Unione o deconsolidamento degli account di Resource Management

Per completare questo processo, devi essere un Amministratore delle risorse con licenza. Per usare l’integrazione del pannello Resource Management, devi essere anche Amministratore di sistema di Smartsheet. 

Piani singoli o multipli? 

Ciascuno scenario presenta vantaggi e svantaggi. 

Piano singolo di Resource Management 

• Gli Editor di progetto e gli utenti di livello superiore possono vedere tutti i membri di un piano e assegnare il lavoro a una qualsiasi di queste persone. Possono visualizzare l'allocazione di tutti, anche se non possono vedere progetti specifici. 
• Con l'integrazione Control Center, puoi automatizzare i progetti blueprint e i programmi Control Center nello stesso piano.

Più piani di Resource Management

• Puoi tenere conto dei diversi orari lavorativi e dei giorni non lavorativi, come i giorni festivi regionali. 
• Le istanze non condividono i dati. Non puoi capire quanto lavoro è assegnato a una persona se le persone sono distribuite su più piani. È facile tenere separati i dati se si hanno più piani. 
• Gli utenti ricevono le licenze per piano. Se hai un utente su più piani, quell'utente ha bisogno di più di una licenza. 
• L'integrazione Control Center/Resource Management può collegare una sola istanza di Resource Management a un programma di Control Center. È necessario implementare Control Center per ogni istanza di Resource Management. 

Rischi durante l'unione o la separazione delle istanze

L'unione o la separazione delle istanze di Resource Management richiede l'esportazione di dati da Resource Management, ma questo processo non esporta tutti i dati. I dettagli del progetto e del piano verranno persi. Una volta completata la configurazione, è necessario ricreare alcuni dati manualmente. 

Nel processo di esportazione non sono inclusi i seguenti elementi: 

Dettagli del piano

• Elenco dei ruoli
• Elenco delle discipline
• Tariffe di fatturazione
• Segnaposto
• Nomi delle fasi
• Stato del lavoro
• Categorie di spesa
• Categorie Tempo e costi
• Giorni festivi ufficiali
• Clienti
• Sedi
• Tipi di congedo
• Tag persone
• Tag di progetto
• Qualsiasi elemento che sfrutti l'API per sviluppatori
• Campi personalizzati progetto
• Campi personalizzati persone
• Branding personalizzato
• Autenticazioni
• Immagini relative ai progetti

Dettagli del progetto

• Assegnazioni del progetto e date associate
• Fasi del progetto
• Tariffe di fatturazione associate alle fasi del progetto
• Tariffe di fatturazione specifiche del progetto
• Stato degli elementi di lavoro
• Note degli elementi di lavoro
• Elenco delle attività degli elementi di lavoro
• Registro delle attività di progetto
• Report specifici del progetto
• Brief di progetto

Dettagli delle persone

• Nome dell'assegnazione del lavoro
• Stato degli elementi di lavoro
• Note degli elementi di lavoro
• Elenco delle attività degli elementi di lavoro
• Registro delle attività di progetto
• Report specifici del progetto
• Brief di progetto

Panoramica dei processi

Per completare questo processo, devi essere un Amministratore di Resource Management con licenza. 

I piani di unione e di deconsolidamento sono diversi. Quando deconsolidi i piani, i dati vengono importati in un nuovo piano. Quando unisci i piani, i dati vengono importati in un piano esistente. La procedura per gestire i dati è la stessa; l'unica differenza è dove i dati vengono importati. 

1. Esporta i dati dal piano di origine. Verranno esportati le persone e i progetti.
2. Esporta i dati storici dal piano di origine. 
3. Usa un foglio di calcolo per preparare il file con le persone da importare.
4. Importa il file con le persone nel piano target. 
5. Ricostruisci i tuoi progetti.
   • Utilizzando l'integrazione Smartsheet, puoi collegare nuovamente i tuoi fogli con tutti i dati del progetto. 
   • Se non usi l'integrazione Smartsheet, devi ricostruire i progetti manualmente. 
6. Esamina i tuoi dati ed esegui eventuali attività di pulizia. 

Esportazione dei dati dal piano di origine

Esportazione di utenti 

1. In Resource Management, seleziona Impostazioni > Impostazioni account.
2. Nel menu a sinistra, seleziona Persone , quindi Esporta elenco di persone. L'elenco contiene tutti gli utenti associati al tuo piano e i campi personalizzati associati. 

Esportazione di progetti

1. Seleziona Importazione progetto> Esporta elenco progetti per esportare i progetti e le impostazioni associate, inclusi i campi personalizzati.  

Esportazione dei dati storici

1. Accedi a Resource Management > Analisi.
2. Nell’angolo in alto a destra, seleziona Nuovo report. Usa le seguenti impostazioni per specificare i dati corretti:
   in Visualizza seleziona Budget: ore.
   Per Intervallo di tempo, seleziona Intervallo di date personalizzato. Seleziona l'intervallo di tempo per la durata della tua istanza. Seleziona un intervallo di tempo più lungo se non conosci le date esatte.
   In Mostra, seleziona Tutto. Potrai acquisire ogni progetto attivo e archiviato da Resource Management. 
3. Seleziona Richiedi dati sottostanti. Via e-mail, riceverai un file zip contenente i dati storici. 
4. Apri l'e-mail e seleziona Download CSV. Non riesci a trovare l'e-mail? Cerca nella tua posta in arrivo i dati sottostanti esportati come csv. L'esportazione non include tutti i dati, alcuni devono essere ricreati. Consulta l'elenco sopra per verificare i dati che non vengono inclusi.
   
   Attenzione, il file è lungo. Include: 

• Tipo di registrazione (spese o tempo e costi)
• Progetto e tutti i metadati del progetto correlati (Impostazioni di progetto, Campi personalizzati del progetto)
• Fase associata (se applicabile)
• Tariffe di fatturazione per le assegnazioni/spese specifiche
• Tempo inviato 
• Tempo/spese approvati, compresi il responsabile dell'approvazione e la data di approvazione
• Campi personalizzati persone per l'utente interessato

Preparazione dei dati per l'unione

Importazione di utenti

1. Seleziona Impostazioni > Impostazioni account. 
2. Seleziona Persone > Esporta elenco di persone. 
3. Apri i file di esportazione .csv di progetto e persone. 
4. Copia e incolla gli utenti dall'elenco persone esportate dalla colonna B alla colonna R. Non associare la colonna A ("user_id") alla destinazione, poiché si tratta di una colonna generata dal sistema in base al piano associato.
5. Copia manualmente i Campi personalizzati persone (qualsiasi colonna che inizia nella colonna S dell'esportazione che inizia con "CF_XXX") un campo personalizzato alla volta. Ogni ID campo personalizzato è diverso in ogni istanza di Resource Management, anche se i nomi sono gli stessi in entrambi i piani.

Importazione dei progetti nel piano target

Se usi Smartsheet:

Ricollega i fogli di progetto al piano di Resource Management. Smartsheet mappa tutto ciò che è associato al progetto in cui sono presenti dati nei seguenti campi: 

• Colonna principale
• Assegnato a (elenco dei contatti)
• Data di inizio (data)
• Data di fine (data)
• % assegnazione (testo/numero) 

Se non si usa Smartsheet:

Devi ricostruire ogni progetto e assegnazione manualmente. Per limitare l’ambito delle attività manuali, concentrati solo sui progetti attivi.