Exporter vers QuickBooks

Vous pouvez exporter vos données depuis Resource Management pour les utiliser dans QuickBooks (pour ordinateur de bureau uniquement).

Who can use this?

Plans:

Resource Management

Permissions:

Les administrateurs Resource Management, les éditeurs de portefeuille, les planificateurs de personnes, les rapporteurs de portefeuille et les éditeurs de projet peuvent créer des rapports. Les projets visibles varient selon le niveau d’autorisation. Par exemple, les éditeurs de projet ne pourront voir que les projets dont ils sont propriétaires.

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Créer un rapport

Créez un rapport contenant les données que vous souhaitez exporter. Par exemple, vous pouvez créer un rapport intitulé Facturation du mois d’octobre. Personnalisez vos paramètres en fonction de vos besoins. Vous pouvez créer et exporter des rapports sur les projets, les phases, les congés ou toute autre donnée que vous souhaitez utiliser dans QuickBooks.

En haut de l’écran, cliquez sur Analyses et appliquez les paramètres suivants :

Vue : heures
Période : plage de dates personnalisée (1er octobre - 31 octobre)
Grouper d’abord par : projet (montrant tous les projets dans cette période)
Grouper ensuite par : membre de l’équipe (montrant toutes les heures travaillées par toutes les personnes de votre entreprise dans cette période).

Enregistrez les rapports sur votre page personnelle ou votre page d’analyse pour y accéder facilement à l’avenir.

Exporter vos données

Sélectionnez Exporter en haut à droite et sélectionnez Exporter les entrées de temps pour QuickBooks. Cette opération permet d’enregistrer un fichier .IIF, le fichier spécifique à QuickBooks contenant toutes vos données de Resource Management. Enregistrez ce fichier dans un endroit facile à trouver.

Ouvrir QuickBooks

Ouvrez QuickBooks. Assurez-vous que le système contient tous vos employés avec les taux de facturation associés. Cela est probablement déjà configuré si vous utilisez QuickBooks pour la comptabilité et la paie.
Accédez à File > Utilities > Import > Import .IIF file (Fichiers > Services publics > Importer > Importer un fichier .IIF)
Sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer. Cliquez sur Create Invoice (Créer une facture) au bas de la page.
Votre facture doit reprendre les taux de facturation définis dans QuickBooks et les aligner sur les heures enregistrées dans Resource Management.

Mappage des données QuickBooks

Le fichier .IFF que vous téléchargez à partir de Resource Management n’a pas besoin d’une mise en forme supplémentaire pour être importé dans QuickBooks. Toutefois, assurez-vous que les données entre QuickBooks et Resource Management correspondent bien et vous comprenez où les champs de données sont mappés dans QuickBooks.

L’orthographe et l’espacement de tous vos éléments doivent être exactement les mêmes dans les deux systèmes.

Les données QuickBooks sont mappées à Resource Management comme suit :

Quickbooks : customer = Resource Management : client (Quickbooks : client = Resource Management : client)
Quickbooks : job = Resource Management : project (QuickBooks : tâche = Resource Management : projet)
Quickbooks : employee = Resource Management : people (Quickbooks : employé = Resource Management : personne)
Quickbooks : service item or item = Resource Management : task category (Quickbooks : élément de service ou élément = Resource Management : catégorie de tâche)
Quickbooks : notes or description = Resource Management : notes (Quickbooks : remarques ou description = Resource Management : remarques)
Quickbooks : rate = Resource Management : bill rate (Quickbooks : tarif = Resource Management : taux de facturation)

S’applique à

Fonctionnalités

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?