Sincronizzare Smartsheet con Microsoft Dynamics 365

Creare un flusso di lavoro

Dopo aver effettuato l’accesso, la procedura guidata del flusso di lavoro può guidarti nella creazione di flussi di lavoro per la sincronizzazione automatica.

1. Seleziona il menu nell’angolo in alto a sinistra della pagina, quindi seleziona Dashboard.
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2. Seleziona Aggiungi flusso di lavoro per iniziare la procedura guidata del flusso di lavoro.
   
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Procedura guidata del flusso di lavoro

Usa la procedura guidata del flusso di lavoro per selezionare il foglio e l’entità Microsoft Dynamics e mappare le rispettive colonne e campi per la sincronizzazione.

1. Nella pagina Impostazioni, stabilisci gli elementi fondamentali del tuo flusso di lavoro:

   • Cosa vuoi che faccia questo flusso di lavoro?: scegli la direzione di sincronizzazione del flusso di lavoro (in Dynamics 365, in Smartsheet o in entrambe le direzioni tra le due applicazioni).
   • Nome foglio: seleziona un foglio esistente o Crea un nuovo foglio per creare immediatamente un nuovo foglio in Smartsheet.
   • Dynamics Item (Elemento Dynamics): seleziona un’entità Dynamics 365 dall’elenco a discesa.

   Non puoi modificare il flusso di lavoro, il foglio, l’entità Dynamics 365 e le loro direzioni di sincronizzazione una volta salvati; tuttavia, puoi creare un nuovo flusso di lavoro per selezionare impostazioni diverse.

2. Seleziona Continua per confermare le impostazioni.
3. Utilizza la sezione Fields (Campi) per associare i campi tra Dynamics 365 e Smartsheet.
   
   Puoi selezionare Nuova colonna nell’elenco a discesa per inserire una nuova colonna nel foglio. Puoi anche selezionare Aggiungi campo per includere più campi entità Dynamics 365 nel flusso di lavoro.

4. Puoi modificare la direzione di sincronizzazione utilizzando gli elenchi a discesa del flusso  Brandfolder Image  tra campi e colonne dell’entità.

   Potresti non essere in grado di modificare le direzioni di sincronizzazione di alcune mappature in base alle tue autorizzazioni sia in Dynamics 365 che in Smartsheet, così come l’uso del campo nell’integrazione (ad esempio l’ID Dynamics).

5. Seleziona Continua per confermare le scelte di mappatura del campo.
6. Nelle pagine Dynamics Filters (Filtri Dynamics) e Filtri del foglio, puoi creare filtri per controllare meglio il tipo e la quantità di dati condivisi tra le due applicazioni.
7. Nella pagina Salva, puoi rinominare il tuo flusso di lavoro, salvarlo e rivedere un riepilogo degli aggiornamenti da effettuare sull’entità di Dynamics 365 e sul foglio. 
   
   Se desideri apportare modifiche, puoi tornare indietro nel flusso di lavoro e aggiungerle. 
8. Seleziona Save Workflow (Salva flusso di lavoro) per avviare la sincronizzazione del flusso di lavoro. 

Dopo aver salvato il flusso di lavoro, puoi completare la procedura guidata e andare alla Dashboard. Il flusso di lavoro aggiorna automaticamente i record in Dynamics 365 e le righe nel foglio Smartsheet in base alle regole del flusso di lavoro.

Usare i filtri per perfezionare la sincronizzazione dei dati

Filtri Dynamics

Puoi aggiungere filtri per regolare i record Dynamics 365 che confluiscono nel foglio. Questi filtri ti aiutano a sincronizzare solo i campi su un progetto, un cliente o un dipendente specifico.

Per creare filtri Dynamics:

1. Seleziona Aggiungi filtro per popolare l’elenco dei campi dell’entità disponibili.

2. Usa il menu a discesa per selezionare la condizione del filtro, come uguale a, contiene o è vuoto.

   Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, sulla destra apparirà un campo di testo.

3. Seleziona Continua per confermare e applicare i filtri.

Filtri del foglio

Puoi aggiungere filtri per controllare le righe che si sincronizzano con gli oggetti in Dynamics 365. Puoi utilizzare questi filtri per regolare i record che si risincronizzano con il tuo oggetto. Ad esempio, usa un filtro per sincronizzare solo righe specifiche con un valore Status Reason (Motivo stato) di In Progress (In corso) con l’entità Opportunity (Opportunità) in Dynamics 365.

Per creare i filtri del foglio:

1. Seleziona Aggiungi filtro per popolare l’elenco delle colonne del foglio disponibili, e quindi seleziona una colonna per compilare il filtro.

2. Usa il menu a discesa per selezionare la condizione del filtro, come uguale a, contiene o è vuoto.

   Se devi inserire ulteriori criteri di filtro, sulla destra apparirà un campo di testo.

3. Seleziona Continua per confermare e applicare i filtri.

Per entrambi i filtri nella pagina Salva  della procedura guidata, accanto a Update Summary (Riepilogo aggiornamenti), puoi vedere il numero di campi da aggiornare nella tua entità Dynamics 365. In questo modo puoi misurare la quantità di dati che confluiscono nell’entità dal tuo foglio.

Se il conteggio in Update Summary (Riepilogo aggiornamenti) è inaspettatamente alto o basso, puoi tornare indietro per aggiungere o rimuovere filtri secondo necessità.

Conservare i record correlati tra loro insieme alla gerarchia di Smartsheet

Definisci i gruppi di righe nel tuo flusso di lavoro per conservare insieme i record di Dynamics 365 come attività madri e figlie in Smartsheet. Crea gruppi di righe per far sì che il tuo flusso di lavoro organizzi i record di Dynamics 365 in base a campi specifici, come Opportunity Stages (Fasi opportunità), senza doverli spostare manualmente nel foglio dopo la sincronizzazione.

Quando definisci gruppi di righe, tieni presente quanto segue:

• In Raggruppa per, puoi selezionare un campo Dynamics 365 esistente o digitare un nuovo valore per raggruppare i record mentre si sincronizzano con il foglio. Il campo “Raggruppa per” determina il valore in “Colonna principale” delle righe madre nel tuo foglio. Ad esempio, quando raggruppi per la fase di un’opportunità, le righe madre vengono create nel tuo foglio per ogni fase (come Proposal (Proposta), Qualify (Qualifica), Contract (Contratto)).
• Le nuove righe madre verranno visualizzate in fondo al foglio, a meno che il valore Raggruppa per non corrisponda esattamente a un valore di Colonna principale nel foglio.
• Puoi definire un gruppo secondario per disporre di un ulteriore livello di organizzazione. Ad esempio, sincronizza i record sotto la riga madre Internazionale che è anche figlia di una riga Vendite in Smartsheet.
• I record di Dynamics 365 devono contenere i collegamenti ipertestuali corretti nella colonna Primary ID (ID principale) del tuo foglio Se non esiste alcuna colonna di ID primario, viene aggiunta automaticamente quando il flusso di lavoro viene eseguito per la prima volta. 

Copiare e incollare manualmente gli ID Dynamics da Dynamics 365 nel foglio può causare la mancata sincronizzazione del flusso di lavoro come previsto.

Gestire i flussi di lavoro

Puoi gestire i flussi di lavoro dalla dashboard. Seleziona il menu a tre righe nell’angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona Dashboard per visualizzare un elenco dei flussi di lavoro creati.

Impostazioni

Seleziona Impostazioni per usare le opzioni seguenti:

• Modifica flusso di lavoro: ti fa ripercorrere la procedura guidata del flusso di lavoro per modificarlo.
• Rename Workflow (Rinomina flusso di lavoro): modifica il titolo del flusso di lavoro.
• Deactivate/Enable Workflow (Disattiva/Abilita flusso di lavoro): interrompere o avvia l’automazione del flusso di lavoro.
• Delete Workflow (Elimina flusso di lavoro): rimuove il flusso di lavoro dalla dashboard.

L’eliminazione di un flusso di lavoro non può essere annullata e i flussi di lavoro eliminati non possono essere recuperati.