Gerenciar grupos de contatos do Smartsheet

Os administradores de grupo podem criar e gerenciar grupos de contatos. Os administradores de sistema podem editar e gerenciar grupos existentes, mas não podem criá-los, a menos que também tenham a função de administrador de grupo.

Por exemplo, um administrador de grupo pode criar um grupo específico para todos os funcionários da equipe de marketing. Quando um grupo é criado, qualquer pessoa com o plano pode compartilhar e enviar informações para esse grupo.

Criar um grupo

1. No centro de administração, selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo.
2. Acesse Usuários e grupos > Gerenciamento de grupos.
3. Selecione Criar grupo no canto superior direito. 

4. Insira os detalhes do grupo no painel direito Create Group (Criar grupo).

   Para adicionar membros do grupo em massa, copie e cole até 1.000 endereços de e-mail de um arquivo Excel ou CSV no campo Adicionar membros.

5. Selecione Criar.

O grupo aparece na sua lista de contatos e você automaticamente se torna um membro. Saiba mais sobre como trabalhar com contatos do Smartsheet.

Quem pode gerenciar grupos?

• Qualquer administrador de sistema ou o proprietário do grupo pode fazer alterações em um grupo existente.
• Os administradores de grupos só podem adicionar ou remover usuários de grupos dos quais são proprietários.
• Você deve ser o proprietário do grupo ou um administrador de sistema para adicionar ou remover usuários.
• Você precisa ser um administrador de sistema ou o proprietário do grupo para transferir a propriedade do grupo.

Os administradores de sistema nos planos Empresa podem configurar o compartilhamento seguro para restringir a associação ao grupo apenas para aqueles no plano da sua organização.

Editar um grupo existente

Selecione a linha do grupo ou   no lado direito da linha para fazer alterações em um grupo existente. Use a tabela abaixo para saber mais sobre cada opção disponível. 

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Remover membros do grupo

1. Na página Group Management (Gerenciamento de grupos), selecione   no lado direito do grupo que você quer gerenciar.
2. Selecione View Group… (Exibir grupo…).

3. Localize e marque a caixa ao lado do usuário que você quer remover do grupo.

   Em vez de marcar a caixa, você pode remover diretamente o usuário selecionando  .

4. Selecione Remove from Group (Remover do grupo) no canto superior esquerdo.

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Remover um usuário de todos os grupos do plano

Use esta opção para remover um usuário de todos os grupos do plano em uma única etapa, sem removê-lo totalmente do plano. Os grupos fora do seu plano não são afetados.

1. Entre no centro de administração.

2. Selecione o Menu ícone para abrir o painel esquerdo e navegue até Usuários e grupos > Tipos de assento e reajuste.

   A página Tipos de estação e reajuste é exibida.

3. Na linha do usuário, selecione ⋮ para abrir o menu de ação.
4. Selecione Remover dos grupos.

Se o usuário não for membro de nenhum grupo do plano, uma mensagem informativa confirmará que não há grupos dos quais removê-lo.

Gerar um relatório de acesso à planilha de grupo

O relatório de acesso à planilha de grupo é um arquivo CSV que lista todas as planilhas compartilhadas com um grupo em seu plano, juntamente com os detalhes de compartilhamento de cada item. Os administradores de sistema podem usá-lo para auditar o acesso do grupo em toda a conta.

Você deve ser um administrador de sistema para gerar o relatório.

1. Selecione o kebab   ícone de menu no lado direito da linha do grupo
2. Selecione Gerar relatório de acesso à planilha de grupo.

O Smartsheet envia o relatório por e-mail para o seu endereço de e-mail. Dependendo do tamanho do arquivo, a entrega pode levar alguns minutos.

O relatório de acesso à planilha de grupo está disponível em duas versões: padrão e alternativa. A versão que seu plano recebe é determinada automaticamente pelo tamanho do plano.

Versão padrão 

A versão padrão do relatório de acesso à planilha de grupo inclui os seguintes dados:

• Key (Chave): a chave exclusiva para cada planilha na conta do Smartsheet da sua equipe. Os usuários não conseguem ver essa chave. Ela pode ser útil quando você tem várias planilhas com o mesmo nome.
• Nome: os nomes das planilhas exibidos na sua sessão do Smartsheet.
• Workspace Name (Nome da área de trabalho): nomes da área de trabalho na sua sessão do Smartsheet.
• Tipo: indica se o item é uma planilha, um relatório ou um painel.
• Compartilhado com: todos os endereços de e-mail das pessoas que têm planilhas compartilhadas com elas, sejam colaboradores pagos, não pagos ou externos. 
• Permissão compartilhado com: mostra as permissões de quem foi compartilhado com (proprietário, administrador, editor - pode compartilhar, editor - não pode compartilhar, visualizador, comentarista.
• Data/hora da última modificação do ativo (UTC): última data/hora em que a planilha foi atualizada.
• Item ID (ID do item): número de identificação exclusivo do item compartilhado.
• Workspace ID (ID da área de trabalho): o identificador exclusivo da área de trabalho que contém o item.

Versão alternativa

A versão alternativa do relatório de acesso à planilha de grupo inclui as seguintes colunas: