Формулы: ссылки на данные из других таблиц

Применить к

Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Возможности

Кому доступна эта возможность?

Добавлять и редактировать ссылку могут владелец, администраторы и редакторы. Для работы с таблицей, на которую ссылаются, необходимы права наблюдателя или более высокого уровня.

С помощью межтабличных формул можно выполнять вычисления на основе данных, которые хранятся в другой таблице. 

Например, используйте функцию VLOOKUP для поиска значения из таблицы подстановки, находящейся в другой таблице, к которой у вас есть доступ. Функция SUMIF позволяет вычислить сумму значений из другой таблицы.

Для создания межтабличных формул ознакомьтесь с инструкциями в статье Создание и изменение формул в Smartsheet.

Необходимые разрешения

Перед началом работы с межтабличными формулами запомните, какие действия каждый пользователь может выполнять в исходной и целевой таблицах.

 

Возможности

Владелец

Администратор

Редактор

Наблюдатель

Просмотр данных в исходной таблице и создание ссылок на них

Да

Да

Да

Да

Вставка формулы в целевую таблицу

Да

Да

Да

Нет

Изменение ссылки непосредственно в формуле

Да

Да

Да

Нет

Удаление используемых в межтабличных формулах ссылок на таблицу

Да

Да

Да

Нет

Если у вас есть разрешение на редактирование таблицы, будьте внимательны при удалении ссылок на неё. Все удалённые ссылки на таблицу также будут удалены для пользователей с доступом к изменённому вами файлу. Это повлияет на данные в ячейках с межтабличными формулами.

 

Перед созданием ссылок на данные 

Готовы работать с межтабличными формулами? Помните следующее:

  • В таблице может быть до 100 отдельных межтабличных ссылок. 
  • Всего в одну таблицу можно вставить ссылки не больше чем на 100 000 ячеек.
  • Ссылки из других таблиц не поддерживаются в следующих функциях: CHILDREN, PARENT, ANCESTORS. Ссылка из другой таблицы при работе с этими функциями приведёт к ошибке #UNSUPPORTED CROSS-SHEET FORMULA в ячейке с формулой. 

Ссылка на данные из другой таблицы

Ссылаться можно только на данные из одной таблицы. Чтобы использовать данные из отдельных таблиц, создайте несколько ссылок:

  1. Введите формулу в необходимой ячейке.
    Например, введите «=VLOOKUP(». После ввода имени функции и левой скобки сверху или снизу от ячейки откроется карточка справки по формулам. 
  2. В карточке справки щёлкните Сослаться на другую таблицу.

    карточка-справки
     
  3. Найдите таблицу с необходимыми данными.
  4. В результатах поиска выберите исходную таблицу.

    Сослаться на другую таблицу
  5. Выберите диапазон ячеек с необходимыми данными и нажмите Вставить ссылку.

    ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время можно указать только непрерывный диапазон.
    Вставить ссылку
    СОВЕТ. Чтобы сослаться на весь столбец, выберите его заголовок. Удаление и добавление строк учитывается автоматически. Чтобы сослаться на несколько столбцов, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая её, выберите первый и последний столбец диапазона.
  6. При необходимости: введите имя ссылки в поле Имя ссылки на таблицу. По умолчанию имя ссылки будет содержать имя таблицы и порядковый номер ссылки на эту таблицу.

Вот и всё! Ссылка будет добавлена в формулу. Пример.
 
=COUNT({моя_таблица1 Диапазон1})

Чтобы запросы на утверждение не отображались бесконечно, ячейки с межтабличными формулами и связями не запускают рабочие процессы, автоматически меняющие таблицу (например, перемещение, копирование, блокировку строк и т. д.). При необходимости используйте автоматизированные рабочие процессы на основе времени или повторяющиеся рабочие процессы.

Управление ссылками на таблицу

Просмотр, изменение и удаление ссылок с помощью Диспетчера табличных ссылок

В Диспетчере табличных ссылок можно просматривать и менять межтабличные ссылки и ссылки связи ячейки. Чтобы открыть его, щёлкните любую ячейку правой кнопкой мыши и выберите Управлять ссылками…

Диспетчер табличных ссылок

По умолчанию открывается раздел Межтабличные ссылки, но на панели слева также доступен пункт Ссылки связи ячейки. Дополнительные сведения см. в статье Связи ячеек: консолидация и обеспечение согласованности данных.

Ниже описаны функции, доступные в разделе Межтабличные ссылки.

 

Функция

Действие

Советы

Поиск

В поле Поиск в списке… введите ключевые слова, чтобы найти необходимые ссылки.


 

Используйте для ссылок унифицированную схему именования, например «Название таблицы_используемые столбцы».

Фильтрация

Щёлкните раскрывающийся список Все ссылки, чтобы отобразить активные, обрабатываемые, неработающие, используемые или неиспользуемые ссылки.

Фильтры помогают легко найти, отсортировать или проверить ссылки. 

  • Активные: актуальные ссылки.
  • Обработка:  ссылки загружают обновления из исходных данных.
  • Не работают: удалённые исходные строки, столбцы или ячейки.
  • Используются: ссылки, которые вы используете в межтабличных формулах.
  • Не используются: ссылки, не используемые в формулах таблицы. 

Создание

Чтобы создать ссылку, нажмите + Создать

Созданную ссылку можно использовать в новых формулах.

Изменение ссылки

Как изменить ссылку:

  1. Чтобы отобразить значок Меню , наведите указатель на любую ссылку в списке. 
  2. Затем нажмите Изменение ссылки, чтобы отредактировать имя, диапазон ячеек или исходную таблицу. 

Если изменяемая ссылка используется, все её экземпляры в формулах будут обновлены в режиме реального времени.

Дублирование ссылки

Чтобы создать копию ссылки, выберите Меню > Дублировать ссылку

Дублированная ссылка будет называться Копия_имя исходной ссылки.

Удаление ссылки

Чтобы удалить ссылку, выберите Меню > Удалить ссылку

Если удалённая ссылка используется, формулы могут возвращать ошибку #INVALID REF.

 

Изменение ссылки в формуле

Ссылки можно менять в формулах, не открывая Диспетчер табличных ссылок. 

Вносить изменения в ссылки могут только пользователи с уровнем доступа редактора или выше. Кроме того, необходимы разрешения уровня наблюдателя для таблицы с данными, на которые вы ссылаетесь.

  1. Выберите ячейку с формулой. Слева или справа от ячейки будет отображаться содержимое формулы.

    содержимое-ссылки
     
  2. Щёлкните имя ссылки, которую необходимо изменить. 

В диалоговом окне Сослаться на другую таблицу можно изменить имя ссылки либо выбрать новую таблицу или диапазон ячеек. 
 
Когда вы измените ссылку, все её экземпляры в таблице будут обновлены в режиме реального времени.

Советы по работе со ссылками

  • Выберите данные для ссылки. Когда вы выберете таблицу и увидите средство выбора диапазона, укажите отдельную ячейку, диапазон или целые столбцы, ссылку на которые необходимо создать.
  • Не включайте данные, которых не должно быть в целевой таблице. Вся информация в диапазоне ссылки доступна и может появиться в целевой таблице. 
  • Автоматически добавляйте новые строки в диапазон ссылки. Строки, добавленные ниже диапазона ссылки, не будут добавляться в него. Чтобы включить все строки, для ссылки следует выбирать столбцы.
  • Используйте несколько ссылок на другие таблицы в одной формуле, если это требуется.
  • Редактируйте формулы для использования уже созданных ссылок. Для использования существующей ссылки не нужно открывать диалоговое окно Сослаться на другую таблицу. В новой формуле добавьте фигурные скобки { }, а затем введите или вставьте в них имя ссылки. 
  • Ссылки уникальны для таблицы, в которой они созданы. Для каждой таблицы нужно создавать новые ссылки. 
  • Открывайте диалоговое окно «Сослаться на другую таблицу» с помощью карточки справки. При редактировании формулы наведите указатель на название ссылки. Затем щёлкните ссылку в разделе Изменение ссылки.
  • Управляйте ссылками или удаляйте их. Меняйте неработающие ссылки или удаляйте их из формул. Также удаляйте неиспользуемые ссылки, если они вам не нужны.
  • При необходимости добавляйте неиспользуемые ссылки в формулы. Введите формулу в ячейке. Затем добавьте фигурные скобки и укажите в них имя неиспользуемой ссылки.