об управлении получением оповещений и действий от Smartsheet см. в статье Настройка получения уведомлений от Smartsheet.

Введите слово help (помощь) в прямом сообщении боту, чтобы узнать, как он работает.

Отмена подписки на уведомления Smartsheet

Отказаться от получения сообщений с оповещениями и действиями в Slack можно двумя способами.

В приложении Slack (версии для компьютера или мобильных устройств):

  • в прямом сообщении боту Smartsheet введите слово unregister (отменить подписку);
  • бот подтвердит успешную отмену подписки и больше не будет присылать вам прямые сообщения.

В Smartsheet:

  1. В правом верхнем углу окна Smartsheet нажмите своё изображение профиля.
  2. Выберите пункт Приложения и интеграции.
  3. Появится окно со списком всех интеграций, связанных с вашей учётной записью Smartsheet.
  4. В списке приложений найдите интеграцию Slack и нажмите Отозвать.

После того как доступ будет отозван, вы больше не будете получать уведомления в Slack.


Отображение оповещений и запросов в Slack

Информация в оповещениях будет различаться в зависимости от того, сколько строк добавлено или обновлено: одна или несколько. 

Запросы изменения и утверждения отправляются только в виде прямых сообщений.

Одна строка

уведомление для одной строки

В оповещении или запросе для одной строки будет отображаться следующее:

  • тип изменения (создание или обновление строки) при его наличии в виде текста, выделенного полужирным шрифтом;
  • основной столбец; 
  • до четырёх добавленных или изменённых ячеек, начиная с крайней левой ячейки в строке;
  • символы и изображения в сетке будут отображаться как текстовые значения (вместо изображения будет отображаться имя его файла).

Чтобы перейти к определённой строке в Smartsheet, можно щёлкнуть имя таблицы.

Несколько строк

уведомление для нескольких строк

Если оповещение или запрос касается нескольких строк, будет отображаться сводное уведомление:

  • только уведомления: тип изменения (создание или обновление строк);
  • число строк, которых касается оповещение или запрос.

Чтобы перейти к таблице в Smartsheet, можно щёлкнуть её имя.


Устранение неполадок в ситуации, когда оповещения или запросы не приходят в Slack

Ниже описано, что следует проверить, если вы или другие пользователи не получаете оповещения или запросы в виде прямых сообщений или в каналах Slack.

Проверьте, включены ли уведомления Slack

Если вы получили сообщение о том, что уведомления Slack отключены, или в окне «Создать правило» вообще отсутствует параметр для настройки уведомлений Slack, вам потребуется изменить параметры доставки уведомлений в Smartsheet. Возможно, вам придётся изменить параметры доставки на уровнях учётной записи и таблицы.

После изменения разрешений на уровне учётной записи все таблицы в ней унаследуют это разрешение.

Настройте параметры уведомлений на уровнях учётной записи и таблицы таким образом, чтобы все пользователи с действительным адресом электронной почты и интегрированные сторонние приложения получали уведомления.

Включение на уровне учётной записи

Если для вашей организации отключены уведомления Slack:

  • параметр для настройки уведомлений Slack будет отсутствовать;
    ИЛИ 
  • появится сообщение об ошибке с текстом «Системный администратор отключил уведомления Slack для вашей организации».

Чтобы изменить это разрешение, вы должны быть системным администратором для своего плана. Дополнительные сведения о том, как системные администраторы могут изменять разрешения пользователей на уровне учётных записей, см. в статье Управление пользователями.

Чтобы изменить состав получателей уведомлений из учётной записи, выполните указанные ниже действия.

  1. Войдите в Smartsheet с учётными данными системного администратора.
  2. Щёлкните значок своего профиля учётной записи (в правом верхнем углу окна Smartsheet) и выберите пункт Администратор учётной записи.
  3. Выберите вкладку Параметры учётной записи и щёлкните Изменить рядом с пунктом «Разрешения для автоматизации».
  4. Выберите Любой адрес электронной почты и интегрированные сторонние приложения и нажмите кнопку ОК.

Если вы используете учётную запись плана «Корпоративный», может также потребоваться установить флажок для Slack, чтобы включить уведомления Slack.

Включение на уровне таблицы

Если для вашей таблицы отключены уведомления Slack, при создании или редактировании уведомления с использованием Slack будет отображаться эта ошибка:

уведомления-slack-отключены

Чтобы изменить это разрешение, вы должны быть владельцем таблицы или иметь разрешения на доступ к ней с правами администратора. Дополнительные сведения об изменении разрешений на доступ пользователей см. в статье Предоставление доступа к таблицам, отчётам и панелям мониторинга.

Чтобы изменить состав получателей уведомлений из таблицы, выполните указанные ниже действия.

  1. Выберите Автоматизация (в левом верхнем углу окна Smartsheet) > Управление рабочими процессами.
  2. В появившемся диспетчере автоматизации щёлкните значок Параметры параметры-диаграммы-Ганта (с изображением шестерёнки) в правом верхнем углу.
  3. Выберите Любой адрес электронной почты и интегрированные сторонние приложения и нажмите кнопку ОК.