Recevoir des alertes et des demandes dans Slack

L’intégration entre Smartsheet et Slack vous permet de définir un flux de travail automatisé pour notifier les modifications dans Smartsheet à travers un canal Slack.

Par exemple, lorsqu’une tâche est bloquée, les notifications via ce canal permettent d’informer l’ensemble de l’équipe.

De plus, grâce au robot Smartsheet dans Slack, vous pouvez recevoir vos notifications dans Slack comme vous les recevriez par e-mail. Une fois configuré, vous pouvez recevoir des notifications et des demandes par mention directement dans Slack.

Par exemple, vous pouvez approuver les dépenses budgétaires d’un projet sans quitter Slack.

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Avant de commencer

Vous pouvez configurer les alertes Slack pour qu’elles soient transmises à des canaux Slack publics ou privés. Mais avant de pouvoir recevoir des alertes dans Slack, vous devez créer un flux de travail pour votre canal et ajouter le robot Smartsheet à tous les canaux privés.

Pour ajouter le robot Smartsheet à un canal Slack privé :

1. Dans Slack, accédez au le canal privé que vous souhaitez utiliser.
2. Saisissez @Smartsheet pour ajouter le robot Smartsheet.

Vous pouvez désormais sélectionner le canal lorsque vous configurez des alertes.

Créer un flux de travail automatisé

Pour en savoir plus sur la manière de créer des flux de travail automatisés, reportez-vous à Gagnez du temps et travailler plus rapidement grâce aux flux de travail automatisés.

Maintenez votre équipe synchronisée et actualisée avec l’extension de Smartsheet pour Slack. Vous pouvez maintenant définir les colonnes à inclure dans votre alerte pour donner accès à votre équipe aux informations les plus importantes. Pour plus d’informations, consultez Personnaliser le contenu de vos alertes et demandes.

Installer l’intégration à partir du répertoire de l’application Slack

Votre Administrateur Slack doit installer l’intégration de Smartsheet avec Slack pour que vous puissiez recevoir des notifications dans un canal Slack. Pour plus d’informations sur l’installation d’applications sur Slack, consultez l’article d’aide sur Slack.

L’installation nécessite l’application pour bureau de Slack (pas l’application pour navigateur de Slack).

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Recevoir des alertes et des demandes sous forme de messages directs

Recevez les alertes de Smartsheet (notifications, demandes d’actualisation, demandes d’approbation) sous forme de messages directs dans Slack, en connectant les deux applications.

Une fois l’application Slack ouverte :

1. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Applications.
2. Dans la barre de recherche supérieure, saisissez « Smartsheet » et sélectionnez le robot de Smartsheet.
   
   REMARQUE : pour utiliser l’intégration de Slack avec Smartsheet, vous devrez peut-être envoyer une demande d’activation du robot à l’administrateur de Slack dans votre organisation, en suivant les étapes de cet article d’aide sur Slack.
    
3. Saisissez n’importe quoi dans le robot pour démarrer une conversation avec lui. Le robot vous accueillera et demandera votre autorisation. Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez Autoriser l’accès.
   
   Les pages de connexion et d’autorisation de Smartsheet apparaissent.
    
4. Connectez-vous à votre compte Smartsheet et sélectionnez Autoriser.

Lorsque la page de réussite apparaît et que le robot vous envoie le message « Vous avez terminé ! », vous pouvez effectuer des actions sur les demandes d’actualisation, les demandes d’approbation, les notifications et les rappels depuis Smartsheet !

Les alertes et actions existantes sont désormais envoyées à Slack, en plus du Centre de notifications et de la boîte de réception d’e-mail. Pour plus d’informations sur le contrôle de la réception des alertes et des actions de Smartsheet, reportez-vous à la section Configurer la façon dont vous recevez des notifications à partir de Smartsheet.

Tapez « aide » dans un message direct au robot pour en savoir plus.

Se désinscrire des notifications Smartsheet

Vous disposez de deux méthodes pour ne plus recevoir d’alertes et de messages d’action dans Slack :

Dans Slack (bureau ou mobile) :

• Saisissez « Désinscription » dans un message direct au robot Smartsheet.
• Le robot confirmera votre désinscription et ne vous enverra plus de messages directs.

Dans Smartsheet :

1. Sélectionnez votre image de profil dans l’angle supérieur droit de la fenêtre Smartsheet.
2. Sélectionnez Applications et intégrations.
3. Une fenêtre apparaît. Elle contient la liste de toutes les intégrations connectées à votre compte Smartsheet.
4. Localisez l’intégration Slack et sélectionnez Révoquer.

Après avoir révoqué l’accès, vous ne recevrez plus de notifications dans Slack.

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Comment les alertes et les demandes apparaissent dans Slack

Les alertes fournissent des informations différentes selon qu’une ou plusieurs lignes ont été ajoutées ou actualisées. 

Les demandes d’actualisation et d’approbation ne sont envoyées que sous forme de messages directs.

Ligne unique

Une alerte ou demande basée sur une ligne unique contient :

• Le type de modification, le cas échéant (nouvelle ligne, ligne actualisée) en caractères gras
• La colonne principale 
• Jusqu’à quatre cellules ayant été ajoutées ou modifiées peuvent être affichées, en commençant par la cellule la plus à gauche de la ligne
• Les symboles et les images de la grille sont affichés sous forme de valeurs en texte (un nom de fichier image apparaît à la place de l’image)

Vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille pour atteindre la ligne spécifique dans Smartsheet.

Plusieurs lignes

Pour une alerte ou une demande basée sur plusieurs lignes, une notification sous forme de résumé est émise :

• Notifications uniquement : le type de modification (nouvelles lignes, lignes actualisées)
• Nombre de lignes concernées par l’alerte ou la demande

Vous pouvez cliquer sur le nom de la feuille pour ouvrir la feuille dans Smartsheet.

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Dépannage en cas de non réception d’alertes ou de demandes dans Slack

Vous trouverez ci-dessous quelques éléments à vérifier si vous, ou d’autres collaborateurs, ne recevez pas d’alertes ou de demandes, sous forme de messages directs ou dans les canaux de Slack.

Assurez-vous que les notifications Slack sont activées

Si vous recevez un message vous indiquant que les notifications Slack sont désactivées ou, si la définition d’une notification Slack n’est pas proposée du tout dans la fenêtre Nouvelle règle, vous devez modifier vos paramètres de livraison des notifications dans Smartsheet. Vous pourriez avoir à modifier vos paramètres de livraison aux niveaux du compte et des feuilles.

Si vous modifiez les autorisations au niveau du compte, toutes les feuilles du compte en hériteront.

Assurez-vous que vos paramètres de notification aux niveaux du compte et de la feuille permettent à quiconque possédant une adresse e-mail valide et des intégrations tierces de recevoir des notifications.

Activation au niveau du compte :

si les notifications Slack sont désactivées pour votre organisation, vous remarquerez l’un des points suivants :

• Vous n’avez aucune possibilité de définir les notifications Slack
  -OU-
• Le message d’erreur suivant apparaît : Votre Administrateur système a désactivé les notifications Slack pour votre organisation.

Vous devez être un Administrateur système sur votre forfait afin de modifier ce paramètre d’autorisation. Reportez-vous à la section Gestion des utilisateurs pour plus d’informations sur la façon dont les Administrateurs système peuvent modifier les autorisations d’un collaborateur pour l’ensemble du compte.

Pour modifier les destinataires des notifications à partir du compte :

1. Connectez-vous à Smartsheet avec vos identifiants d’Administrateur système.
2. Cliquez sur l’icône de votre Profil du compte (dans l’angle supérieur droit de la fenêtre Smartsheet) et cliquez sur Administrateur de compte.
3. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Modifier à côté d’Autorisations d’automatisation.
4. Choisissez Toute adresse e-mail et intégrations tierces, puis cliquez sur OK.

Si vous disposez d’un compte Entreprise, vous devrez peut-être également cocher la case à côté de Slack pour activer les notifications Slack.

Activation au niveau de la feuille :

Si les notifications Slack sont désactivées pour votre feuille, cette erreur apparaît lors de la création ou de la modification d’une notification concernant Slack.

Vous devez être le Propriétaire ou avoir les autorisations de partage de niveau Administrateur sur la feuille afin de modifier ce paramètre d’autorisation. Pour plus d’informations sur la modification des autorisations de partage d’un collaborateur, reportez-vous à la section Partager des feuilles, des rapports et des tableaux de bord.

Pour modifier les destinataires des notifications à partir de la feuille :

1. Sélectionnez Automatisation (en haut à gauche de la fenêtre Smartsheet) > Gérer les flux de travail.
2. Dans le gestionnaire d’automatisation qui apparaît, sélectionnez Paramètres (icône d’engrenage) dans l’angle supérieur droit.
3. Cliquez sur Toute adresse e-mail et intégration tierce, puis cliquez sur OK.