Calendar App : interagir avec un agenda

Utilisez Calendar App pour afficher vos données Smartsheet dans des formats d’agenda personnalisés. Les personnes qui ont accès à l’agenda peuvent interagir avec les données qui les intéressent sans ouvrir l’application Smartsheet.

Reportez-vous à Organisez vos équipes grâce à Calendar App de Smartsheet afin d’obtenir des informations complémentaires sur la création ou la modification d’un agenda avec Calendar App.

Calendar App de Smartsheet est un module complémentaire Premium qu’il est possible d’acheter. Pour plus d’informations sur l’achat des applications Premium de Smartsheet, veuillez contacter le service commercial de Smartsheet.

Avant de commencer

Vous pouvez accéder à Calendar App quand un utilisateur a partagé un affichage avec vous ou si un administrateur de votre forfait vous a donné accès à l’application.

Accéder à Calendar App

Vous pouvez accéder à Calendar App à partir du Lanceur d’applications de Smartsheet ou en vous connectant avec vos identifiants Smartsheet. Reportez-vous à Accéder aux applications Premium et aux modèles avec le Lanceur pour obtenir des informations sur l’utilisation du Lanceur d’applications.

Présentation rapide de Calendar App

Quand vous êtes connecté à l’application avec vos identifiants Smartsheet, vous voyez la liste des agendas que vous possédez ou pour lesquels vous disposez d’un partage. Calendar App affiche les vignettes des agendas qui ont été personnalisées par le propriétaire de ces derniers.

Sur la page d’accueil de Calendar App, sélectionnez le nom de l’agenda que vous souhaitez ouvrir.Vos données Smartsheet sont affichées en fonction de la façon dont l’agenda a été configuré par son propriétaire.

ASTUCES :

• utilisez les boutons avec les flèches situées dans l’angle supérieur droit pour avancer ou reculer vers différentes dates.
• Essayez de rechercher le nom d’un agenda ou d’appliquer un filtre à la liste des agendas affichés afin de la réduire.
  
  

 

 

Afficher ou modifier des tâches

Sélectionnez la vignette d’une tâche pour afficher ou modifier les détails de celle-ci.

Si vous disposez d’autorisations de niveau Éditeur ou supérieur pour la feuille sur laquelle l’agenda se base, vous pouvez modifier les détails de ce dernier pour actualiser la feuille sous-jacente.

En fonction de vos autorisations, vous pouvez exécuter les actions suivantes dans la fenêtre Détails :

• Modifier les détails d’une tâche, comme son nom, sa date d’échéance ou l’utilisateur auquel elle est attribuée.
• Ajouter des commentaires et des pièces jointes si le propriétaire de l’agenda a autorisé ces éléments dans celui-ci.
• Sélectionner Ouvrir une ligne en bas du volet des détails pour l’ouvrir directement dans la feuille sous-jacente.

Agendas personnalisés pour vous

Chaque agenda est créé avec des paramètres spécifiques, comme l’affichage par défaut (quotidien, hebdomadaire, etc.). Vous pouvez toutefois adapter l’affichage des informations en fonction de vos besoins lorsque vous consultez un agenda.

Modifier la période affichée

Cliquez sur le bouton de la période pour afficher les différentes périodes. Vous pouvez sélectionner :

• Jour
• Semaine
• Mois
• Plusieurs mois
• Trimestriel
• Jour-Mois
• Agenda 454 (remarque : ne sera affiché que si le propriétaire de l’agenda a activé cette option)

ASTUCE : cliquez sur le bouton Aujourd’hui pour revenir à la date du jour.

Utiliser des filtres pour optimiser l’agenda

Vous pouvez utiliser des filtres pour optimiser l’affichage des informations dans un agenda. Vous pouvez par exemple utiliser des filtres pour afficher les tâches en retard ou attribuées à une personne donnée. Sélectionnez l’icône Filtre en haut de l’agenda pour appliquer, créer, modifier ou supprimer des filtres dans celui-ci.

Créer un nouveau filtre

Pour créer un nouveau filtre :

1. Sélectionnez l’icône Filtre et cliquez sur le bouton Nouveau filtre.
2. Dans le formulaire Filtres, sélectionnez les critères que vous souhaitez appliquer aux données de l’affichage, puis cliquez sur Appliquer pour voir les résultats du filtrage.
3. (Facultatif) Donnez un nom au filtre pour pouvoir différencier les différents filtres. À défaut, le filtre est enregistré comme Filtre sans nom.

REMARQUE : si vous êtes le propriétaire de l’agenda, vous pouvez également mettre le filtre à la disposition de tous ses utilisateurs en activant l’ option Partager le filtre.

ASTUCE : s’il existe déjà des filtres dans l’agenda, vous pouvez également en cloner un pour créer un nouveau filtre. Dans le menu Filtre, survolez le nom du filtre existant, puis sélectionnez sur le bouton Cloner.

Modifier un filtre

Quand vous avez créé un nouveau filtre, vous pouvez toujours revenir en arrière et modifier les critères par la suite. Pour modifier un filtre existant :

1. Dans le menu Filtre, survolez le nom du filtre existant, puis sélectionnez l’icône de crayon.
   ASTUCE : l’intitulé du formulaire affiche le nom du filtre que vous êtes sur le point de modifier. Vérifiez l’intitulé pour être certain que vous modifiez le bon filtre.
2. Actualisez les critères souhaités dans le formulaire Filtre et sélectionnez Appliquer.

Désactiver un filtre

Pour afficher votre agenda sans filtre, sélectionnez Désactiver le filtre dans le menu Filtrer.

Supprimer un filtre

Pour supprimer un filtre (le supprimer de l’agenda et du menu), sélectionnez le menu Filtrer, survolez le nom du filtre, puis cliquez sur l’icône Supprimer.

Pour obtenir des informations complémentaires sur l’utilisation des filtres dans Calendar App, reportez-vous à Filtres du Mode Agenda : foire aux questions.

Intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet

Pour intégrer un agenda à un tableau de bord Smartsheet, utilisez un widget de contenu Web :

1. Dans Calendar App, copiez l’URL de l’agenda à partir de la barre d’adresse du navigateur.
2. Allez dans le au tableau de bord Smartsheet et sélectionnez Modifier en haut à gauche.
3. Créez un nouveau widget de contenu Web et collez l’URL de l’agenda dans la fenêtre de celui-ci, puis sélectionnez Terminé.
4. Sélectionnez Enregistrer en haut à gauche pour enregistrer vos modifications.

Pour plus d’informations, reportez-vous à Ajouter un contenu interactif à un tableau de bord avec le widget de contenu Web.

ASTUCE : vous pouvez définir un filtre avant de copier l’URL de l’agenda afin que les personnes qui consultent le tableau de bord voient l’affichage filtré.

Télécharger ou imprimer un agenda

Téléchargez votre agenda pour créer un instantané ponctuel de celui-ci sous forme d’une image ou d’un fichier PDF imprimable.

Télécharger un agenda

Sélectionnez Télécharger pour télécharger un fichier image PNG de l’agenda ouvert. Lorsque vous sélectionnez Télécharger, vous créez une image exacte de l’affichage actuel.

Personnaliser et télécharger au format PDF

Sélectionnez sur Télécharger au format PDF pour personnaliser et imprimer l’agenda au format PDF.

Dans la fenêtre Imprimer au format PDF, utilisez l’une des options de personnalisation suivantes :

• modifiez l’orientation, le format du papier, le zoom, l’affichage des vignettes et appliquez la compression souhaitée.
• Imprimer avec des filtres : sélectionnez Activé pour imprimer les éléments tels qu’ils apparaissent dans l’affichage actuel avec les filtres appliqués ; sélectionnez désactivé pour imprimer tous les éléments.
• Imprimer le modèle :
  • sélectionnez Par défaut pour créer un fichier PDF avec le nom de l’agenda en haut et la légende dans le pied de page.
    REMARQUE : la référence Mois/Semaine n’est pas affichée dans l’exportation.
  • Sélectionnez Légende en haut pour créer un fichier PDF avec la référence Mois/Semaine et la légende en haut, et avec le nom de l’agenda dans le pied de page. Dans ce modèle, seuls les six premiers éléments de la légende sont affichés dans la légende.

Sélectionnez Télécharger pour générer le fichier PDF quand vous avez sélectionné vos options.