Agir sur les alertes et les demandes de Slack

Tenez votre équipe au courant des nouveaux développements des projets suivis dans Smartsheet, pendant que les membres discutent dans Slack, grâce à une notification automatique du canal. Smartsheet peut avertir automatiquement les personnes dans Slack lorsqu’une tâche concernant l’équipe est bloquée, par exemple.

Vous pouvez également recevoir des notifications, des demandes d’actualisation et des demandes d’approbation sous forme de messages directs. Approuver les dépenses budgétaires d’un projet sans sortir de Slack.

Sujets abordés dans cet article :


Avant de commencer

Créer un flux de travail automatisé

Avant de pouvoir recevoir des alertes et des demandes dans Slack, vous devez être un destinataire d’un flux de travail automatisé sur une feuille dans Smartsheet. Pour plus d’informations sur la création de flux de travail automatisés, reportez-vous à Gagnez du temps et travaillez plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.

Installer l’intégration à partir du répertoire de l’application Slack

Votre Administrateur Slack doit installer l’intégration Smartsheet avec Slack pour que vous puissiez recevoir des notifications dans un canal Slack. Pour plus d’informations sur l’installation d’applications sur Slack, reportez-vous à l’article d’aide de Slack.

L’installation nécessite l’application de bureau Slack (par opposition à l’application du navigateur Slack).

 


Recevoir des alertes et des demandes sous forme de messages directs

Recevez les alertes Smartsheet (notifications, demandes d’actualisation, demandes d’approbation) sous forme de messages directs Slack, en connectant les deux applications.

Une fois l’application Slack ouverte :

  1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Applications.
  2. Dans la barre de recherche supérieure, saisissez « Smartsheet » et sélectionnez le robot Smartsheet.

    REMARQUE : pour utiliser l’intégration Slack avec Smartsheet, vous devrez peut-être envoyer une demande d’activation du robot à l’administrateur Slack de votre organisation, en suivant les étapes de cet article d’aide de Slack.
     
  3. Saisir n’importe quoi dans le robot pour démarrer une conversation avec lui. Le robot vous accueillera et demandera votre autorisation. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Autoriser l’accès.

    Les pages de connexion et d’autorisation Smartsheet apparaissent.
     
  4. Connectez-vous à votre compte Smartsheet et sélectionnez Autoriser.

Lorsque la page de réussite apparaît et que le robot vous envoie le message « Vous avez terminé ! », vous pouvez agir sur les demandes d’actualisation, les demandes d’approbation, les notifications et les rappels depuis Smartsheet !

Les alertes et actions existantes sont désormais envoyées à Slack, en plus du centre de notifications et de la boîte de messagerie. Pour plus d’informations sur le contrôle de la réception des alertes et des actions de Smartsheet, reportez-vous à la section Configurer la façon dont vous recevez des notifications à partir de Smartsheet.

Tapez « aide » dans un message direct au robot pour en savoir plus sur son fonctionnement.

Se désinscrire des notifications Smartsheet

Vous disposez de deux méthodes pour ne plus recevoir d’alertes et de messages d’action dans Slack :

Dans Slack (bureau ou mobile) :

  • Saisissez « Désinscription » dans un message direct au robot Smartsheet.
  • Le robot confirmera votre désinscription et ne vous enverra plus de messages directs.

Dans Smartsheet :

  1. Sélectionnez votre image de profil dans le coin supérieur droit de la fenêtre de Smartsheet.
  2. Sélectionnez Applications et intégrations
  3. Une fenêtre apparaît. Elle contient la liste de toutes les intégrations connectées à votre compte Smartsheet.
  4. Localisez les intégrations Slack dans la liste des applications et sélectionnez Révoquer.

Après avoir révoqué l’accès, vous ne recevrez plus de notifications dans Slack.


Comment les alertes et les demandes apparaissent dans Slack

Les alertes fournissent des informations différentes selon qu’une ou plusieurs lignes ont été ajoutées ou actualisées. 

Les demandes d’actualisation et d’approbation ne sont envoyées que sous forme de messages directs.

Ligne unique

notification-unique

Une alerte ou demande basée sur une ligne unique contient :

  • Le type de modification, le cas échéant (nouvelle ligne, ligne actualisée) en caractères gras
  • La colonne principale 
  • Jusqu’à quatre cellules ayant été ajoutées ou modifiées peuvent être affichées, en commençant par la cellule la plus à gauche de la ligne
  • Les symboles et les images de la grille sont affichés sous forme de valeurs en texte (un nom de fichier image apparaît à la place de l’image)

Vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille pour atteindre la ligne spécifique dans Smartsheet.

Plusieurs lignes

notifications-multiples

Pour une alerte ou une demande basée sur plusieurs lignes, une notification sous forme de résumé est émise :

  • Notifications uniquement : le type de modification (nouvelles lignes, lignes actualisées)
  • Nombre de lignes concernées par l’alerte ou la demande

Vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille pour ouvrir la feuille dans Smartsheet.


Dépannage en cas de non réception d’alertes ou de demandes dans Slack

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à vérifier si vous, ou d’autres collaborateurs, ne recevez pas d’alertes ou de demandes, sous forme de messages directs ou dans les canaux de Slack.

Assurez-vous que les notifications Slack sont activées

Si vous recevez un message vous indiquant que les notifications Slack sont désactivées ou, si la définition d’une notification Slack n’est pas proposée du tout dans la fenêtre Nouvelle règle, vous devez modifier vos paramètres de livraison des notifications dans Smartsheet. Vous pourriez avoir à modifier vos paramètres de livraison aux niveaux du compte et des feuilles.

Si vous modifiez les autorisations au niveau du compte, toutes les feuilles du compte en hériteront.

Assurez-vous que vos paramètres de notification aux niveaux du compte et de la feuille permettent à toute personne possédant une adresse e-mail valide et des intégrations tierces de recevoir des notifications.

Activation au niveau du compte :

si les notifications Slack sont désactivées pour votre organisation, vous remarquerez l’un des points suivants :

  • Vous n’avez aucune possibilité de définir les notifications Slack
    -OU- 
  • Le message d’erreur suivant apparaît : Votre Administrateur système a désactivé les notifications Slack pour votre organisation.

Vous devez être un Administrateur système sur votre forfait afin de modifier ce paramètre d’autorisation. Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs pour plus d’informations sur la façon dont les Administrateurs système peuvent modifier les autorisations d’un collaborateur pour l’ensemble du compte.

Pour modifier les destinataires des notifications à partir du compte :

  1. Connectez-vous à Smartsheet avec vos identifiants d’Administrateur système.
  2. Cliquez sur l’icône de votre Profil du compte (dans le coin supérieur droit de la fenêtre Smartsheet) et cliquez sur Administrateur de compte.
  3. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Modifier à côté d’Autorisations d’automatisation.
  4. Choisissez Toute adresse e-mail et intégrations tierces, puis cliquez sur OK.

Si vous disposez d’un compte Entreprise, vous devrez peut-être également cocher la case à côté de Slack pour activer les notifications Slack.

Activation au niveau de la feuille :

Si les notifications Slack sont désactivées pour votre feuille, cette erreur apparaît lors de la création ou de la modification d’une notification concernant Slack.

slack-désactivé

Vous devez être le Propriétaire ou avoir les autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille afin de modifier ce paramètre d’autorisation. Pour plus d’informations sur la modification des autorisations de partage d’un collaborateur, reportez-vous à la section Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord.

Pour modifier les destinataires des notifications à partir de la feuille :

  1. Sélectionnez Automatisation (en haut à gauche de la fenêtre Smartsheet) > Gérer les flux de travail
  2. Dans le gestionnaire d’automatisation qui apparaît, sélectionnez Paramètres paramètres-gantt(icône d’engrenage) dans le coin supérieur droit.
  3. Cliquez sur Toute adresse e-mail et intégration tierce, puis cliquez sur OK.