Suggerimenti per tracciare e analizzare tempo e budget

Non tracciare più di quanto serve

Il tracciamento del tempo comporta un onere per la persona che deve entrarvi. È più efficiente tracciare il meno possibile per raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione.

Alcune organizzazioni non tracciano affatto il tempo. Presumono che ciò che è stato pianificato sia ciò che è stato sostenuto. Questi team calcolano le ore e gli importi sostenuti come ore precedenti e non confermate.

Altre organizzazioni hanno bisogno di ulteriori informazioni e registrano solo le ore necessarie per ogni progetto. Impostano il tracciamento del tempo su ore e minuti.

Il tracciamento dettagliato richiede che il tuo team inserisca note per ogni voce temporale. Questo metodo consente un maggiore filtraggio e analisi delle ore riportate.

Promuovi un buon processo decisionale

Le persone che svolgono il lavoro sono più brave a determinare il momento migliore per farlo, a condizione che le aspettative sulle scadenze e quanto tempo dovrebbero dedicare a qualcosa siano chiare.

È meglio assegnare incarichi il più possibile di alto livello; ad esempio, un'assegnazione settimanale del 20% dell'allocazione di una persona piuttosto che un'assegnazione giornaliera di otto ore. In questo modo, le persone hanno la possibilità di pianificare l'intera settimana in base ad aspettative di livello superiore.

Analizza tra segmenti

I report consentono di raggruppare le ore sostenute e future, i budget e gli utilizzi e altro ancora, da diverse prospettive. È possibile analizzare le ore per un progetto, tutte le ore raggruppate per cliente, disciplina, ruolo o mese o molti altri pivot.

L'analisi dei report ti aiuta ad apportare modifiche strategiche in futuro. Potresti scoprire che alcune persone hanno sempre bisogno di più tempo per lavorare o alcuni clienti superano sempre il budget. Questi dettagli aiutano a regolare le stime in futuro. Ad esempio, quel cliente che va sempre per le lunghe? Puoi aggiungere tre settimane in più quando inizi il tuo prossimo progetto con questo cliente.

Puoi creare modelli di progetto con budget consigliati per alcune attività. I dati del report forniscono informazioni reali su come impostare questi modelli, migliorando ogni volta la pianificazione di base.