Documentation sur le modèle d’abonnement utilisateur Smartsheet

Smartsheet accorde le droit d’accéder à son service en ligne et de l’utiliser à un niveau individuel. Toute personne autorisée ou invitée à accéder aux services en ligne de Smartsheet et à les utiliser est appelée un « utilisateur ». Smartsheet prend en charge plusieurs types d’utilisateurs avec différents niveaux d’accès pour répondre aux différents besoins des entreprises :

• Un « membre » est un utilisateur interne ou externe qui a un accès complet aux fonctionnalités disponibles dans le cadre de son forfait et à leur usage.

• Un « spectateur » est un utilisateur interne ou externe disposant uniquement d’une autorisation Spectateur.

• Un « invité » est un utilisateur externe disposant des autorisations Éditeur ou Commentateur et qui peut également avoir une autorisation Spectateur.

Vous trouverez des informations sur les forfaits Smartsheet sur notre page Tarifs.

Au début de votre période d’accès et d’utilisation autorisés d’un service (durée d’abonnement), votre administrateur système peut provisionner des membres achetés dans le cadre d’une commande ou d’un autre document transactionnel (chacun constituant une commande). Des membres supplémentaires peuvent être achetés à tout moment en passant une nouvelle commande.

Vous pouvez également tirer parti du processus d’utilisation provisoire et d’actualisation de Smartsheet, qui vous permet d’accorder des droits de membre aux nouveaux utilisateurs pendant une période provisoire gratuite avant de décider s’ils deviendront des membres payants (voir les détails ci-dessous). 

En sus des éléments précédents, voici quelques points clés concernant les types d’utilisateurs et le provisionnement :

Administrateur système

Tous les forfaits exigent qu’au moins un membre soit désigné comme administrateur système. Les administrateurs système disposent d’une supervision et d’un contrôle administratifs sur vos services en ligne et sur les utilisateurs, y compris la gestion de votre forfait Smartsheet, la facturation et les contrôles de sécurité internes au service. Les administrateurs système sont votre point de contact désigné pour toutes les communications et notifications Smartsheet, et vous êtes responsable de maintenir à jour les informations de contact dans le service. Vos administrateurs système sont responsables d’examiner et de suivre l’allocation des types d’utilisateurs via le centre d’administration de Smartsheet. 

Interne ou externe

Smartsheet utilise des adresses e-mail pour identifier de manière unique les utilisateurs des services en ligne. Le domaine de messagerie d’un utilisateur détermine s’il est interne ou externe. Un utilisateur est interne s’il accède à votre forfait Smartsheet via une adresse e-mail associée à un domaine que vous possédez, contrôlez ou auquel vous êtes affilié. Tout utilisateur qui ne remplit pas les conditions requises pour être considéré comme un utilisateur interne sera considéré comme un utilisateur externe.

Autorisations et habilitations

Les feuilles, tableaux de bord, rapports, espaces de travail et applications (y compris les applications Premium) créés ou utilisés dans le service en ligne sont appelés « ressources ». Le type d’un utilisateur est déterminé par ses autorisations sur les ressources. Les autorisations sur les actifs sont accordées comme suit : 

1. Administrateur (administrer, consulter, créer, modifier, ajouter des pièces jointes, partager et supprimer des ressources),
2. Éditeur (consulter, modifier, ajouter des pièces jointes, partager et supprimer des ressources), 
3. Commentateur (consulter, créer et modifier des commentaires, et ajouter des pièces jointes), et 
4. Spectateur (consulter des ressources).

Dans le cadre de votre forfait, certaines fonctionnalités et fonctions sont mises à disposition pour être utilisées avec vos ressources. Le type d’utilisateur dictera dans quelle mesure il est autorisé à utiliser ces fonctionnalités et fonctions.

Membres provisoires

Le modèle d’utilisateur de Smartsheet fournit des fonctionnalités de membre aux nouveaux utilisateurs à titre non payant pendant une période provisoire. 

Ces membres provisoires peuvent accéder aux services en ligne et les utiliser avec les autorisations suivantes :

• Pour les forfaits Pro : autorisations Commentateur ou Éditeur, et 
• Pour les forfaits Affaire ou Entreprise : si vous êtes un utilisateur interne, vous devez disposer d’autorisations Éditeur, Commentateur ou Administrateur d’une ressource, ou d’autorisations Administrateur si vous êtes un utilisateur externe.

Le statut provisoire d’un membre dure jusqu’à la prochaine date d’actualisation (voir les détails ci-dessous), date à laquelle le membre deviendra un membre payant. Avant la date de validation, votre administrateur système aura la possibilité de rapprocher le type de l'utilisateur d'un visualiseur (pour les utilisateurs internes ou externes) ou d'un invité (pour les utilisateurs externes uniquement) ou de supprimer l'utilisateur de votre compte.

Si vous accordez l’accès au service Smartsheet à un nouvel utilisateur via des applications Premium, cet utilisateur sera considéré comme membre, sous réserve du processus d’utilisation et de régularisation, et sera évalué et facturé par rapport aux limites autorisées. 

Un utilisateur individuel ne peut avoir le statut de membre provisoire qu’une seule fois pendant une durée d’abonnement et tout renouvellement subséquent de la durée d’abonnement. Si elle est provisionnée une deuxième fois, la personne doit être ajoutée en tant que membre payant. Une personne ne peut pas utiliser d’identifiants différents pour accéder à votre service et l’utiliser à nouveau avec un statut provisoire.

Utilisation et régularisation

Durée d’abonnement annuelle

La durée d’abonnement annuelle, ainsi que tout renouvellement ultérieur, est divisée en quatre « périodes d’utilisation », chacune se terminant par une « période de régularisation ». Pour les durées d’abonnement pluriannuelles, chaque période annuelle, à partir de la date de début de la durée d’abonnement, sera divisée en quatre « périodes d’utilisation ». 

Voici un exemple d’échéancier pour une durée d’abonnement annuelle :

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Début de la période d’abonnement : 1er janvier 2025
Date de fin de la période d’abonnement : 31 décembre 2025

Les membres peuvent utiliser les services en ligne avec un statut provisoire pendant la période d’utilisation au cours de laquelle ils ont été ajoutés jusqu’à la fin de la période de régularisation suivante. Un administrateur système peut changer un membre provisoire en spectateur/invité (non payant) ou supprimer complètement le membre avant la fin de la période de régularisation suivante, sinon il deviendra un membre payant.

Les membres ajoutés au cours d’une période de régularisation avec un statut provisoire devront être régularisés avant la fin de la période de régularisation suivante. 

Durée d’abonnement mensuelle

La durée d’abonnement mensuelle et tous les renouvellements ultérieurs seront divisés en quatre « périodes d’utilisation », chacune se terminant par une « période de régularisation ». La période de régularisation correspond aux sept derniers jours de chaque durée d’abonnement mensuelle. Voici un exemple d’échéancier pour une durée d’abonnement mensuelle :

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* en cas de renouvellement

Si aucune mesure n’est prise avant la fin de la période de régularisation, tous les membres deviendront des membres payants.

Actualisation et renouvellements

Tous les membres provisoires qui deviennent des membres payants par le biais du processus de régularisation, ainsi que tous les membres ajoutés dans le cadre d’une commande supplémentaire, seront considérés comme des membres ajoutés. ​​À la fin d’une période de régularisation, Smartsheet émettra une facture d’actualisation couvrant tous les membres ajoutés au-delà du nombre de membres achetés précédemment. Tous les membres ajoutés seront facturés au prorata pour le reste de la durée d’abonnement en vigueur. Vos services seront renouvelés au nombre total de membres se qualifiant comme membres payants pendant la durée d’abonnement précédente.