Obtenez des informations précieuses grâce à l’intégration Smartsheet pour Tableau

Importez les données de Smartsheet dans Tableau et combinez les données d’autres systèmes stratégiques pour votre entreprise, afin que toute votre équipe puisse obtenir des analyses précieuses. L’intégration se base sur la technologie des connecteurs de données Web (ou WDC, Web Data Connector) de Tableau, qui évite à votre équipe informatique d’installer des logiciels supplémentaires ou d’assurer leur maintenance.

Smartsheet pour Tableau est disponible aux clients qui disposent d’un forfait Affaire ou Entreprise. Reportez-vous à la page Tarifs de Smartsheet pour plus d’informations.

Smartsheet pour Tableau permet à votre équipe :

• d’extraire les données de feuilles ou rapports multiples de Smartsheet dans un seul rapport Tableau sous la forme d’un extrait
• de créer des jointures complexes entre plusieurs feuilles et autres solutions dans un tableau de bord Tableau
• de publier les rapports Tableau contenant des données Smartsheet sur Tableau Server ou Tableau Online

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des extraits dans Tableau, veuillez consulter cet article d’aide de Tableau.

REMARQUE : actuellement, les rapports récapitulatifs de feuilles ne sont pas pris en charge par WDC et ODBC.

Avant de commencer : exigences

Tout utilisateur de Smartsheet disposant d’un forfait Affaire ou Entreprise peut utiliser l’intégration. Vous devez également :

• avoir une licence Tableau valide
• installer Tableau Desktop (version 10.4 ou supérieure), et vos données peuvent être hébergées dans Tableau Online ou Tableau Server
• Utilisez l’intégration avec tout système d’exploitation Mac ou Windows pris en charge (Vous trouverez la configuration requise dans les spécifications techniques de Tableau.)

Connecter Smartsheet et Tableau

1. Ouvrez Tableau Desktop.
2. Dans le panneau Connexion à gauche, sélectionnez Connecteur de données Web.
   
   REMARQUE : si Connecteur de données Web ne figure pas dans la liste, faites défiler jusqu’à la section À un serveur et cliquez sur Autre, puis sélectionnez Connecteur de données Web.
   
3. Saisissez https://tableau.smartsheet.com/tableau pour l’URL de votre connecteur de données Web, puis appuyez sur Entrée.
4. Saisissez vos identifiants Smartsheet pour vous connecter.
5. Lorsque le message Autoriser l’accès vous y invite, cliquez sur Autoriser pour autoriser l’intégration Smartsheet pour Tableau à accéder aux éléments de votre compte Smartsheet.
6. Sélectionnez une feuille ou un rapport existants dans votre compte Smartsheet.
   
   
    
7. Sélectionnez vos paramètres d’importation des données pour l’affichage des colonnes Texte/Nombre dans Smartsheet apparaîtra dans Tableau.
   • En tant que nombres : si toutes les valeurs de colonnes sont des nombres (si toutes les valeurs sont des nombres, elles seront importées en tant que nombres. Le texte sera importé avec la valeur 0).
   • En tant que nombres : si la plupart des valeurs de colonnes sont des nombres (si au moins la moitié des valeurs de colonnes sont des nombres, elles seront importées en tant que nombres. Dans le cas contraire, elles seront toutes importées en tant que texte).
   • En tant que texte : toutes les colonnes seront importées en tant que texte.
     
     REMARQUE : toute cellule vide d’une colonne sera considérée comme du texte et cette dernière sera donc importée en tant que texte. Vous pouvez utiliser l’option « si la plupart des valeurs de la colonne sont des nombres » dans ce cas.
      
8. Choisissez si vous souhaitez importer les métadonnées de votre feuille ou de votre rapport. Si c’est le cas, elles comportent les éléments suivants :
    

   Nombre de pièces jointes	ID de la ligne
   ID de l’enfant	Numéro de ligne
   Nombre de discussions*	ID du parent
   Texte des discussions*	ID de la feuille
   Durée en secondes	Nom de la feuille
   Niveau hiérarchique	ID de l’espace de travail
   ID du prédécesseur	Nom de l’espace de travail
   Étiquettes des prédécesseurs

   
   *Ces métadonnées se réfèrent aux commentaires au niveau de la feuille et de la ligne.
    
9. Cliquez sur OK pour terminer la configuration et importer vos données dans Tableau sous forme d’un extrait.

Une fois que vos données Smartsheet ont été synchronisées avec Tableau, vous verrez l’écran Sources de données s’afficher dans Tableau. Vous y pouvez ajouter d’autres sources de données ou commencer à créer votre feuille de travail dans Tableau.

Cliquez sur Actualiser maintenant pour charger les données et voir vos résultats.

Publier des données dans Tableau Server ou Tableau Online

Lorsque vous avez conçu votre tableau de bord ou votre classeur dans Tableau, vous pouvez publier votre source de données pour que les autres utilisateurs de Tableau puissent la consulter.

(Tableau Server uniquement) Ajouter le connecteur de données Web à la liste sûre

Un administrateur de Tableau Server doit ajouter le connecteur de données Web à la liste sûre afin que vous puissiez publier des données Smartsheet dans ce dernier :

• Cela permettra des connexions de https://tableau.smartsheet.com/tableau vers le Tableau Server de votre équipe.
• Lors de l’ajout du WDC à la liste sûre, ajoutez le numéro de port 443 dans la partie --url de la commande tsm data-access web-data-connectors add.

Veuillez consulter cet article d’aide de Tableau pour savoir comment ajouter un connecteur de données Web et un numéro de port à la liste sûre de Tableau Server.

Intégrer vos identifiants à votre classeur publié

1. Ouvrez le classeur que vous souhaitez publier dans Tableau Desktop.
2. Sélectionnez Serveur, puis cliquez sur Publier le classeur.
3. Apportez toutes les modifications nécessaires à vos paramètres de publication, puis cliquez sur Modifier dans le panneau Sources de données.
4. Sélectionnez Intégrée dans la liste déroulante Authentification.
   
   REMARQUE : l’actualisation est ainsi autorisée, à l’aide des identifiants intégrés de cette connexion.
    
5. Cliquez sur Publier.
   
   

Actualiser les données de Smartsheet dans Tableau

Lorsque vous avez connecté Smartsheet en tant que source de données, vous pouvez actualiser les données manuellement, ou de manière planifiée, afin qu’elles reflètent les modifications apportées à votre feuille ou à votre rapport.

Actualisation manuelle dans Tableau Desktop

Dans la barre d’outils en haut, cliquez sur l’icône Effectuer l’actualisation pour actualiser toutes les données et récupérer toutes les modifications apportées aux données de Smartsheet.

REMARQUE : si l’icône Effectuer l’actualisation n’est pas disponible (grisée comme dans l’image ci-dessous), sélectionnez Données > Actualiser tous les extraits pour actualiser toutes les sources de données en même temps.

(Tableau Server uniquement) Définir un planning d’actualisation

Lorsque vous publiez des classeurs qui sont associés à vos extraits Smartsheet pour Tableau, vous pouvez également plannifier l’actualisation de manière personnalisée. Pour en savoir plus sur la procédure de création d’un planning, consultez cet article d’aide de Tableau.

REMARQUE : si le classeur que vous avez publié n’est pas actualisé dans les 14 jours, vous devrez le publier à nouveau.

Ressources relatives à Tableau

Voici quelques ressources externes sur l’utilisation de Tableau :

• Démarrer avec Tableau Desktop : ce tutoriel de formation en 8 étapes vous aidera à comprendre les fonctionnalités et les fonctions de base de Tableau Desktop.
• Tutoriels vidéo sur Tableau : tutoriels vidéo gratuits offerts par Tableau pour que vous puissiez rapidement créer des classeurs et partager votre travail avec d’autres personnes.
  
  REMARQUE : si vous avez des questions relatives à l’utilisation de Tableau, veuillez contacter l’assistance de Tableau.