Obtenir des informations précieuses grâce à l’intégration Smartsheet pour Tableau

Avec Smartsheet pour Tableau, vous pouvez :

• Extraire les données de feuilles ou de rapports multiples de Smartsheet dans un seul rapport Tableau sous la forme d’un extrait
• Créer des jointures complexes entre plusieurs feuilles et d’autres solutions dans un tableau de bord Tableau
• Publier les rapports Tableau contenant des données Smartsheet sur Tableau Server ou Tableau Online

Premiers pas : sécuriser les exigences d’intégration

Tout propriétaire, administrateur ou éditeur de Smartsheet disposant d’un forfait Affaire ou Entreprise peut utiliser l’intégration. Assurez-vous que vous répondez aux exigences suivantes :

• Assurez-vous que vous disposez d’une licence Tableau valide
• Installez Tableau Desktop (version 10.4 ou ultérieure). Vos données peuvent être hébergées sur Tableau Online ou Tableau Server.

• Utilisez l’intégration avec tout système d’exploitation Mac ou Windows pris en charge

  Vous n’êtes pas sûr d’avoir les bonnes spécifications ? Assurez-vous que vous répondez aux exigences techniques. Consultez les exigences de Tableau en matière d’appareils.  

• Connecter Smartsheet et Tableau

Connecter Smartsheet et Tableau

1. Connectez-vous à l’aide de vos informations d’identification Smartsheet.
2. Sélectionnez Autoriser lorsque le message Autoriser l’accès s’affiche pour permettre à l’intégration d’accéder à vos éléments Smartsheet. 
3. Sélectionnez une feuille ou un rapport existants dans votre compte Smartsheet.
4. Pour contrôler comment vos colonnes Texte/Nombre s’affichent dans Smartsheet, sélectionnez votre mode de récupération des données :
   • Always return text (Toujours renvoyer du texte) : toutes les colonnes seront importées en tant que texte. Toute cellule vide dans une colonne sera considérée comme du texte et entraînera l’importation d’une colonne en tant que texte Envisagez d’utiliser l’option Use majority rule (Utiliser la règle de la majorité) dans ce cas.
   • Use majority rule (Utiliser la règle de la majorité) : cette option renvoie des résultats numériques uniquement si plus de la moitié des entrées de la colonne sont numériques, en écartant toutes les entrées non numériques.
   • Use entirety rule (Utiliser la règle de l’intégralité) : cette option renvoie des résultats numériques uniquement si 100 % des entrées de colonne sont numériques. Sinon, le système renvoie tous les résultats sous forme de texte.

5. (Facultatif) Importez les métadonnées de votre feuille ou de votre rapport. Lorsque vous importez des métadonnées, elles comprennent les éléments suivants :

   Nombre de pièces jointes	ID de ligne
   ID de l’enfant	Numéro de ligne
   Nombre de discussions *	ID du parent
   Texte des discussions *	ID de la feuille
   Durée en secondes	Nom de la feuille
   Niveau hiérarchique	ID de l’espace de travail
   ID du prédécesseur	Nom de l’espace de travail
   Étiquettes des prédécesseurs

   
   * Ces métadonnées se réfèrent aux commentaires au niveau de la feuille et de la ligne.

6. Sélectionnez OK pour terminer la configuration et importer vos données dans Tableau sous forme d’un extrait.
7. Pour charger les données que vous avez importées et voir vos résultats, sélectionnez Mettre à jour maintenant.

Une fois que vos données Smartsheet sont synchronisées avec Tableau, vous verrez l’écran Sources de données s’afficher dans Tableau. Vous pouvez ajouter d’autres sources de données sur l’écran Sources de données ou commencer à créer votre feuille de calcul dans Tableau.

Publier des données dans Tableau Server ou Tableau Online

Lorsque vous avez conçu votre tableau de bord ou votre classeur dans Tableau, vous pouvez publier votre source de données pour que les autres utilisateurs de Tableau puissent la consulter.

Ajouter le WDC à la liste sûre

Ceci ne concerne que Tableau Server.

Avant de pouvoir publier des données Smartsheet sur Tableau Server, un administrateur de Tableau Server devra ajouter le connecteur de données Web (WDC) à la liste sûre :

• Cela permettra des connexions de https://tableau.smartsheet.com/tableau vers votre Tableau Server.
• Lors de l’ajout du WDC à la liste sécurisée de Tableau Server, ajoutez le numéro de port 443 à l’URL. Il s’agit de la partie URL de la commande tsm data-access web-data-connectors add.

Intégrer vos informations d’identification dans votre classeur publié

1. Ouvrez le classeur que vous souhaitez publier dans Tableau Desktop.
2. Sélectionnez Serveur > Publier le classeur.
3. Apportez toutes les modifications nécessaires à vos paramètres de publication, puis sélectionnez Modifier dans le panneau Sources de données.

4. Dans la liste Authentification, sélectionnez Intégré.
    

   Cela permet d’actualiser en utilisant les informations d’identification intégrées de cette connexion

5. Sélectionnez Publier.

Actualiser les données de Smartsheet dans Tableau

Après avoir connecté Smartsheet en tant que source de données, pour refléter les nouvelles modifications apportées à votre feuille ou à votre rapport, vous pouvez :

• Actualiser les données manuellement

  OU 

• Définir un planning d’actualisation 

   

Actualisation manuelle dans Tableau Desktop

Pour actualiser toutes les données et récupérer toutes les modifications apportées aux données de Smartsheet, sélectionnez l’icône Effectuer l’actualisation dans la barre d’outils en haut.

Si l’icône Effectuer l’actualisation n’est pas disponible (elle est grisée), sélectionnez Données > Actualiser tous les extraits pour actualiser toutes les sources de données en même temps.

Définir un planning d’actualisation

Ceci ne concerne que Tableau Server.

Vous pouvez également créer un planning d’actualisation personnalisé lorsque vous publiez des classeurs associés à vos extraits Smartsheet pour Tableau.

Si le classeur que vous avez publié n’est pas actualisé dans les 14 jours, vous devrez le publier à nouveau.

Ressources relatives à Tableau

Voici quelques ressources externes sur l’utilisation de Tableau :

• Premiers pas avec Tableau Desktop : un tutoriel de formation en 8 étapes qui vous aidera à comprendre les caractéristiques et les fonctionnalités de base de Tableau Desktop.
• Tutoriels vidéo sur Tableau : tutoriels vidéo gratuits offerts par Tableau pour vous aider à créer des classeurs et à partager votre travail avec d’autres personnes.

Si vous avez des questions relatives à l’utilisation de Tableau, contactez l’assistance de Tableau.