URL クエリ ストリングを使用してフォームに既定値を事前入力する

シナリオ

セールス マネージャーが、クライアントからのすべての問い合わせ電話の情報を、チームが簡単にアクセスできる 1 つのシートに記録しようとしていると想定します。また各問い合わせの記録には、対応した営業担当者の名前も含めることを希望しています。マネージャーはまず基本となるフォームを作成してから、個別の URL (各チーム メンバーの名前を事前入力するクエリ ストリングが含まれている) を各メンバーに割り当てます。各チーム メンバーは、毎回同じ基本情報を再入力する必要がなくなります。簡単に情報を記録できるほか、すべての情報を 1 か所で確認できます。

フォーム URL にクエリ ストリングを追加する

フォーム URL のクエリ ストリングを構築するには、以下の手順に従います。

1. グリッド ビューでメニュー バーに移動し、[フォーム] > [フォームの管理] の順に選択します。
2. カスタム URL を追加したいフォームにカーソルを合わせます。
3. 縦の 3 点リーダー 
   Brandfolder Image

   
    メニューから:

   • グリッド ビューの場合は、[フォーム URL のコピー] を選択します。

     または

   • テーブル ビューの場合は、[リンクのコピー] を選択します。シート ビューの詳細についてはこちらをご覧ください。
4. スプレッドシートやドキュメントなどのアプリケーションに、その URL を貼り付けます。
5. URL の末尾に対して、次の手順を実行します。
   • クエスチョン マーク (?) を入力します。
   • 自動入力先にするフォーム フィールド ラベルの値を入力します (例: Rep)。値が正しく入力されるように、フォームのフィールド ラベルを使用する必要があります。 
   • イコール マーク (=) を入力します。

   • 既定値として設定する値を入力します (例: Sally Smart)。

     例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. URL に複数のフィールドを追加するには、各フィールドをアンド マーク (&) でつなぎます。
    

   例: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

クエリ ストリングを使用して複数選択ドロップダウン リストに複数の値を入力するには、「&」を使用し、入力する値ごとに同じフィールドを繰り返します。
?Multi=Apple&Multi=Orange

値が 3 つ以上ある場合も、同じフィールドをそれぞれ繰り返します。
?Multi=Apple&Multi=Orange&Multi=Banana

考慮すべき事項

• ユーザーがフォームを使用するためにサインインを必須とする場合、文字列の自動入力は機能しません。認証により、カスタマイズした内容は URL からすべてクリアされます。Smartsheet への認証を経ずに当該 URL にアクセスした場合にのみ、これらのクエリ ストリングが入力されます。
• フォーム フィールドでは大文字と小文字が区別されます。URL 文字列に値を追加する際は、この点にご留意ください。
• URL ではスペースを使用できません。スペースを入れたい場合は %20 を使用します。その他の文字については、このページの下部にある特殊文字のリストを参照してください。

• フォームの設定で [フォームのエントリのコピーを電子メールで受け取ることをユーザーに許可する] オプションを有効にしている場合、クエリ ストリングを使ってフォーム上でこのオプションを自動選択し、既定のメール アドレスを入力することができます。このフィールドに情報を渡すには、ECA を使用します。 

  例:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• 値は編集可能ですが、非公開ではありません。フィールドがフォームに表示されないようにすることはできますが、値は URL に引き続き表示され、リンクを持つすべてのユーザーが URL と事前入力された値を見ることができます。
• チームが同じデータを再送信する必要がある場合は、ブラウザーの戻るボタンを使って、最後に送信された値 (事前入力値を含む) が組み込まれたフォームを再読み込みした後、必要な変更を上書きしてフォームを再送信してください。フォームの [説明] フィールドにこのヒントを追加して、このショートカットについてチームに周知することをお勧めします。
• フォームに値を正しく入力が反映されるよう、データ収集シートのフィールド名ではなく、必ずフォームのフィールド ラベルを使用してください。たとえば、シートのフィールド名が Ticket ID であるのに、フォームでは Request ID というラベルを使用している場合、フォームのフィールドに値が入力されるようにするには、文字列「?Request%20ID」を使用する必要があります。
• 曖昧さを避けるため、日付形式として YYYY-MM-DD を使用することをお勧めします。他にも MM/DD/YYYY や DD/MM/YYYY などの日付形式をサポートしています。

クエリ ストリングで特殊文字を使用する

URL でスペースや特殊文字を使用する場合は、URL パーセントエンコーディングを使用する必要があります。 一部のよく使用される特殊文字とそのパーセントエンコード値を以下の表に示します。これらの文字はエスケープ文字とも呼ばれます。

上級者向けのシナリオ

クエリ ストリングには、他にもさまざまな使い方があります。以下に、クエリ ストリングの活用方法のアイデアを紹介します。 

• ダッシュボード: 同じフォームに対して異なるリンクを持つダッシュボードを作成します。各リンクには、フォーム内の条件付きロジックを制御するフィールドを使用したクエリ ストリングがあり、異なるタイプのリクエストに対応したクイック リンクが作成され、すべてが一元的に処理されます。 
• 数式: 数式を使用して、事前入力フォームの作成とフォローアップのアイテム (例: 元のリクエスト者に URL を送信する自動アラート) の生成を自動的に行います。
• QR コード: 基本となるフォームは同一でも URL クエリ ストリングが異なる複数の QR コードを作成し、機器に使用するステッカーに印刷します。機器の使用者に QR コードの読み取りをしてもらうことで詳細が入力されるようになり、簡単に機器の使用履歴を作成できます。