Agir sur les alertes et les demandes dans Hangouts Chat

Envoyez des notifications et des demandes à partir de Smartsheet et agissez sur celles-ci dans Google Hangouts Chat. Vous pouvez par exemple agir sur une demande d'approbation Smartsheet et en discuter simultanément avec un collègue dans Google Hangouts Chat, et ce sans avoir à quitter cette application.

Cette intégration est uniquement conçue pour la prochaine version de l'application Hangouts Chat que vous pouvez trouver ici : https://chat.google.com/ (ou au moyen de l'application Hangouts Chat pour ordinateur de bureau ou appareil mobile)

Avant de commencer

Créer un flux de travail automatisé

Vous devez être destinataire du flux de travail automatisé d'une feuille dans Smartsheet afin de recevoir les alertes et les demandes dans Hangouts Chat. Vous trouverez de plus amples informations sur la création de flux de travail automatisés dans Économisez du temps et travaillez plus vite grâce aux flux de travail automatisés.

Cette intégration n'est pas compatible avec Hangouts classique.

 

Activer les bots

Si vous ne voyez pas le bot Smartsheet lors de la recherche, il est possible que votre administrateur l'ait désactivé pour votre domaine. Vous devez demander à l'administrateur Google de votre organisation d'activer le bot en suivant les étapes de cet article d'aide de Google afin de pouvoir utiliser l'intégration Hangouts Chat.


Configurer Hangouts Chat pour recevoir des alertes et des demandes

Interfacez les deux applications pour recevoir les alertes de Smartsheet dans Hangouts Chat :
hangouts chat search

  1. saisissez « Smartsheet » dans la barre de recherche Trouver des personnes, des salles, des bots et sélectionnez le bot Smartsheet. Le bot va automatiquement entamer une conversation avec vous.

    REMARQUE : si vous ne voyez pas le bot Smartsheet lors de la recherche, il est possible que votre administrateur l'ait désactivé pour votre domaine. Vous devez demander à l'administrateur Google de votre organisation d'activer le bot en suivant les étapes de cet article d'aide de Google afin de pouvoir utiliser l'intégration Hangouts Chat.
     
  2. Dans la fenêtre de chat, cliquez sur Autoriser l'accès.

    Le bot Smartsheet vous demande votre autorisation.
     
  3. Lorsque vous y êtes invité, connectez-vous à votre compte Smartsheet et cliquez sur Autoriser.

Lorsque la page de validation apparaît et que le bot vous envoie le message « Tout est prêt ! », vous êtes prêt à exécuter des actions concernant les demandes d'actualisation ou d'approbation, les notifications et les rappels de Smartsheet !

Ne plus recevoir les notifications Smartsheet

Vous disposez de deux méthodes pour ne plus recevoir les alertes ou les messages d'action dans Hangouts Chat :

dans Smartsheet :

  1. cliquez sur l'image de votre profil en haut à droite de la fenêtre Smartsheet.
  2. sélectionnez Applications et intégrations
    une fenêtre, qui contient la liste des intégrations associées à votre compte Smartsheet, s'ouvre.
     
  3. recherchez l'intégration Hangouts Chat dans la liste des applications et cliquez sur Révoquer.

dans Hangouts Chat (version pour ordinateur de bureau) :

  1. trouvez le bot Smartsheet dans le panneau de gauche et survolez-le avec le pointeur.
  2. Sélectionnez Plus icône plus > Supprimer.

Dans Hangouts Chat (application mobile) :

  1. trouvez le bot Smartsheet dans l'écran de Chat.
  2. appuyez sur le nom du bot Smartsheet (dans le coin supérieur gauche de l'écran).
  3. Appuyez sur Supprimer.

vous ne recevrez alors plus de notifications dans Hangouts Chat.

Conseils pour tirer profit de Smartsheet dans Hangouts Chat

Exploitez la synergie entre travailler dans Smartsheet et communiquer dans Hangouts Chat.

Gérer les demandes d'actualisation et de d'approbation à partir de Hangouts Chat

Vous pouvez approuver des demandes budgétaires ou remplir et envoyer vos demandes d'actualisation directement à partir de la fenêtre de chat Smartsheet dans Hangouts Chat. Cliquez sur Ouvrir le formulaire d'approbation ou Ouvrir le formulaire d'actualisation pour approuver ou refuser une demande d'approbation, ou remplir une demande d'actualisation directement dans Hangouts Chat.

Découvrez comment créer des demandes d'approbation et des demandes d'actualisation dans Smartsheet.

Définir un rappel pour agir ultérieurement

L'intégration peut vous envoyer un autre rappel si vous souhaitez l'examiner plus tard. Cliquez sur « Me le rappeler plus tard », puis choisissez le moment souhaité.

En savoir plus sur la création de rappels dans Smartsheet.

Vous utilisez la version mobile de Hangouts ? Désactivez les notifications push de Smartsheet.

Si vous utilisez les applications mobiles Hangouts et Smartsheet, elles vous envoient les mêmes notifications. Désactivez les notifications push de Smartsheet de façon à recevoir uniquement celles de Hangouts.

Pour plus d'informations sur la désactivation des notifications push, consultez l'article Ajuster les paramètres personnels.