Agissez sur les alertes et les demandes dans Google Chat

Par exemple, vous pouvez effectuer des actions sur une demande d’approbation Smartsheet tout en discutant de cette demande avec un collègue dans Google Chat, le tout sans avoir à quitter l’application Google Chat.

Cette intégration est conçue uniquement pour la prochaine version de l’application Google Chat, accessible à l’adresse https://chat.google.com/ ou via les applications mobiles et de bureau Google Chat.

Prérequis

Créer un flux de travail automatisé

Avant de recevoir des alertes et des demandes dans Google Chat, vous devez être un destinataire d’un flux de travail automatisé sur une feuille dans Smartsheet. 

Lors de la création du flux de travail automatisé, il n’y a pas d’option spécifique pour sélectionner Google Chat dans le bloc d’action. Sélectionnez plutôt l’adresse e-mail ou la colonne de contacts pour recevoir la notification automatisée. Si le destinataire a activé le robot Google Chat et a ajusté ses Préférences de notification dans ses Paramètres personnels pour permettre l’envoi de notifications aux Applications de messagerie, alors la notification sera envoyée à Google Chat.

Activer les robots

Si vous ne voyez pas le robot Smartsheet dans Google Chat lors de la recherche, il se peut que votre administrateur ait désactivé les robots pour votre domaine. Pour pouvoir utiliser l’intégration Google Chat avec Smartsheet, l’administrateur Google de votre organisation doit l’activer en suivant les étapes de cet article sur le site de l’assistance Google.

Configurer Google Chat pour recevoir des alertes et des demandes

Commencez à recevoir des alertes Smartsheet dans Google Chat en connectant les deux applications :

1. Dans la barre de recherche Trouver des personnes, des bureaux, des robots pour Google Chat, tapez « Smartsheet » et sélectionnez le robot Smartsheet. Le robot entame automatiquement une conversation avec vous. 
2. Dans la fenêtre de discussion, sélectionnez Autoriser l’accès. 
3. Lorsque vous y êtes invités, connectez-vous à votre compte Smartsheet et sélectionnez Autoriser.

Lorsque la page de réussite apparaît et que le robot vous envoie le message « Vous avez terminé ! », vous pouvez effectuer des actions sur les demandes d’actualisation, les demandes d’approbation, les notifications et les rappels depuis Smartsheet.

Se désinscrire des notifications Smartsheet

Vous disposez de deux méthodes pour ne plus recevoir d’alertes et de messages d’action dans Google Chat :

Dans Smartsheet :

1. Sélectionnez votre Image de profil dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Smartsheet.
2. Sélectionnez Applications et intégrations.
3. Localisez l’intégration Google Chat dans la liste des applications et sélectionnez Révoquer.

Dans Google Chat (version bureau)

1. Localisez et passez votre curseur sur le robot Smartsheet dans le panneau de gauche.
2. Sélectionnez l’icône Plus > Supprimer.

Dans Google Chat (application mobile)

1. Localisez et appuyez sur le nom du robot Smartsheet à partir de l’écran de conversation instantanée.
2. Appuyez sur le nom du robot Smartsheet (coin supérieur gauche de l’écran).
3. Appuyez sur Supprimer.

Après avoir révoqué l’accès, vous ne recevrez plus de notifications dans Google Chat.

Comment utiliser Smartsheet dans Google Chat

Optimisez la combinaison du travail dans Smartsheet et la communication dans Google Chat.

• Demandes d’actualisation et d’approbation : approuvez des demandes de budget ou remplissez et envoyez des demandes d’actualisation directement à partir de la fenêtre de discussion Smartsheet dans Google Chat. Sélectionnez Ouvrir le formulaire d’approbation ou Ouvrir le formulaire d’actualisation pour approuver ou refuser une demande d’approbation, ou encore pour compléter une demande d’actualisation directement dans Google Chat.
• Définir un rappel pour effectuer des actions ultérieurement : vous pouvez définir l’intégration pour vous envoyer un autre rappel afin que vous puissiez le vérifier ultérieurement. Sélectionnez Me le rappeler plus tard, puis sélectionnez l’heure souhaitée.
• Désactiver les notifications Push mobiles Smartsheet : si vous utilisez activement les applications mobiles Google Chat et Smartsheet, vous recevrez les mêmes notifications de chaque application. Vous pouvez désactiver les notifications push Smartsheet pour ne recevoir qu’une seule notification via Google Chat.