Sincronizzare Smartsheet con Microsoft Dynamics 365

Una volta acquistato lo Smartsheet per Dynamics 365 Connector, segui la configurazione Amministratore.

Creare un flusso di lavoro

Dopo aver effettuato l'accesso, la procedura guidata del flusso di lavoro può guidarti nella creazione di flussi di lavoro per la sincronizzazione automatica.

1. Seleziona il menu nell’angolo in alto a sinistra della pagina, quindi seleziona Dashboard. 
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2. Seleziona Add Workflow (Aggiungi flusso di lavoro) per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.
   
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Procedura guidata del flusso di lavoro

Usa la procedura guidata del flusso di lavoro per selezionare il foglio e l’entità Microsoft Dynamics e mappare le rispettive colonne e campi per la sincronizzazione.

1. Nella pagina Impostazioni, stabilisci gli elementi fondamentali del tuo flusso di lavoro:

   • Accanto a What do you want this workflow to do? (Cosa desideri che faccia questo flusso di lavoro) scegli la direzione di sincronizzazione del flusso di lavoro (in Dynamics 365, in Smartsheet o bidirezionalmente tra le due applicazioni).
   • Nome foglio: seleziona un foglio esistente o la voce Crea nuovo foglio per creare immediatamente un nuovo foglio in Smartsheet.
   • \ Seleziona un’entità Dynamics 365 dall’elenco a discesa successivo.

   Non puoi modificare il flusso di lavoro, il foglio, l’entità Dynamics 365 e le loro direzioni di sincronizzazione una volta salvati; tuttavia, puoi creare un nuovo flusso di lavoro per selezionare impostazioni diverse.

2. Seleziona Continua per confermare le impostazioni.
3. Utilizza la sezione Campi per associare i campi tra Dynamics 365 e Smartsheet.
   
   Puoi selezionare Nuova colonna nell'elenco a discesa per inserire una nuova colonna nel foglio. Puoi anche selezionare Aggiungi campo per includere più campi entità Dynamics 365 nel flusso di lavoro.

4. Puoi modificare la direzione di sincronizzazione utilizzando gli elenchi a discesa del flusso Brandfolder Image tra campi e colonne dell’entità.

   Potresti non essere in grado di modificare le direzioni di sincronizzazione di alcune mappature in base alle tue autorizzazioni sia in Dynamics 365 che in Smartsheet, così come l’uso del campo nell’integrazione (come l’ID Dynamics).

5. Seleziona Continua per confermare le scelte di mappatura del campo.
6. Nelle pagine Filtri Dynamics e Filtri del foglio, puoi creare filtri per controllare meglio il tipo e la quantità di dati in condivisione tra le due applicazioni.
7. 7. Sulla pagina Salva, puoi rinominare il tuo flusso di lavoro, salvarlo e rivedere un riepilogo degli aggiornamenti da effettuare sull’entità di Dynamics 365 e sul foglio. 
   
   Se desideri apportare modifiche, puoi tornare indietro nel flusso di lavoro e aggiungere le tue modifiche.
8. Seleziona Add Workflow (Aggiungi flusso di lavoro) per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro. 

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, puoi completare la procedura guidata e andare alla Dashboard.Il tuo flusso di lavoro verrà eseguito e aggiornerà automaticamente i record in Dynamics 365 e le righe del tuo foglio in Smartsheet secondo le regole che hai impostato nel flusso di lavoro.

Usare i filtri per perfezionare la sincronizzazione dei dati

Filtri Dynamics

Hai la possibilità di aggiungere filtri per regolare meglio i record Dynamics 365 che confluiscono nel foglio. Questi filtri possono aiutare ad assicurare che vengano sincronizzati solo i campi che riguardano un progetto, un cliente o un dipendente specifico.

Per creare filtri Dynamics:

1. Seleziona Aggiungi filtro per popolare l’elenco dei campi entità disponibili, quindi selezionane uno per creare il filtro.

2. Utilizza l'elenco a discesa per selezionare la condizione del filtro, ad esempio è uguale a, contiene o è vuota.

   Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, sulla destra apparirà un campo di testo.

3. Per confermare e applicare i filtri, seleziona Continue (Continua).

Filtri del foglio

Hai la possibilità di aggiungere filtri per controllare le righe che si sincronizzano con gli oggetti in Dynamics 365. Puoi utilizzare questi filtri per regolare meglio i record che si risincronizzano con il tuo oggetto. Ad esempio, usa un filtro per sincronizzare solo righe specifiche, che hanno un valore Status Reason (Motivo stato) di In corso, con l’entità Opportunity (Opportunità) in Dynamics 365.

Per creare i filtri del foglio:

1. Seleziona Aggiungi filtro per popolare l’elenco delle colonne del foglio disponibili e quindi seleziona una colonna per compilare il filtro.

2. Use the dropdown to select the filter's condition, such as equals, contains, or is blank.

   Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, sulla destra apparirà un campo di testo.

3. Per confermare e applicare i filtri, seleziona Continue (Continua).

Vedrai il numero di campi che verranno aggiornati nella tua entità Dynamics 365 sulla pagina Salva della procedura guidata accanto a Update Summary (Riepilogo aggiornamenti). In questo modo puoi misurare la quantità di dati che confluiscono nell’entità dal tuo foglio.

Se il conteggio del riepilogo degli aggiornamenti appare inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere filtri secondo necessità.

Conservare i record correlati insieme alla gerarchia di Smartsheet

Definisci i gruppi di righe nel tuo flusso di lavoro per conservare insieme i record di Dynamics 365 come attività parent e figlie in Smartsheet.Crea gruppi di righe per far sì che il tuo flusso di lavoro organizzi i record di Dynamics 365 in base alle opzioni di un campo specifico, quale Opportunity Stages (Fasi di opportunità) (come Qualify (Qualifica), Proposal (Proposta), Contract (Contratto)), senza doverli spostare manualmente nel foglio dopo la sincronizzazione.

Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

• In Raggruppa per, puoi selezionare un campo Dynamics 365 esistente o digitare un nuovo valore per raggruppare i record mentre si sincronizzano con il foglio. Il campo Raggruppa per determina il valore della colonna Principale delle righe madre nel tuo foglio. Ad esempio, quando raggruppi per una fase di un’opportunità, le righe madre vengono create nel tuo foglio per ogni fase (come Proposal (Proposta), Qualify (Qualifica), Contract (Contratto)).
• Le nuove righe madre verranno visualizzate in fondo al foglio, a meno che Raggruppa per non corrisponda esattamente a un valore di colonna Principale esistente del foglio.
• Puoi definire un gruppo secondario per un ulteriore livello di organizzazione. Ad esempio, sincronizza i record sotto una riga madre internazionale che è anche figlia di una riga di vendite in Smartsheet.
• I record di Dynamics 365 devono avere i collegamenti ipertestuali corretti nella colonna Primary ID (ID principale) del tuo foglio (se non esiste ancora una colonna Primary ID, verrà aggiunta automaticamente al tuo foglio alla prima esecuzione del flusso di lavoro). 

Copiare e incollare manualmente gli ID Dynamics da Dynamics 365 nel foglio può causare la mancata sincronizzazione del flusso di lavoro come previsto.

Gestisci flussi di lavoro

Puoi gestire i flussi di lavoro dalla dashboard. Seleziona il menu a tre righe nell’angolo in alto a sinistra della pagina e quindi Dashboard per visualizzare un elenco dei flussi di lavoro creati.

Impostazioni

Seleziona Impostazioni.

• Modifica flusso di lavoro: ti riporta indietro attraverso la procedura guidata del flusso di lavoro per apportare modifiche al flusso di lavoro.
• Rename Workflow (Rinomina flusso di lavoro): modifica il titolo del flusso di lavoro.
• Disable/Enable Workflow (Disattiva/attiva flusso di lavoro): interrompe o avvia l’automazione del flusso di lavoro.
• Delete Workflow (Elimina flusso di lavoro): rimuove il flusso di lavoro dalla dashboard.

L’azione di eliminare un flusso di lavoro non può essere annullata e i flussi di lavoro eliminati non possono essere recuperati.