S’applique à
- Business
- Enterprise
Fonctionnalités
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Vous devez être un utilisateur Smartsheet sous licence avec des droits de niveau Propriétaire, Administrateur ou Éditeur sur la feuille pour créer des flux de travail. Les utilisateurs disposant des droits de niveau Éditeur ne peuvent créer, modifier ou supprimer que des alertes ou des rappels dont ils sont le destinataire. En savoir plus sur les autorisations de flux de travail.
Pour utiliser un flux de travail permettant de générer automatiquement des documents, au moins un membre de votre équipe doit posséder une licence DocuSign.
Générer automatiquement des documents grâce aux flux de travail
Utilisez cette fonctionnalité pour générer des bons de commande, des formulaires de prise en charge des patients, des contrats ou d’autres documents standardisés liés à vos processus de travail.
Avant de configurer la génération automatique de documents, vous avez besoin d’une mise en correspondance avec un PDF à remplir ou DocuSign. Une fois que vous l’avez, suivez les étapes ci-dessous pour générer automatiquement des documents :
- En haut de l’écran, sélectionnez Automation > New workflow from scratch… (Automatisation > Flux de travail à partir de zéro…).
- Définissez le déclencheur du flux de travail.
- Dans le bloc Select an action (Sélectionner une action), sélectionnez Generate document (Générer un document).
- Dans la liste déroulante Select mapping (Sélectionner une correspondance), sélectionnez la correspondance que vous souhaitez utiliser. Si vous n’avez pas de correspondance, vous devez en créer une.
- Ajoutez les conditions de flux de travail souhaitées avant de générer le document.
- Sélectionnez Save (Enregistrer).
Désormais, Smartsheet génère automatiquement votre document dès que le déclencheur s’active et que les conditions sont réunies.
Pour éviter des boucles d’approbation infinies, les cellules qui contiennent des formules de feuilles croisées ou des liens de cellule ne déclenchent pas d’automatisation modifiant automatiquement la feuille (Déplacer la ligne, Copier la ligne, Verrouiller la ligne, Déverrouiller la ligne, Demande d’approbation, Enregistrer une date, Affecter des personnes, Modifier une cellule, Effacer une cellule, Générer le document). Pour contourner cela, envisagez d’utiliser l’automatisation basée sur le temps ou les flux de travail récurrents.