Gerenciar usuários do Smartsheet por meio do Entra ID

Aproveite o Microsoft Entra ID para provisionar, desprovisionar e gerenciar perfis de usuários em seu plano do Smartsheet.

Quem pode usar isso?

Planos:

  • Enterprise

Permissões:

  • Administrador de sistema

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Visão geral

Todos os novos usuários provisionados por meio do Entra ID têm um tipo de licença de visualizador e a capacidade de se tornar um membro provisório. A única exceção a essa regra é a função de administrador de sistema, que você pode provisionar como não membro (visualizador). Além disso, você só pode atualizar ou rebaixar usuários existentes por meio da página Tipos de estação e reajuste no Centro de administração.

Os membros provisórios têm o mesmo acesso a recursos que os membros regulares, mas apenas por um tempo limitado. Saiba mais sobre tipos de estação e membros provisórios.

Pré-requisitos

Administradores de sistema e um administrador de TI podem configurar o Active Directory com o Smartsheet. Desde que também sejam administradores do Entra ID, os administradores de sistema podem gerenciar usuários (provisionamento, desprovisionamento, alteração de informações de perfil de usuário e funções) por meio do Active Directory.

  1. Entre em contato com o representante da sua conta ou com o suporte do Smartsheet para habilitar essa capacidade no plano da sua organização.
  2. Faça o treinamento online sobre a integração do Entra ID com o Smartsheet.

Conectar o Entra ID ao Smartsheet

Use este URL SCIM para configurar a integração do Entra ID: https://scim.smartsheet.com/v2/
As contas da UE devem usar este URL: https://scim.smartsheet.eu/v2/

  1. Entre no Smartsheet com credenciais de administrador de sistema.
  2. No Smartsheet, gere um token de API em Conta > Aplicativos e integrações > Acesso de API > Gerar novo token de acesso. O token gerado é executado com suas credenciais. Trata-se de uma senha da sua conta. Trate-o de acordo.
  3. No Entra ID, trabalhe com seu administrador de TI para ativar o bloco da galeria do Smartsheet com o ID de aplicativo 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurar o provisionamento e o desprovisionamento de usuários no Smartsheet

Consulte os recursos a seguir para saber como configurar o serviço de provisionamento do Entra ID. Essa configuração permite criar, atualizar e desativar usuários e grupos no Smartsheet de acordo com as respectivas atribuições no diretório:

Os usuários desprovisionados são desativados. Os usuários desativados não podem entrar no Smartsheet e não recebem mais uma designação de membro, que fica disponível para você reatribuir.

Se você deseja excluir a conta do Smartsheet:

  1. Desative a integração do Entra ID com o Smartsheet.
  2. Remova manualmente o usuário no Centro de administração.
Sobre grupos existentes no Entra ID ou no Smartsheet

O serviço de provisionamento do Entra ID atualiza apenas os usuários que você atribui ao aplicativo Smartsheet. Atribua usuários incluindo-os em grupos especificados do Entra ID mapeados por função.

  • Se você não adicionar usuários a nenhum grupo de funções do Smartsheet no Entra ID, eles não serão atualizados nem afetados no aplicativo Smartsheet.
  • Se você atribuir usuários a um grupo de funções do Smartsheet no Entra ID, mas eles forem provisionados no Smartsheet e, posteriormente, removidos desse grupo, eles serão desativados durante o próximo ciclo de provisionamento.
  • Se um usuário do Smartsheet tiver uma conta no Entra ID, mas não estiver atribuído a nenhum grupo do Entra ID mapeado para funções do Smartsheet, o Entra ID ignorará o usuário durante o provisionamento.

Relatório da lista de usuários

Para baixar a lista de usuários atuais:

  1. No Centro de administração, selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo.
  2. Acesse Users and Groups (Usuários e grupos) > User Roles and Reports (Funções de usuário e relatórios).
  3. Selecione More Actions (Mais ações) > User List (Lista de usuários). Consulte Centro de administração: acessar controles de usuário adicionais para obter mais informações. Use esta lista para atribuir aos usuários as funções corretas no Entra ID para garantir que todos os usuários sejam provisionados em sua conta ao fazer login no Smartsheet pela primeira vez.

No relatório, você encontra os seguintes campos:

  • Nome
  • E-mail
  • Status
  • Divisão
  • Departamento
  • Centro de custo

Os dados de Division (Divisão), Department (Departamento) e Cost Center (Centro de custo) são preenchidos pelo serviço do Active Directory. Se houver dados para esses campos, eles serão mostrados no relatório da Lista de usuários. Se não houver dados no serviço do Directory, os campos ficarão em branco no relatório User List (Lista de usuários).

Os dados do relatório são sincronizados automaticamente com o serviço de diretório, embora o serviço determine a taxa exata de atualização.

Importante lembrar

Após a configuração, tenha cuidado ao fazer alterações importantes, como modificações em massa manuais ou com script. Scripts preparados incorretamente podem causar desprovisionamento não intencional quando usados com a integração do Entra ID. Se tiver dúvidas ou precisar de mais ajuda sobre como fazer alterações significativas, contate o suporte.

Visão geral

O Smartsheet permite que você provisione usuários como não licenciados sem atribuir funções específicas a eles. Qualquer novo usuário não licenciado provisionado por meio do Entra ID não aparece no Centro de administração do Smartsheet até que ele entre pela primeira vez ou seja adicionado a um grupo do Smartsheet.

Pré-requisitos

Administradores de sistema e um administrador de TI podem configurar o Active Directory com o Smartsheet. Desde que também sejam administradores do Entra ID, os administradores de sistema podem gerenciar usuários (provisionamento, desprovisionamento, alteração de informações de perfil de usuário e funções) por meio do Active Directory.

  1. Entre em contato com o representante da sua conta ou com o suporte do Smartsheet para habilitar essa capacidade no plano da sua organização.
  2. Faça o treinamento online sobre a integração do Entra ID com o Smartsheet.

Conectar o Entra ID ao Smartsheet

Use este URL SCIM para configurar a integração do Entra ID: https://scim.smartsheet.com/v2/
As contas da UE devem usar este URL: https://scim.smartsheet.eu/v2/

  1. Entre no Smartsheet com credenciais de administrador de sistema.
  2. No Smartsheet, gere um token de API em Conta > Aplicativos e integrações > Acesso de API > Gerar novo token de acesso. O token gerado é executado com suas credenciais. Trata-se de uma senha da sua conta. Trate-o de acordo.
  3. No Entra ID, trabalhe com seu administrador de TI para ativar o bloco da galeria do Smartsheet com o ID do aplicativo 3290e3f7-d3ac-4165-bcef-cf4874fc4270.

Configurar o provisionamento e o desprovisionamento de usuários no Smartsheet

Consulte os recursos a seguir para saber como configurar o serviço de provisionamento do Entra ID. Essa configuração permite criar, atualizar e desativar usuários e grupos no Smartsheet de acordo com as respectivas atribuições no diretório:

Os usuários desprovisionados são desativados. Os usuários desativados não podem entrar no Smartsheet e não têm mais uma licença atribuída, mas você pode reatribuí-la se necessário.

Se você deseja excluir a conta do Smartsheet:

  1. Desative a integração do Entra ID com o Smartsheet.
  2. Remova manualmente o usuário no Centro de administração.
Sobre grupos existentes no Entra ID ou no Smartsheet

O serviço de provisionamento do Entra ID atualiza apenas os usuários atribuídos ao aplicativo Smartsheet. Os usuários são atribuídos ao serem incluídos em grupos específicos do Entra ID mapeados por função.

  • Se você não adicionar usuários a nenhum grupo de funções do Smartsheet no Entra ID, eles não serão atualizados nem afetados no aplicativo Smartsheet.
  • Se você atribuir usuários a um grupo de funções do Smartsheet no Entra ID, provisioná-los no Smartsheet e, posteriormente, removê-los desse grupo, eles serão desativados durante o próximo ciclo de provisionamento.
  • Se um usuário do Smartsheet tiver uma conta no Entra ID, mas não estiver atribuído a nenhum grupo do Entra ID mapeado para funções do Smartsheet, o Entra ID ignorará o usuário durante o provisionamento.

Relatório da lista de usuários

Para baixar a lista de usuários atuais:

  1. No Centro de administração, selecione o ícone de menu no canto superior esquerdo.
  2. Acesse Users and Groups (Usuários e grupos) > User Roles and Reports (Funções de usuário e relatórios).
  3. Selecione More Actions (Mais ações) > User List (Lista de usuários). Consulte Centro de administração: acessar controles de usuário adicionais para obter mais informações. Use esta lista para atribuir aos usuários as funções corretas no Entra ID para garantir que todos os usuários sejam provisionados para sua conta ao fazer login no Smartsheet pela primeira vez.

No relatório, você encontra os seguintes campos:

  • Nome
  • E-mail
  • Status
  • Divisão
  • Departamento
  • Centro de custo

Os dados de Divisão, Departamento e Centro de custo são preenchidos por meio do serviço do Active Directory. Se houver dados para esses campos, eles serão mostrados no relatório da Lista de usuários. Se não houver dados do serviço de diretório, os campos do relatório da Lista de usuários estarão em branco.

Os dados do relatório são sincronizados automaticamente com o serviço de diretório, embora o serviço determine a taxa exata de atualização.

Importante lembrar

Após a configuração, tenha cuidado ao fazer alterações importantes, como modificações em massa manuais ou com script. Scripts preparados incorretamente podem causar desprovisionamento não intencional quando usados com a integração do Entra ID. Se tiver dúvidas ou precisar de mais ajuda sobre como fazer alterações significativas, contate o suporte.