Os blueprints fornecem a estrutura básica para os projetos e processos que conduzem a organização. Os blueprints economizam tempo e esforço ao automatizar a criação de novos itens do Smartsheet.
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Para criar um blueprint, você precisa de uma pasta de origem do blueprint com pelo menos uma planilha, um relatório ou um painel para servir como modelo de origem.
Criar um blueprint
- Crie uma área de trabalho no Smartsheet para servir como pasta de origem do blueprint.
- Abra o Control Center e selecione o ícone de três linhas no canto superior esquerdo.
- Selecione o programa ao qual você adicionará um blueprint.
- Selecione Gerenciar programa > + Novo blueprint.
- Use o assistente de blueprint para configurar o blueprint.
Noções básicas sobre o blueprint
Armazenamento do projeto
Onde você quer armazenar os itens gerados ao criar um projeto?
- Nova área de trabalho para cada projeto. Escolha essa opção se precisar alterar as permissões de compartilhamento de itens para cada novo projeto.
- Área de trabalho pré-selecionada. Você cria todos os novos projetos na mesma área de trabalho. Todos que podem acessar essa área de trabalho podem acessar projetos anteriores e recém-criados.
- Permitir que os usuários selecionem a área de trabalho. A pessoa que cria o projeto pode escolher em qual área de trabalho criar e usá-la para agrupar projetos, por exemplo, por região.
- Permitir que os usuários selecionem ou criem a área de trabalho. A pessoa que faz o projeto pode selecionar uma área de trabalho existente ou criar outra área de trabalho para o projeto.
Configurações do modelo de origem
Source folder (Pasta de origem)
Uma pasta de origem do blueprint é um requisito ao configurar o programa. Procure e selecione a pasta que contém os modelos que você deseja que façam parte do blueprint.
Configurações do modelo
Essas configurações definem se um item na pasta de origem do blueprint está incluído em um projeto, se necessário, e qual planilha é aberta quando você seleciona o projeto no Control Center. Passe o cursor sobre a linha para alterar qual item é a planilha de inicialização.
Se você tiver algum modelo opcional que esteja incluindo no blueprint, poderá definir configurações adicionais:
- Opcional — Selecionado. Desmarque os itens que deseja excluir do novo projeto (Todos os itens são marcados por padrão). Por exemplo, você pode ter uma planilha de governança de projetos necessária para projetos acima de US$ 10.000. Projetos de orçamento mais baixo não precisarão dessa planilha opcional.
- Opcional – Desmarcado. Marque os itens que deseja excluir do novo projeto (Todos os itens são desmarcados por padrão). Por exemplo, você pode ter uma planilha de integração para novos clientes, mas um projeto para um cliente existente não precisa dessa planilha.
Não é possível configurar relatórios como opcionais. Eles estão disponíveis apenas como modelos obrigatórios.
Grupo
Se o seu projeto usa versões diferentes do mesmo modelo, você pode agrupar esses modelos e selecionar aquele que deseja usar ao criar um projeto. Por exemplo, talvez você tenha duas versões de uma lista de tarefas: uma de prioridades e outra de execução normal.
Digite um nome de grupo (por exemplo, Prioridades) para cada modelo no grupo. Defina como selecionado aquele que você usa com mais frequência e desmarque os demais. Pelo menos um modelo precisa estar selecionado como o modelo opcional padrão do grupo.
Mostrar opções avançadas
Ative o botão Mostrar opções avançadas para habilitar o seguinte para cada item:
- Adicionar uma descrição: informações importantes para ajudar a orientar a equipe sobre o uso do item.
- Permitir anexos: conceda ou restrinja a capacidade de anexar arquivos aos itens do projeto. Por exemplo, se houver um estudo de viabilidade referente a um projeto, você pode incluí-lo ao criar o projeto.
Componentes do blueprint
Se o programa incluir uma planilha de entrada ou de resumo, você poderá incluir esses itens no projeto na janela Componentes do blueprint. Você pode habilitar os seguintes itens para todos os novos projetos:
- Planilha de entrada
- Resumo consolidado
- Escopo de relatório dinâmico
- WorkApps
- Painel do Resource Management
Configurações de entrada
As opções listadas aqui são mapeadas para colunas em sua planilha de entrada. Elas informam ao blueprint quais colunas e valores devem ser lidos quando você cria um projeto.
Opções avançadas de entrada opcionais
Ative a opção Opções avançadas de entrada para incluir:
- Coluna de link do projeto: adiciona um link à planilha do projeto padrão em uma planilha de entrada selecionada, com um link direto para o projeto depois de criá-lo.
- Anexos de entrada: se a linha do projeto na planilha de entrada tiver anexos, você poderá selecionar para quais planilhas copiá-los.
- Filtrar projetos por usuário: selecione a coluna de contato que filtra pelo usuário atual.
Os filtros não aparecem para leads principais, a menos que estejam associados ao grupo do Smartsheet ou sejam mencionados na coluna de contato.
- Filtros adicionais: filtre colunas específicas ao criar projetos. Por exemplo, você pode filtrar por departamento, para que apenas projetos no departamento de instalações sejam exibidos quando você selecionar um projeto.
Se habilitada, a opção Filtros adicionais aparece no assistente Criar projeto na tela Dados do perfil. O usuário que cria um novo projeto pode definir os filtros para alterar quais projetos estão disponíveis na lista suspensa Selecionar projeto. Somente o líder principal ou líder adicional pode alterar o filtro para ver quem pode provisionar um projeto quando uma coluna de contato está listada.
Seleção de dados do perfil
Os elementos da seção Resumo dos modelos aparecem aqui. Esses itens são obtidos da planilha de entrada. Quando você seleciona um item aqui, ele é usado como dados de perfil quando você cria um novo projeto. Isso garante que os dados de perfil sejam sempre consistentes.
Ao criar um novo projeto, você fornece as informações que preenchem esses campos.
Os dados do perfil na planilha de entrada e nos modelos de blueprint são selecionados automaticamente.
Personalizar dados do perfil
Ao criar um projeto, configurar regras de validação e aplicar outras opções, você pode personalizar a origem dos dados do perfil de entrada.
Para cada campo, você pode decidir a origem dos dados.
- Valor da planilha de entrada. Use automaticamente o valor da coluna correspondente em sua planilha de entrada.
- Usuário inserido manualmente. Selecione o tipo de dados a ser inserido ao criar um projeto. Há vários tipos de dados para selecionar, incluindo data, número e dois tipos de lista suspensa. Se você quiser usar listas suspensas dinâmicas, crie uma lista suspensa regular primeiro.
Selecione colunas de destino em “Dados do perfil” para tipos de dados especiais (Data, Contato(s), Menus suspensos de seleção múltipla etc.). Ao usar datas na entrada, selecione a coluna de tipo de dados correta na coluna de destino para manter a formatação.
Mostrar opções avançadas para personalizar dados do perfil
Ao ativar o botão Mostrar opções avançadas, você acessa mais opções de personalização para os dados do seu perfil.
Em quais modelos isso deve aparecer? Selecione os modelos em que deseja que esse campo de dados do perfil apareça.
Texto de descrição/ajuda. Use para inserir o nome do projeto ou outro texto descritivo que você queira que sempre fique visível.
Coluna de destino. Decida em qual coluna você deseja que esse item específico de dados do perfil apareça. Se, por exemplo, você selecionar descrição, essa coluna deverá aparecer nas planilhas de entrada e resumo.
Coluna de aprovação. A coluna onde os dados específicos vêm da planilha de entrada.
Comportamento. Escolha entre Link da célula, Gravação única e Valor editável.
Conectar permissões a colunas de contato/vários contatos
Habilite a opção “Mostrar opções avançadas” para atribuir permissões a contatos específicos e colunas de vários contatos.
Use a lista suspensa para selecionar quais permissões você quer atribuir à coluna específica e salve as alterações quando tudo estiver pronto.
Configurações dos WorkApps
Crie portfólios do WorkApp para compartilhar itens de nível de programa e projeto com membros da equipe e colaboradores. Como gerador de portfólio, você pode configurar funções para definir os níveis de acesso de cada pessoa e simplificar o que as outras pessoas veem.
Quando você habilita essa opção no Control Center, o sistema cria WorkApps de projeto e os mapeia para colunas na planilha de entrada.
● Cada novo programa no Control Center tem um portfólio do WorkApp correspondente.
● Cada projeto dentro de um programa tem um projeto do WorkApp.
● Cada portfólio do WorkApp tem blueprints do WorkApp correspondentes a cada blueprint no programa.
- URL do WorkApp. Sempre que você cria um WorkApp, o Control Center preenche essa coluna com o URL direto.
- Proprietário do projeto do WorkApp. Use uma coluna de contato único para definir o proprietário do projeto do WorkApp. Se você não vincular uma coluna de contato a essa configuração, o proprietário do programa se tornará o proprietário do WorkApp por padrão.
- E-mails de notificação Notifique as pessoas com uma função atribuída sempre que os projetos forem provisionados manual ou automaticamente.
- Funções do WorkApp Selecione uma coluna de um ou vários contatos para escolher os contatos aos quais atribuir funções ao criar um projeto.
Resumo de blueprint
Se você incluir um resumo de blueprint, poderá configurar como vincular os dados de perfil do projeto às planilhas de resumo de blueprint.
Selecione a planilha de resumo de blueprint que você criou ao configurar o projeto.
Fontes de dados de resumo: selecione quais planilhas devem ter os dados de perfil vinculados à planilha de resumo de blueprint. Se você selecionar mais de uma planilha, escolha uma delas como principal. A planilha principal determina quais dados de perfil têm prioridade nos casos em que eles existem em mais de uma planilha.
Campos de dados de resumo: os dados de perfil nas fontes de dados selecionadas que correspondem aos nomes de colunas na planilha de resumo de blueprint são automaticamente incluídos e obrigatórios.
Você pode adicionar dados de perfil adicionais. O Control Center adiciona uma coluna ao resumo de blueprint quando você inclui um elemento de dados.
Para remover um elemento de dados, abra a planilha de resumo de blueprint e exclua ou renomeie manualmente a coluna.
Hierarquia de linhas: use para determinar como deseja que novas linhas sejam inseridas no resumo de blueprint.
Você pode especificar até três elementos de dados do perfil para até três níveis de hierarquia. Se nenhuma linha pai correspondente for encontrada, a linha vai para o final da planilha.
Deixe em branco para adicionar novas linhas ao final da planilha de resumo de blueprint.
+Nova planilha de resumo: o Control Center começa com uma planilha de resumo individual, mas você pode adicionar mais. Elas são úteis para:
- Controle de acesso: uma planilha de resumo pode conter informações financeiras, acessíveis a um grupo limitado, enquanto outra pode incluir informações de status acessíveis a um público mais amplo.
- Armazenamento de um grande número de projetos: o número de linhas que um resumo de blueprint pode conter é limitado. A distribuição dos dados de perfil entre múltiplas planilhas oferece mais espaço.
O arquivamento de projetos pode liberar espaço nas planilhas de resumo de blueprint.
Atualização da planilha de resumo de entrada
Você pode vincular até 20 campos de dados de perfil ao projeto na planilha de entrada. Os links são úteis se um projeto tem poucas métricas e você quer que elas estejam disponíveis na planilha de entrada.
A planilha de entrada só pode ter uma única planilha vinculada.
- Modelo principal. Selecione a planilha do modelo principal vinculada à planilha de aprovação.
- Campo de resumo de entrada. Selecione os campos de resumo que precisam ser vinculados à planilha de entrada.
Nomeação
Use regras de nomeação para ajudar a diferenciar os projetos. Selecione até três elementos de perfil para anexar ao nome de cada planilha no projeto.
Por padrão, a área de trabalho do projeto usa essas mesmas regras.
Permissões e compartilhamento
As configurações definem quem e qual nível de acesso cada membro da equipe de projeto tem aos projetos criados usando este blueprint.
Permissões: os itens do Smartsheet precisam ter um único proprietário, o líder principal ou o criador do projeto. Use líder principal como padrão. Líderes de portfólio têm permissão de administrador.
Compartilhamento: usuários e grupos adicionais podem ter diferentes níveis de permissão no projeto. São adicionais às permissões que já existem na área de trabalho. Os usuários ou grupos com permissões de compartilhamento têm acesso a todos os itens do projeto. O líder principal precisa ser o proprietário desses grupos para fornecer acesso.
Os usuários especificados nos dados de perfil de entrada podem acessar projetos. Essa opção é configurada na tela Personalizar dados do perfil.
Avançado: use a seção Avançado para compartilhar modelos específicos com um usuário ou grupo em vez de compartilhar o projeto inteiro.
Selecione Salvar no canto inferior direito do assistente para salvar o blueprint e começar a criar, editar ou excluir projetos com ele.