Best practice con Resource Management

La pianificazione anticipata di un progetto fornisce informazioni in tempo reale sulla redditività del progetto. È importante che il costo di un progetto completamente pianificato sia esattamente in linea con il budget prima del suo inizio: stai quindi mappando il piano di lavoro per il progetto rispetto al costo effettivo stimato al momento della pianificazione del progetto.

Ad esempio, se c'è un budget di 96.000 dollari e pianifichi due persone per due mesi, a tempo pieno con una tariffa di 150 dollari l'ora, l'importo previsto futuro dovrebbe corrispondere al budget.

Ora, mentre il tuo team segnala le ore, puoi vedere immediatamente l'impatto sul budget previsto.

Se non sei sicuro del team assegnato al tuo progetto, può essere utile impostare un segnaposto per la disciplina o il reparto interessato (come Visual Designer). Questo segnaposto può avere una tariffa di fatturazione in modo da conoscere l'impatto sul programma.

Quando identifichi la persona giusta per questo progetto, puoi assegnare il progetto a quella persona. Inoltre, se prendi decisioni di pianificazione su base settimanale o giornaliera, puoi suddividere l'assegnazione del segnaposto, riassegnando ogni segmento a un'altra persona del team.

Calcolo delle tariffe di fatturazione

Quando imposti le tariffe di fatturazione, considera quanto segue:

• Cost of work: include gli stipendi e i benefit del personale, nonché i costi generali di persone non fatturabili, l'affitto e altre spese operative.
• Utilization goals: la percentuale di ore di lavoro considerate manodopera diretta (lavoro del progetto per cui i clienti pagano) invece della manodopera indiretta (lavoro considerato generico o lavoro svolto tra un progetto e l'altro).
  • L'utilizzo varia per organizzazione, ma in genere rientra nell'intervallo tra il 50% e il 75%. Se superiore al 75%, può essere svantaggioso nel lungo periodo.
• Profitability goals: il margine di profitto a cui l'organizzazione mira. Questo differisce tra le diverse organizzazioni, ma rientra in genere nell'intervallo 15%-25%.
• Fully burdened rate: il costo reale per ora di produzione per ogni membro del team, puoi calcolare esattamente quanto è necessario pagare all'ora per quella persona per raggiungere gli obiettivi di profitto lordo dei progetti. 
• Pricing multiplier: puoi moltiplicare la tariffa oraria per il moltiplicatore dei prezzi. Un tipico moltiplicatore dei prezzi è compreso tra tre e cinque. I moltiplicatori variano notevolmente e dipendono dal settore. Cerca quale moltiplicatore ha più senso per il tuo team.

Le spese di manodopera e le spese generali cambiano nel tempo. Ricalcola questa tariffa una o due volte all'anno per assicurarti che sia attuale e modifica le tariffe di fatturazione per i nuovi progetti secondo necessità.

Calcolo dei costi stimati del progetto

Quando proponi ai tuoi clienti un prezzo per il tuo lavoro, basa la tua stima e i tuoi calcoli su questa tariffa di fatturazione esterna. Prevedi quanto tempo ci vorrà per completare il lavoro e moltiplica questo valore per la tariffa oraria. 

Potrebbe essere meglio comunicare il prezzo al cliente come offerta fissa e non divulgare i calcoli della tariffa oraria che sono stati usati. Altrimenti, si potrebbero creare situazioni in cui viene negoziata ogni ora, anziché il valore del lavoro svolto. Anche quando la durata del progetto è imprevedibile, come ad esempio nello sviluppo di software, puoi comunque calcolarla in blocchi di tempo e con un limite di budget elevato.

Impostazione del budget del progetto in Resource Management

Progetti a offerta fissa

Per un progetto a offerta fissa, l'offerta proposta al cliente include un insieme definito di lavori per un determinato importo di denaro. Il tuo budget è il prezzo che addebiti al cliente.

Acconti

Il cliente paga una commissione per una determinata quantità di lavoro, ma l'ambito non è solitamente definito in anticipo. Potrebbe prevedere l'accordo di non superare il budget. Con gli acconti, il budget dipende da come si intende suddividerlo.

Ad esempio, potrebbe trattarsi di una serie di progetti o fasi di un mese o di un progetto della durata di un anno. 

Tempo e materiali

Per i progetti basati sul tempo e i materiali, si viene pagati per le ore lavorate effettive. Puoi lasciare il budget vuoto e tenere semplicemente traccia delle spese sostenute. Puoi anche inserire un importo target o l'importo massimo concordato. Per i progetti basati sul tempo e i materiali, potrebbe essere necessario modificare le tariffe di fatturazione per riflettere il ricarico concordato per le ore lavorate.

Se possibile, mantieni stime e proposte conseguenti di alto livello invece di calcolare in anticipo ogni spesa minore.

Il progetto seguente mostra un designer e uno sviluppatore per due mesi, a 150 dollari all'ora, per un totale di 96.000 dollari di manodopera fatturabile.

In Resource Management puoi creare un nuovo progetto, quindi assegnare persone (o segnaposto per ruoli e discipline) per il tempo stimato che il progetto richiederà. L'importo programmato futuro risultante è la stima per questo progetto.

Quando il progetto diventa realtà, questa stima diventa il budget. Quando aggiungi assegnazioni future al progetto, l'importo pianificato futuro risultante dovrebbe rientrare nel budget.

Quando si pianificano troppe persone o troppo tempo su un progetto, sarà immediatamente evidente che questo progetto andrà oltre il budget.

Se non pianifichi abbastanza persone per un progetto, potresti non avere le giuste risorse disponibili quando ne hai bisogno.

Non tracciare più di quanto serve

Il tracciamento del tempo comporta un onere per la persona che deve entrarvi. È più efficiente tracciare il meno possibile per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione.

Alcune organizzazioni non tracciano affatto il tempo. Presumono che ciò che è stato pianificato sia ciò che è stato sostenuto. Questi team calcolano le ore e gli importi sostenuti come ore precedenti e non confermate.

Altre organizzazioni hanno bisogno di ulteriori informazioni e registrano solo le ore necessarie per ogni progetto. Impostano il tracciamento del tempo su ore e minuti.

Il tracciamento dettagliato richiede che il tuo team inserisca note per ogni voce temporale. Questo metodo consente un maggiore filtraggio e analisi delle ore riportate.

Promuovi un buon processo decisionale

Le persone che svolgono il lavoro sono più brave a determinare il momento migliore per farlo, a condizione che le aspettative sulle scadenze e quanto tempo dovrebbero dedicare a qualcosa siano chiare.

È meglio assegnare incarichi il più possibile di alto livello; ad esempio, un'assegnazione settimanale del 20% dell'allocazione di una persona piuttosto che un'assegnazione giornaliera di otto ore. In questo modo, le persone hanno la possibilità di pianificare l'intera settimana in base ad aspettative di livello superiore.

Analizza tra segmenti

I report consentono di raggruppare le ore sostenute e future, i budget e gli utilizzi e altro ancora, da diverse prospettive. È possibile analizzare le ore per un progetto, tutte le ore raggruppate per cliente, disciplina, ruolo o mese o molti altri pivot.

L'analisi dei report ti aiuta ad apportare modifiche strategiche in futuro. Potresti scoprire che alcune persone hanno sempre bisogno di più tempo per lavorare o alcuni clienti superano sempre il budget. Questi dettagli aiutano a regolare le stime in futuro. Ad esempio, quel cliente che va sempre per le lunghe? Puoi aggiungere tre settimane in più quando inizi il tuo prossimo progetto con questo cliente.

Puoi creare modelli di progetto con budget consigliati per alcune attività. I dati del report forniscono informazioni reali su come impostare questi modelli, migliorando ogni volta la pianificazione di base.