Configurare un dominio di posta elettronica personalizzato

Con un dominio di posta elettronica personalizzato, puoi personalizzare il tuo account in modo che tutti gli utenti utilizzino il sottodominio della tua organizzazione invece del dominio Smartsheet predefinito per le e-mail di notifica di Smartsheet.

I domini di posta elettronica personalizzati funzionano per qualsiasi messaggio di posta elettronica attivato dall'utente dall'app Smartsheet, tra cui:

• Avvisi automatizzati
• Richiesta di aggiornamento
• Condividi foglio
• @Menzione

Non supportato per le e-mail di benvenuto di Smartsheet e le e-mail di sistema, come la reimpostazione della password, le e-mail di notifica del pagamento.

Prima di cominciare

• Devi essere un amministratore di sistema di un piano Aziendale per configurare un dominio di posta elettronica personalizzato.
• È necessario che tu sia in grado di aggiornare i record DNS del dominio principale e del dominio di posta elettronica personalizzato oppure di collaborare con il team IT o l'amministratore del dominio. Se la tua organizzazione dispone di più account con Smartsheet, tali account devono essere configurati separatamente. Possono condividere lo stesso dominio di posta elettronica personalizzato.

Il dominio di invio deve essere un sottodominio del tuo dominio principale. Dovrai confermare di essere il proprietario del dominio principale tramite il flusso di convalida del dominio del Centro di amministrazione. Per ulteriori informazioni, vedi Aggiunta automatica di utenti a un account aziendale con provisioning automatico degli utenti.

Voci DNS richieste per la configurazione

Per abilitare l'invio di e-mail per conto della tua organizzazione utilizzando il tuo dominio di posta elettronica personalizzato, sono necessarie le seguenti impostazioni DNS (Domain Name System) per concedere l'autorizzazione a SparkPost, il provider di servizi di posta elettronica dell'app Smartsheet, in modo da soddisfare gli standard di sicurezza della posta elettronica SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance).

NOTA: Per configurare le voci DNS richieste, potresti dover chiedere aiuto al tuo team IT.

• Record chiave di dominio (DKIM) - tutte le e-mail Smartsheet inviate con il dominio personalizzato avranno una firma digitale crittografata nell'intestazione della posta. Il server di posta ricevente convaliderà il messaggio di posta elettronica cercando la chiave DKIM del dominio personalizzato e utilizzandola per verificare la firma crittografata. Questo meccanismo di autenticazione della posta elettronica protegge mittenti e destinatari dallo spoofing e dal phishing verificando che le e-mail siano inviate dal mittente legittimo.
• Record CNAME - questo punta il dominio di posta elettronica personalizzato al dominio Sparkpost che contiene un record SPF per un altro meccanismo di autenticazione che protegge mittenti e destinatari da spoofing e phishing. Il record SPF definisce quali server di posta sono autorizzati a inviare posta per il dominio personalizzato. Il server di posta ricevente li cerca dal record SPF e confronta l'indirizzo IP del mittente della posta per verificare che l'e-mail venga inviata dal server di posta del mittente autorizzato.
• Record DMARC - definisce le azioni che devono essere intraprese dal server di posta ricevente quando le e-mail dichiarano di provenire dal dominio e-mail personalizzato ma non riescono l'autenticazione DKIM e/o SPF. Si consiglia di impostare il criterio per mettere in quarantena o rifiutare le e-mail per impedire a parti non autenticate di falsificare la posta dal dominio.

Configurare il tuo account per utilizzare un dominio di posta elettronica personalizzato

In qualità di amministratore di sistema, puoi visitare la pagina delle impostazioni di branding e personalizzazione nel Centro di amministrazione per configurare un dominio di posta elettronica personalizzato per la tua organizzazione.

La configurazione guidata ti guiderà attraverso i seguenti passaggi:

1. Assicurati che il tuo account abbia un dominio principale convalidato. In caso contrario, verrai indirizzato alla pagina di convalida del dominio per aggiungere e convalidare il tuo dominio principale.
2. Seleziona il nome del dominio di posta elettronica personalizzato da utilizzare per la configurazione.
3. La configurazione guidata presenta i record DNS che devi creare per il tuo dominio di posta elettronica personalizzato. Se non hai accesso per modificare il DNS della tua organizzazione, dovresti fornire le informazioni al tuo team IT o agli amministratori di dominio affinché effettuino la configurazione.
4. Dopo aver creato i record DNS per il dominio di posta elettronica personalizzato, è necessario completare il passaggio di verifica nel Centro di amministrazione.
5. Quando la verifica del dominio personalizzato viene completata correttamente, la funzione è abilitata per la tua organizzazione. Tutti gli utenti della tua organizzazione inizieranno a vedere le e-mail Smartsheet inviate dal tuo dominio email personalizzato.
   È previsto un periodo di preparazione di 10 giorni durante il quale le e-mail verranno gradualmente trasferite da smartsheet.com al nuovo dominio di invio.

Gli utenti dell'organizzazione non devono fare nulla di diverso quando creano notifiche, come condivisione, invio di fogli e flussi di lavoro automatizzati. Una volta completata la configurazione del DNS del dominio di posta elettronica personalizzato, la funzione è abilitata e le notifiche esistenti e quelle nuove inizieranno a utilizzare il dominio di posta elettronica personalizzato nell'indirizzo del mittente.

Dopo la creazione dei record DNS, potrebbero essere necessarie fino a 72 ore per la propagazione delle modifiche su Internet. Durante questo periodo, la verifica DNS dalla procedura guidata di configurazione non riuscirà e dovresti controllare di aver impostato correttamente il DNS e attendere di riprovare.