Configurare un dominio e-mail personalizzato

I clienti possono specificare sottodomini personalizzati senza la necessità di utilizzare smartsheetmail o smartsheet.customdomain.com, ad esempio customsubdomain.customdomain.com. I clienti possono comunque specificare smartsheet o smartsheetmail, se lo desiderano.

Al sottodominio non deve essere associato un record TXT e deve utilizzare un dominio principale con un record TXT convalidato. Le regole DNS impediscono a un sottodominio (o a qualsiasi nome di dominio) di avere sia un record CNAME che un record TXT.

I domini di posta elettronica personalizzati funzionano per qualsiasi messaggio di posta elettronica attivato dall’utente dall’app Smartsheet, tra cui:

• Avvisi automatizzati
• Richiesta di aggiornamento
• Condividi foglio
• @mention

I domini e-mail personalizzati non sono supportati per le e-mail di benvenuto di Smartsheet e le e-mail di sistema, come quelle per la reimpostazione della password o le e-mail di notifica del pagamento.

Qualsiasi sottodominio utilizzato per inviare e-mail richiede l’implementazione di un record CNAME, che impedisce a quel sottodominio di inviare e-mail. Di conseguenza, il sottodominio di invio non dovrebbe avere una casella di posta elettronica associata. 

Prima di iniziare

È necessario che tu sia in grado di aggiornare i record del DNS (Domain Name System) pubblico del tuo dominio principale e del dominio di posta elettronica personalizzato, oppure di collaborare con il team IT o l’amministratore del dominio. Se la tua organizzazione dispone di più account Smartsheet, tali account devono essere configurati separatamente. Possono condividere lo stesso dominio di posta elettronica personalizzato.

Il dominio di invio deve essere un sottodominio del tuo dominio principale. Devi confermare di essere il proprietario del dominio principale tramite il flusso di convalida del dominio del Centro dell’Amministratore. Per ulteriori informazioni, vedi Aggiungere automaticamente gli utenti con provisioning automatico dell’utente.

Voci del DNS pubblico richieste per la configurazione

Per abilitare l’invio di e-mail per conto della tua organizzazione utilizzando il tuo dominio di posta elettronica personalizzato, sono necessarie le seguenti impostazioni del DNS pubblico per concedere l’autorizzazione a SparkPost, il provider di servizi di posta elettronica dell’app Smartsheet, in modo da soddisfare gli standard di sicurezza della posta elettronica SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

Potresti dover chiedere aiuto al tuo team IT per configurare le voci del DNS pubblico richieste.

• Record DKIM: tutte le e-mail Smartsheet inviate con il dominio personalizzato avranno una firma digitale crittografata nell’intestazione della posta. Il server di posta ricevente convalida il messaggio di posta elettronica cercando la chiave DKIM del dominio personalizzato e utilizzandola per verificare la firma crittografata. Questo meccanismo di autenticazione della posta elettronica protegge mittenti e destinatari dallo spoofing e dal phishing verificando che le e-mail siano inviate dal mittente legittimo.
• Record CNAME: punta il dominio di posta elettronica personalizzato al dominio SparkPost che contiene un record SPF per un altro meccanismo di autenticazione che protegge mittenti e destinatari da spoofing e phishing. Il record SPF definisce quali server di posta sono autorizzati a inviare posta dal dominio personalizzato. Il server di posta ricevente li cerca nel record SPF e confronta l’indirizzo IP del mittente della posta per verificare che l’e-mail venga inviata dal server di posta del mittente autorizzato.
  • Qualsiasi sottodominio utilizzato per inviare e-mail richiede l’implementazione di un record CNAME, che impedisce a quel sottodominio di ricevere e-mail. Di conseguenza, il sottodominio di invio non dovrebbe avere caselle di posta elettronica associate.
  • I sottodomini non devono avere un record TXT, poiché il dominio principale deve avere un record TXT e passare attraverso la convalida del dominio. 
• Record DMARC: definisce le azioni che devono essere intraprese dal server di posta ricevente quando le e-mail dichiarano di provenire dal dominio e-mail personalizzato ma l’autenticazione DKIM e/o SPF dà esito negativo. Consigliamo di impostare la politica di quarantena o di rifiutare le e-mail per impedire a parti non autenticate di falsificare la posta dal dominio.

Configurare il tuo account per utilizzare un dominio di posta elettronica personalizzato

In qualità di Amministratore di sistema, puoi visitare la pagina delle impostazioni di branding e personalizzazione nel Centro dell’Amministratore per configurare un dominio di posta elettronica personalizzato per la tua organizzazione.

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La configurazione guidata ti aiuterà nei seguenti passaggi:

1. Assicurati che il tuo account abbia un dominio principale convalidato. In caso contrario, verrai indirizzato alla pagina di convalida del dominio per aggiungere e convalidare il tuo dominio principale.
2. Aggiungi il sottodominio alla pagina di convalida del dominio. Non ha bisogno di essere convalidato; tuttavia, ciò consente di visualizzarlo nel menu a discesa del sottodominio personalizzato. 
3. Seleziona il nome del dominio di posta elettronica personalizzato da utilizzare per la configurazione.
4. La configurazione guidata presenta i record del DNS pubblico che devi creare per il tuo dominio di posta elettronica personalizzato. Se non hai accesso per modificare il DNS pubblico della tua organizzazione, dovresti fornire le informazioni al tuo team IT o agli amministratori di dominio affinché effettuino la configurazione.
5. Dopo aver creato i record del DNS pubblico per il dominio di posta elettronica personalizzato, è necessario completare il passaggio di verifica nel Centro dell’Amministratore.
6. Quando la verifica del dominio personalizzato viene completata correttamente, la funzione è abilitata per la tua organizzazione. Tutti gli utenti della tua organizzazione inizieranno a vedere le e-mail Smartsheet inviate dal tuo dominio e-mail personalizzato.
   È previsto un periodo di preparazione di 10 giorni durante il quale le e-mail vengono gradualmente trasferite da smartsheet.com al nuovo dominio di invio.

Gli utenti dell’organizzazione non devono fare nulla di diverso quando creano notifiche, come condivisione, invio di fogli e flussi di lavoro automatizzati. Una volta completata la configurazione del DNS pubblico del dominio di posta elettronica personalizzato, la funzione è abilitata e le notifiche esistenti e quelle nuove inizieranno a utilizzare il dominio di posta elettronica personalizzato nell’indirizzo del mittente.

Dopo la creazione dei record del DNS pubblico, potrebbero essere necessarie fino a 72 ore per la propagazione delle modifiche su Internet. Durante questo periodo, la verifica del DNS pubblico dalla procedura guidata di configurazione non riuscirà, e dovresti controllare di aver impostato correttamente il DNS e attendere per riprovare.